# Messaging System - User Documentation (/user/features/communication-and-notifications/messaging-system) # Messaging System - User Documentation [#messaging-system---user-documentation] Das **Messaging System** ermöglicht Administratoren und Expeditern, **Nachrichten** an einzelne oder mehrere Mitarbeiter zu senden - per E-Mail und optional als Push-Benachrichtigung. ## Übersicht [#übersicht] **Zweck**: Gezielte Kommunikation mit Mitarbeitern (einzeln oder in Gruppen). **Zugriff**: Nur für Rollen **Expediter**, **Admin** und **Developer**. **Wo zu finden**: Admin-Menü → **Kommunikation** → **Nachrichten** **Versandweg**: * **E-Mail**: Immer (an registrierte E-Mail-Adresse) * **Push-Benachrichtigung**: Optional (wenn aktiviert) *** ## Wann nutze ich das Messaging System? [#wann-nutze-ich-das-messaging-system] ### ✅ **Ideal für**: [#-ideal-für] * **Wichtige Ankündigungen**: "Neue Arbeitszeitregelung ab 01.05." * **Dringende Mitteilungen**: "Schichtänderung für Samstag, 15.04." * **Erinnerungen**: "Bitte Verfügbarkeiten für Mai eintragen" * **Gezielte Kommunikation**: Nachricht an bestimmte Mitarbeitergruppen oder Einzelpersonen * **Wiederkehrende Nachrichten**: Vorlagen für häufige Nachrichtentypen * **Dokumentierte Kommunikation**: Alle gesendeten Nachrichten bleiben gespeichert ### ❌ **NICHT geeignet für**: [#-nicht-geeignet-für] * **Allgemeine Informationen** → Nutzen Sie News-Management (für alle sichtbar, passiv) * **Zwei-Wege-Kommunikation** → Es gibt keine Antwortfunktion für Mitarbeiter * **Terminplanung** → Nutzen Sie den Admin Kalender für Shift-Planung **Abgrenzung zu News**: * **Nachrichten**: Aktiv verschickt, per E-Mail, an ausgewählte Empfänger * **News**: Passiv abrufbar, in der App, für alle Mitarbeiter *** ## Nachricht senden [#nachricht-senden] ### 1. Nachrichtenformular öffnen [#1-nachrichtenformular-öffnen] **Weg**: Admin-Menü → **Kommunikation** → **Nachrichten** → Button **"Nachricht senden"** (oben rechts) Das Nachrichtenformular öffnet sich. *** ### 2. Empfänger auswählen [#2-empfänger-auswählen] **Feld**: **"Empfänger"** (Autocomplete-Feld mit Mehrfachauswahl) #### Einzelne Mitarbeiter auswählen: [#einzelne-mitarbeiter-auswählen] 1. Klicken Sie ins Empfänger-Feld 2. Tippen Sie Namen (Vorname oder Nachname) 3. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste 4. Für weitere Empfänger: Feld bleibt geöffnet, weitere Namen eingeben **Anzeige**: Bis zu 3 Namen werden vollständig angezeigt, danach "+X weitere". #### Alle Mitarbeiter auswählen: [#alle-mitarbeiter-auswählen] **Button**: **"Alle Mitarbeiter auswählen"** (neben dem Empfänger-Feld) 1. Klick auf Button 2. Alle aktiven Mitarbeiter werden als Empfänger hinzugefügt 3. Bestätigung: "45 Mitarbeiter ausgewählt" (Beispiel) **Tipp**: Prüfen Sie nach "Alle auswählen", ob wirklich alle Empfänger gemeint sind (z.B. auch Praktikanten, Teilzeitkräfte). *** #### Empfänger entfernen: [#empfänger-entfernen] Klicken Sie auf das **X** neben dem Namen im Empfänger-Feld. *** ### 3. Betreff eingeben [#3-betreff-eingeben] **Feld**: **"Betreff"** (Pflichtfeld) **Zweck**: Wird als **Betreffzeile** in der E-Mail angezeigt. **Beispiele**: * "WICHTIG: Neue Arbeitszeitregelung ab 01.05." * "Schichtänderung für Samstag, 15.04." * "Reminder: Verfügbarkeiten für Mai eintragen" **Best Practice**: Kurz, aussagekräftig, und bei dringenden Dingen mit "WICHTIG:" oder "DRINGEND:" starten. *** ### 