# News-Management - User Documentation (/user/features/communication-and-notifications/news-management) # News-Management - User Documentation [#news-management---user-documentation] **News-Management** ermöglicht Admins, wichtige Informationen, Ankündigungen und Updates zu erstellen, die für alle Mitarbeiter im System sichtbar sind. ## Übersicht [#übersicht] **Zweck**: Interne Kommunikation von Informationen an alle Mitarbeiter. **Zugriff**: * **Admins/Developers**: Erstellen, bearbeiten, löschen von News * **Alle Mitarbeiter**: Ansehen von veröffentlichten News **Wo zu finden**: * **Admin-Ansicht**: Admin-Menü → **Verwaltung** → **News/Info** * **Mitarbeiter-Ansicht**: Hauptmenü → **Infos** (oder im Dashboard-Widget) *** ## Wann nutze ich News? [#wann-nutze-ich-news] ### ✅ **Ideal für**: [#-ideal-für] * **Wichtige Ankündigungen**: "Neuer Dresscode ab März", "Betriebsausflug am 15. Juni" * **Systemänderungen**: "Neue Funktion verfügbar: Kalender-Export" * **Termine und Events**: "Team-Meeting am Freitag um 14 Uhr" * **Erinnerungen**: "Bitte Verfügbarkeiten für Mai eintragen" * **Wichtige Dokumente teilen**: PDFs, Bilder, etc. als Anhang ### ❌ **NICHT geeignet für**: [#-nicht-geeignet-für] * **Einzelne Mitarbeiter direkt anschreiben** → Nutzen Sie das Messaging-System * **Automatische Push-Benachrichtigungen** → News sind passiv, Mitarbeiter müssen sie aktiv aufrufen * **Beschränkung auf bestimmte Gruppen** → Alle aktiven News sind für alle Mitarbeiter sichtbar *** ## News erstellen (Admin) [#news-erstellen-admin] ### 1. Zur News-Verwaltung navigieren [#1-zur-news-verwaltung-navigieren] **Weg**: Admin-Menü → **Verwaltung** → **News/Info** Sie sehen eine Tabelle mit allen vorhandenen News (aktiv und inaktiv). **Tabellen-Spalten**: * **Titel**: News-Überschrift * **Kategorie**: Optionale Kategorisierung (z.B. "Wichtig", "Events") * **Erstellt am**: Erstellungsdatum * **Status**: Aktiv (veröffentlicht) oder Inaktiv (Entwurf) * **Aktionen**: Bearbeiten, Löschen *** ### 2. Neue News erstellen [#2-neue-news-erstellen] **Button**: **"Neue News erstellen"** (oben rechts in der Tabelle) Ein Dialog öffnet sich mit dem Erstellungsformular. *** ### 3. News-Formular ausfüllen [#3-news-formular-ausfüllen] #### Feld 1: **Titel** (Pflichtfeld) [#feld-1-titel-pflichtfeld] **Zweck**: Kurzer, aussagekräftiger Titel, der in der Liste angezeigt wird. **Beispiele**: * "Betriebsausflug 2026 - Anmeldung" * "Neuer Dresscode ab März" * "Team-Meeting am Freitag" **Validierung**: Muss ausgefüllt sein (mindestens 1 Zeichen). *** #### Feld 2: **Kategorie** (optional) [#feld-2-kategorie-optional] **Zweck**: Freie Kategorisierung zur Strukturierung von News. **Wie es funktioniert**: * Tippen Sie eine **neue Kategorie** ein (z.B. "Wichtig", "Events", "Allgemein") * Oder wählen Sie eine **bestehende Kategorie** aus dem Dropdown * Bereits verwendete Kategorien werden automatisch vorgeschlagen **Beispiele**: * "Wichtig" → für dringende Ankündigungen * "Events" → für Veranstaltungen * "System" → für