4. Nachricht verfassen [#4-nachricht-verfassen] **Feld**: **"Nachricht"** (Pflichtfeld, Rich Text Editor) #### Editor-Funktionen: [#editor-funktionen] Der Nachrichteneditor bietet **Rich-Text-Formatierung**: * **Fettdruck** (`Strg+B` / `Cmd+B`) * **Kursiv** (`Strg+I` / `Cmd+I`) * **Aufzählungslisten** (Bullet Points) * **Nummerierte Listen** * **Links einfügen** (URL markieren → Link-Button) * **Überschriften** (H1, H2, H3) **Beispiel**: ``` Liebe Kolleginnen und Kollegen, ab **01. Mai 2026** gelten neue Arbeitszeitregelungen: - **Schichtbeginn**: Pünktlich 10 Minuten vor Shiftstart erscheinen - **Pausen**: Mindestens 30 Minuten bei Shifts über 6 Stunden - **Überstunden**: Nur nach vorheriger Genehmigung durch Expediter Bei Fragen wendet euch bitte an euren Vorgesetzten. Viele Grüße, Das Management-Team ``` *** #### Platzhalter verwenden (optional): [#platzhalter-verwenden-optional] Der Editor unterstützt **Platzhalter**, die automatisch durch Empfänger-Daten ersetzt werden: **Verfügbare Platzhalter**: * `{{Vorname}}` → Vorname des Empfängers * `{{Nachname}}` → Nachname des Empfängers * `{{Position}}` → Position des Empfängers (z.B. "Kellner") * `{{Office}}` → Office des Empfängers (z.B. "Berlin") **Beispiel**: ``` Hallo {{Vorname}}, bitte bestätige bis Freitag deine Verfügbarkeit für den Mai. Dankschön, Das Team ``` **Ergebnis** (für Empfänger "Max Müller"): ``` Hallo Max, bitte bestätige bis Freitag deine Verfügbarkeit für den Mai. Dankschön, Das Team ``` **Tipp**: Platzhalter machen Nachrichten persönlicher, besonders bei Bulk-Nachrichten. *** #### Vorlagen nutzen (Templates): [#vorlagen-nutzen-templates] **Button/Accordion**: **"Textvorlagen"** (unter dem Editor) 1. Klicken Sie auf "Textvorlagen" → Accordion öffnet sich 2. Sie sehen eine Liste mit gespeicherten Vorlagen 3. Klicken Sie auf eine Vorlage: * **"Einfügen"**: Text wird an **Cursor-Position** eingefügt (bestehender Text bleibt) * **"Überschreiben"**: **Gesamter Inhalt** wird durch Vorlage **ersetzt** **Beispiel-Vorlagen**: * "Schichtänderung-Benachrichtigung" * "Erinnerung: Verfügbarkeiten eintragen" * "Willkommens-Nachricht (Neue Mitarbeiter)" **Tipp**: Vorlagen sparen Zeit bei wiederkehrenden Nachrichtentypen! *** #### Neue Vorlage erstellen: [#neue-vorlage-erstellen] 1. Öffnen Sie "Textvorlagen" Accordion 2. Klicken Sie **"Neue Vorlage erstellen"** (Button unten in der Vorlagenliste) 3. Dialog öffnet sich: * **Titel**: Name der Vorlage (z.B. "Schichtänderung-Benachrichtigung") * **Inhalt**: Text der Vorlage (kann Platzhalter enthalten) 4. **"Speichern"** **Ergebnis**: Vorlage erscheint in der Vorlagenliste und kann jederzeit wiederverwendet werden. *** ### 5. Anhänge hinzufügen (optional) [#5-anhänge-hinzufügen-optional] **Bereich**: **"Anhänge"** (unter dem Editor) **So fügen Sie Anhänge hinzu**: 1. **Drag & Drop**: Dateien in den Upload-Bereich ziehen 2. **Oder**: Klick auf **"Durchsuchen"** → Datei vom Computer auswählen **Unterstützte Formate**: * **Bilder**: PNG, JPG, GIF, WebP * **Dokumente**: PDF **Dateigröße**: Max. **3 MB pro Datei** **Mehrere Dateien**: Ja, Sie können mehrere Anhänge hinzufügen. **Beispiele**: * Anmeldeformular für Event * Bild vom letzten Team-Event * PDF mit neuen Richtlinien *** ### 6. Push-Benachrichtigung aktivieren (optional) [#6-push-benachrichtigung-aktivieren-optional] **Checkbox**: **"Als Push-Benachrichtigung senden"** (unter Anhängen) **Was macht das?