technische Updates **Tipp**: Konsistente Kategorien helfen Mitarbeitern, News schneller zu finden. *** #### Feld 3: **Beschreibung** (optional) [#feld-3-beschreibung-optional] **Zweck**: Ausführlicher Text mit **Rich-Text-Formatierung**. **Editor-Funktionen**: * **Fettdruck** (`Strg+B` / `Cmd+B`) * **Kursiv** (`Strg+I` / `Cmd+I`) * **Aufzählungslisten** (Bullet Points) * **Nummerierte Listen** * **Links einfügen** (URL markieren → Link-Button) * **Überschriften** (H1, H2, H3) * **Zitate** (Blockquote) **Beispiel**: ``` Liebe Kolleginnen und Kollegen, am **Freitag, 15. Juni** findet unser **Betriebsausflug** statt: - **Treffpunkt**: 10:00 Uhr am Büro - **Ziel**: Wanderung im Elbtal - **Ende**: ca. 18:00 Uhr Bitte meldet euch bis zum **10. Juni** an! ``` **Tipp**: Verwenden Sie Fettdruck für wichtige Informationen und Listen für bessere Lesbarkeit. *** #### Feld 4: **Dateien** (optional) [#feld-4-dateien-optional] **Zweck**: Anhänge hochladen (PDFs, Bilder, Dokumente). **So fügen Sie Dateien hinzu**: 1. Klick auf **"Datei hinzufügen"** oder Drag & Drop in den Upload-Bereich 2. Wählen Sie Datei(en) von Ihrem Computer 3. **Mehrere Dateien** möglich 4. Dateien werden hochgeladen und erscheinen als Liste unter dem Editor **Unterstützte Formate**: * **Dokumente**: PDF, Word (.docx), Excel (.xlsx) * **Bilder**: PNG, JPG, GIF, WebP * **Andere**: ZIP, TXT **Dateigröße**: Max. 10 MB pro Datei **Beispiele**: * Anmeldeformular für Betriebsausflug anhängen * Bild vom letzten Event * PDF mit neuen Richtlinien *** #### Feld 5: **Status** (Pflichtfeld) [#feld-5-status-pflichtfeld] **Zweck**: Bestimmt, ob die News für Mitarbeiter sichtbar ist. **Toggle-Schalter**: **Aktiv** / **Inaktiv** **Optionen**: | Status | Bedeutung | Sichtbarkeit | | ----------- | ----------------------------------------------- | ------------------------- | | **Aktiv** | News ist veröffentlicht | Alle Mitarbeiter sehen es | | **Inaktiv** | News ist gespeichert, aber nicht veröffentlicht | Nur Admins sehen es | **Wann "Inaktiv" nutzen?**: * **Entwurf**: Sie möchten die News später noch bearbeiten * **Vorbereitung**: News für zukünftiges Event vorbereiten * **Archivierung**: Alte News deaktivieren (statt löschen) *** ### 4. News speichern [#4-news-speichern] **Button**: **"Speichern"** (unten im Dialog) **Was passiert**: * News wird in der Datenbank gespeichert * Bei **Aktiv = An**: News erscheint sofort in der Mitarbeiter-Ansicht * Bei **Aktiv = Aus**: News bleibt als Entwurf (nur für Admins sichtbar) **Erfolgsbestätigung**: Grüne Nachricht "News erfolgreich erstellt" *** ## News bearbeiten [#news-bearbeiten] ### So bearbeiten Sie eine News: [#so-bearbeiten-sie-eine-news] 1. Gehen Sie zur **News-Verwaltung** (Admin-Menü → Verwaltung → News/Info) 2. Finden Sie die News in der Tabelle 3. Klicken Sie auf das **Kontext-Menü** (⋮) am rechten Ende der Zeile 4. Wählen Sie **"Bearbeiten"** 5. Der Dialog öffnet sich mit den vorhandenen Daten 6. Ändern Sie die gewünschten Felder 7. Klicken Sie **"Speichern"** **Tipp**: Sie können den Status jederzeit ändern (Aktiv ↔ Inaktiv), um News zu veröffentlichen oder zu verstecken. *** ## News löschen [#news-löschen] ### So löschen Sie eine News: [#so-löschen-sie-eine-news] 1. Gehen Sie zur **News-Verwaltung** 2. Finden Sie die News in der Tabelle 3. Klicken Sie auf das **Kontext-Menü** (⋮) 4. Wählen Sie **"Löschen"** 5. Bestätigen Sie im Sicherheitsdialog: **"Möchten Sie diese News wirklich löschen?"** **⚠️ Warnung**: Gelöschte News sind **permanent entfernt** und können nicht wiederhergestellt werden! **Alternative**: Statt zu löschen, setzen Sie den Status auf **Inaktiv** → News bleibt im System, ist aber nicht mehr für Mitarbeiter sichtbar. *** ## News filtern und durchsuchen [#news-filtern-und-durchsuchen] ### Filter-Optionen in der Admin-Ansicht: [#filter-optionen-in-der-admin-ansicht] #### 1. **Status-Filter** (Tabs oben) [#1-status-filter-tabs-oben] * **Alle**: Zeigt alle News (aktiv + inaktiv) * **Aktiv**: Nur veröffentlichte News * **Inaktiv**: Nur Entwürfe **Tipp**: Nutzen Sie "Inaktiv", um Ihre Entwürfe zu überprüfen. *** #### 2. **Textsuche** [#2-textsuche] **Suchfeld** oben rechts in der Tabelle. **Durchsucht**: * Titel * Kategorie * Beschreibung (Text-Content) **Beispiel**: Suche nach "Betriebsausflug" findet alle News mit diesem Begriff. *** #### 3. **Sortierung** [#3-sortierung] Klicken Sie auf die **Spaltenüberschriften**, um zu sortieren: * **Titel** (A-Z oder Z-A) * **Erstellt am** (neueste zuerst oder älteste zuerst) * **Kategorie** (alphabetisch) **Standard**: Sortiert nach "Erstellt am" (neueste zuerst). *** ## Mitarbeiter-Ansicht [#mitarbeiter-ansicht] ### Wo sehen Mitarbeiter die News? [#wo-sehen-mitarbeiter-die-news] **Weg 1 - Hauptmenü**: Hauptmenü → **Infos** **Weg 2 - Dashboard-Widget** (optional): Wenn das Team "News Widget" aktiviert hat → Dashboard zeigt neueste News. *** ### Was sehen Mitarbeiter? [#was-sehen-mitarbeiter] **News-Liste**: * **Titel** (als Überschrift) * **Kategorie** (als Badge) * **Beschreibung** (formatierter Text) * **Dateien** (als Download-Links) * **Erstellt am** (Datum) **Reihenfolge**: Neueste News zuerst. *** ### Unterschiede zur Admin-Ansicht: [#unterschiede-zur-admin-ansicht] | Feature | Admin-Ansicht | Mitarbeiter-Ansicht | | ----------------------------- | ------------- | ------------------- | | **News erstellen/bearbeiten** | ✅ Ja | ❌ Nein | | **Inaktive News sehen** | ✅ Ja | ❌ Nein | | **Aktive News sehen** | ✅ Ja | ✅ Ja | | **Dateien herunterladen** | ✅ Ja | ✅ Ja | | **Suche** | ✅ Ja | ✅ Ja | *** ## Tipps & Best Practices [#tipps--best-practices] ### 1. **Klare Titel verwenden** [#1-klare-titel-verwenden] **Gut**: * "Betriebsausflug am 15. Juni - Anmeldung erforderlich" * "Neuer Dresscode ab März 2026" **Schlecht**: * "Wichtig!" (zu vage) * "Info" (nicht aussagekräftig) *** ### 2. **Fettdruck für wichtige Infos** [#2-fettdruck-für-wichtige-infos] Heben Sie **Termine**, **Deadlines** und **Aktionen** hervor: ``` **Wichtig**: Anmeldung bis zum **10. Juni**! ``` *** ### 