**: * Empfänger erhalten zusätzlich zur E-Mail eine **Push-Benachrichtigung** auf ihrem Gerät (Smartphone, Tablet) * Nachricht: Erscheint sofort als **Popup/Notification** * Ideal für **dringende Mitteilungen** **Voraussetzung**: * Mitarbeiter müssen die **Shifty-App** installiert haben * Mitarbeiter müssen **Benachrichtigungen erlaubt** haben **Standard**: Checkbox ist **aktiviert** (empfohlen für wichtige Nachrichten). **Tipp**: Für dringende Dinge (Schichtänderungen, kurzfristige Infos) → Push-Benachrichtigung AN. Für allgemeine Infos → Push-Benachrichtigung AUS (E-Mail reicht). *** ### 7. Nachricht senden [#7-nachricht-senden] **Button**: **"Nachricht senden"** (unten rechts) **Was passiert**: 1. Nachricht wird an alle Empfänger **versendet** * E-Mail an registrierte E-Mail-Adresse * Optional: Push-Benachrichtigung 2. Bestätigung: **"Nachricht wurde gesendet"** (grüne Nachricht) 3. Sie werden zur **Nachrichten-Liste** weitergeleitet 4. Versandstatus wird getrackt (siehe Nachrichten-Übersicht) **Achtung**: Einmal gesendet kann die Nachricht **nicht mehr zurückgerufen** werden! **Tipp**: Bei wichtigen Nachrichten → Doppelcheck: * Empfänger korrekt? * Betreff klar? * Inhalt vollständig? * Anhänge dabei? *** ## Nachrichten-Übersicht [#nachrichten-übersicht] ### Gesendete Nachrichten anzeigen [#gesendete-nachrichten-anzeigen] **Weg**: Admin-Menü → **Kommunikation** → **Nachrichten** Sie sehen eine **Tabelle** mit allen gesendeten Nachrichten. *** ### Tabellen-Spalten: [#tabellen-spalten] | Spalte | Beschreibung | | ------------- | ------------------------------------------- | | **Erstellt** | Zeitpunkt des Versands | | **Betreff** | Betreffzeile | | **Von** | Absender (Admin/Expediter Name) | | **Empfänger** | Anzahl Empfänger (z.B. "15 Empfänger") | | **Status** | Versandstatus (Gesendet, Teilweise, Fehler) | *** ### Status-Indikatoren: [#status-indikatoren] | Status | Symbol/Farbe | Bedeutung | | ------------- | ------------ | ---------------------------------------------- | | **Gesendet** | ✅ Grün | Alle E-Mails erfolgreich versendet | | **Teilweise** | ⚠️ Gelb | Einige E-Mails konnten nicht zugestellt werden | | **Fehler** | ❌ Rot | Versand fehlgeschlagen (z.B. Server-Fehler) | **Bei "Teilweise" oder "Fehler"**: Klicken Sie auf die Nachricht → Details zeigen, welche Empfänger nicht erreicht wurden. *** ### Filter-Tabs: [#filter-tabs] **Oben in der Tabelle**: Tabs zum Filtern * **Alle**: Zeigt alle Nachrichten (gesendete + System-Nachrichten) * **Kontakt**: Nur von Admins/Expeditern **gesendete** Nachrichten * **System**: Nur **automatisch generierte** System-Nachrichten (z.B. "Shift zugewiesen", "Schedule finalisiert") **Standard**: Tab "Alle" ist aktiv. **Tipp**: Nutzen Sie "Kontakt", um nur Ihre eigenen gesendeten Nachrichten zu sehen. *** ### Nachricht anzeigen: [#nachricht-anzeigen] **Klick** auf eine Nachrichtenzeile → Detail-View öffnet sich: **Angezeigt:** * Betreff * Vollständiger Nachrichtentext (formatiert) * Liste der Empfänger (Namen) * Anhänge (Download-Links) * Versandstatus pro Empfänger (E-Mail: ✅ / ❌, Push: ✅ / ❌) * Zeitpunkt des Versands *** ## Vorlagen verwalten [#vorlagen-verwalten] ### Vorlagen-Übersicht [#vorlagen-übersicht] **Weg**: Im Nachrichtenformular → **"Textvorlagen"** Accordion öffnen Sie sehen die **Liste aller Vorlagen**. *** ### Vorlage bearbeiten: [#vorlage-bearbeiten] 1. Öffnen Sie "Textvorlagen" Accordion 2. Klicken Sie auf **Kontext-Menü** (⋮) neben der Vorlage 3. Wählen Sie **"Bearbeiten"** 4. Dialog öffnet sich mit vorhandenem Titel und Inhalt 5. Ändern Sie Titel oder Inhalt 6. **"Speichern"** *** ### Vorlage löschen: [#vorlage-löschen] 1. Öffnen Sie "Textvorlagen" Accordion 2. Klicken Sie auf **Kontext-Menü** (⋮) neben der Vorlage 3. Wählen Sie **"Löschen"** 4. Bestätigen Sie im Sicherheitsdialog: **"Möchten Sie diese Vorlage wirklich löschen?"** **Warnung**: Gelöschte Vorlagen können **nicht wiederhergestellt** werden! *** ## Tipps & Best Practices [#tipps--best-practices] ### 1. **Klare Betreffzeilen** [#1-klare-betreffzeilen] **Gut**: * "WICHTIG: Neue Arbeitszeitregelung ab 01.05." * "Schichtänderung für Samstag, 15.04. - Bitte bestätigen" **Schlecht**: * "Info" (zu vage) * "Nachricht" (nicht aussagekräftig) **Tipp**: Dringende Sachen mit "WICHTIG:" oder "DRINGEND:" kennzeichnen. *** ### 2. **Empfänger gezielt auswählen** [#2-empfänger-gezielt-auswählen] **Vermeiden**: "Alle auswählen" für nicht-relevante Nachrichten. **Besser**: Nur die Mitarbeiter anschreiben, die die Information betrifft (z.B. nur Kellner bei Dresscode-Änderung für Kellner). **Grund**: Zu viele irrelevante Nachrichten → Mitarbeiter ignorieren wichtige E-Mails. *** ### 3. **Push-Benachrichtigungen sparsam nutzen** [#3-push-benachrichtigungen-sparsam-nutzen] **Nur für dringende Dinge**: * ✅ Kurzfristige Schichtänderung (heute/morgen) * ✅ Notfallmitteilungen * ✅ Zeitkritische Erinnerungen (z.B. "Event startet in 2 Stunden") **Nicht für**: * ❌ Allgemeine Infos (z.B. "Neuer Dresscode ab nächstem Monat") * ❌ Erinnerungen mit langer Vorlaufzeit (z.B. "Event in 3 Wochen") **Grund**: Zu viele Push-Benachrichtigungen → Mitarbeiter deaktivieren sie. *** ### 4. **Vorlagen für wiederkehrende Nachrichten** [#4-vorlagen-für-wiederkehrende-nachrichten] **Erstellen Sie Vorlagen für**: * Schichtänderungs-Benachrichtigungen * Erinnerungen (Verfügbarkeiten eintragen) * Willkommens-Nachrichten für neue Mitarbeiter * Standard-Ankündigungen **Vorteile**: * ✅ Zeit sparen (keine Wiederholung) * ✅ Konsistenz (gleiche Formulierung) * ✅ Weniger Tippfehler *** ### 5. **Platzhalter für Personalisierung** [#5-platzhalter-für-personalisierung] Bei Bulk-Nachrichten: ``` Hallo {{Vorname}}, bitte bestätige deine Verfügbarkeit bis Freitag. Viele Grüße, Das Team ``` **Wirkt persönlicher** als: ``` Hallo, bitte bestätigt eure Verfügbarkeiten bis Freitag. ``` *** ### 6. **Anhänge richtig benennen** [#6-anhänge-richtig-benennen] **Gut**: * `anmeldung-betriebsausflug-2026.pdf` * `neuer-dresscode-kellner.pdf` **Schlecht**: * `dokument1.pdf` * `unnamed.pdf` **Grund**: Mitarbeiter wissen direkt, was sie herunterladen. *** ### 7. **Versandstatus prüfen** [#7-versandstatus-prüfen] Nach dem Versand: * Gehen Sie zur **Nachrichten-Übersicht** * Prüfen Sie den **Status** (Gesendet, Teilweise, Fehler) * Bei "Teilweise" oder "Fehler": Öffnen Sie Details → Identifizieren Sie, welche Empfänger nicht erreicht wurden * **Wichtig**: Bei kritischen Nachrichten → alternativ kontaktieren (z.B. Telefon) *** ## Häufige Fragen (FAQ) [#häufige-fragen-faq] ### Können Mitarbeiter auf Nachrichten antworten? [#können-mitarbeiter-auf-nachrichten-antworten] **Nein**, das Messaging-System ist **einseitig** (Admin → Mitarbeiter). **Wenn Rückmeldung nötig**: * Bitten Sie Mitarbeiter, per E-Mail zu antworten (an Ihre normale E-Mail-Adresse) * Oder: "Bitte bis Freitag bei mir melden" (Telefon/persönlich) *** ### Sehen Mitarbeiter alle Nachrichten in der App? [#sehen-mitarbeiter-alle-nachrichten-in-der-app] **Nein**. Mitarbeiter erhalten Nachrichten **nur per E-Mail** (und optional Push-Benachrichtigung). Es gibt **keine Nachrichten-Inbox** in der Mitarbeiter-Ansicht der App. *** ### Kann ich eine gesendete Nachricht zurückrufen? [#kann-ich-eine-gesendete-nachricht-zurückrufen] **Nein**. Einmal gesendet, kann eine Nachricht **nicht** zurückgerufen werden. **Workaround bei Fehler**: * Senden Sie eine **neue Nachricht** mit Korrektur an die gleichen Empfänger * Betreff: "KORREKTUR: \[Ursprünglicher Betreff]" *** ### Warum erhalten einige Mitarbeiter keine E-Mails? [#warum-erhalten-einige-mitarbeiter-keine-e-mails] **Mögliche Gründe**: 1. **Keine E-Mail-Adresse hinterlegt**: Prüfen Sie im Mitarbeiter-Profil, ob eine gültige E-Mail eingetragen ist 2. **E-Mail im Spam**: Bitten Sie Mitarbeiter, Spam-Ordner zu prüfen 3. **E-Mail-Adresse falsch**: Tippfehler beim Anlegen des Mitarbeiters 4. **Server-Fehler**: Versandstatus in Nachrichten-Übersicht prüfen **Lösung**: * Prüfen Sie Versandstatus in der Nachrichten-Übersicht (Detail-View zeigt Status pro Empfänger) * Bei fehlenden/falschen E-Mails: Mitarbeiter-Profil korrigieren und Nachricht erneut senden *** ### Wie viele Anhänge kann ich hinzufügen? [#wie-viele-anhänge-kann-ich-hinzufügen] **Anzahl**: Unlimitiert (praktisch 5-10 Dateien empfohlen) **Dateigröße**: Max. **3 MB pro Datei** **Tipp**: Bei großen Dateien (> 3 MB): * Komprimieren Sie die Datei (z.B. PDF komprimieren, Bild verkleinern) * Oder: Laden Sie die Datei auf einen Cloud-Speicher hoch und teilen Sie den Link in der Nachricht *** ### Erhalten Mitarbeiter eine Bestätigung, wenn sie eine Nachricht gelesen haben? [#erhalten-mitarbeiter-eine-bestätigung-wenn-sie-eine-nachricht-gelesen-haben] **Nein**. Es gibt **keine Lesebestätigung**. Sie sehen nur: * ✅ E-Mail wurde erfolgreich **versendet** (vom Server) * ✅ Push-Benachrichtigung wurde erfolgreich **zugestellt** (vom Push-Service) **NICHT sichtbar**: Ob der Mitarbeiter die E-Mail geöffnet oder gelesen hat. *** ### Kann ich Nachrichten für die Zukunft planen (zeitgesteuerter Versand)? [#kann-ich-nachrichten-für-die-zukunft-planen-zeitgesteuerter-versand] **Nein**, zeitgesteuerter Versand wird derzeit nicht unterstützt. Nachrichten werden **sofort** nach Klick auf "Nachricht senden" versendet. **Workaround**: Notieren Sie sich, wann Sie die Nachricht senden möchten, und senden Sie sie manuell zur gewünschten Zeit. *** ## Verwandte Funktionen [#verwandte-funktionen] * **[News-Management](../communication-and-notifications/news-management.md)** - Allgemeine Informationen für alle Mitarbeiter (passiv) * **[Notifications](../communication-and-notifications/notifications.md)** - Automatische System-Benachrichtigungen *** ## Zusammenfassung [#zusammenfassung] **Messaging System** = Gezielte Kommunikation von Admin zu Mitarbeitern: * ✅ E-Mail-Versand an einzelne oder mehrere Empfänger * ✅ Optional: Push-Benachrichtigungen für dringende Dinge * ✅ Rich-Text-Editor mit Platzhaltern für Personalisierung * ✅ Vorlagen für wiederkehrende Nachrichtentypen * ✅ Anhänge (PDFs, Bilder) bis 3 MB pro Datei * ✅ Versandstatus-Tracking **Best Practice**: Klare Betreffzeilen, gezielte Empfängerauswahl, Push sparsam nutzen, Vorlagen erstellen, Versandstatus prüfen.