3. **Listen für Übersichtlichkeit** [#3-listen-für-übersichtlichkeit] Verwenden Sie Aufzählungen für: * ✅ Mehrere Informationen * ✅ Schritt-für-Schritt-Anleitungen * ✅ Voraussetzungen/Anforderungen *** ### 4. **Kategorien konsistent nutzen** [#4-kategorien-konsistent-nutzen] Verwenden Sie **gleiche Kategorien** für ähnliche News: * Alle Event-News → Kategorie "Events" * Alle wichtigen Ankündigungen → Kategorie "Wichtig" * Alle System-Updates → Kategorie "System" **Vorteil**: Mitarbeiter können nach Kategorie filtern. *** ### 5. **Entwürfe statt Löschen** [#5-entwürfe-statt-löschen] Wenn eine News nicht mehr aktuell ist: * **Besser**: Status auf "Inaktiv" setzen * **Schlechter**: Löschen **Grund**: Sie können die News später wiederverwenden oder als Vorlage nutzen. *** ### 6. **Dateien sinnvoll benennen** [#6-dateien-sinnvoll-benennen] **Gut**: * `anmeldung-betriebsausflug-2026.pdf` * `dresscode-richtlinien-maerz-2026.pdf` **Schlecht**: * `dokument1.pdf` * `unnamed.pdf` **Grund**: Mitarbeiter wissen direkt, was sie herunterladen. *** ### 7. **Kurz und prägnant** [#7-kurz-und-prägnant] Mitarbeiter überfliegen News oft nur: * ✅ Wichtigste Infos zuerst (in den ersten 2-3 Zeilen) * ✅ Fettdruck für Termine und Deadlines * ✅ Details in Listen oder am Ende *** ## Häufige Fragen (FAQ) [#häufige-fragen-faq] ### Warum sehe ich eine News in der Admin-Ansicht, aber nicht in der Mitarbeiter-Ansicht? [#warum-sehe-ich-eine-news-in-der-admin-ansicht-aber-nicht-in-der-mitarbeiter-ansicht] **Grund**: Der Status ist auf **Inaktiv** gesetzt. **Lösung**: Bearbeiten Sie die News und setzen Sie den Status auf **Aktiv**. *** ### Kann ich News nur für bestimmte Mitarbeiter sichtbar machen? [#kann-ich-news-nur-für-bestimmte-mitarbeiter-sichtbar-machen] **Nein**, das News-System zeigt alle aktiven News für **alle Mitarbeiter** des Teams. **Alternativen**: * Für **einzelne Mitarbeiter**: Nutzen Sie das **Messaging-System** * Für **bestimmte Gruppen**: Erwähnen Sie die Zielgruppe im Titel (z.B. "Nur für Kellner: Neuer Dresscode") *** ### Kann ich News planen (zeitgesteuerte Veröffentlichung)? [#kann-ich-news-planen-zeitgesteuerte-veröffentlichung] **Nein**, automatische zeitgesteuerte Veröffentlichung gibt es derzeit nicht. **Workaround**: 1. Erstellen Sie die News mit Status **Inaktiv** (Entwurf) 2. Zum gewünschten Zeitpunkt: Bearbeiten → Status auf **Aktiv** setzen *** ### Was passiert, wenn ich eine News mit Dateien lösche? [#was-passiert-wenn-ich-eine-news-mit-dateien-lösche] Die hochgeladenen **Dateien werden ebenfalls gelöscht** (nicht wiederherstellbar). **Tipp**: Wenn Sie die Dateien behalten möchten, setzen Sie die News auf **Inaktiv** statt sie zu löschen. *** ### Wie viele Dateien kann ich anhängen? [#wie-viele-dateien-kann-ich-anhängen] Es gibt **keine Begrenzung** für die Anzahl der Dateien. **Limits**: * **Dateigröße**: Max. 10 MB pro Datei * **Gesamtgröße**: Praktisch unbegrenzt (Server-Speicher) *** ### Kann ich News-Benachrichtigungen aktivieren? [#kann-ich-news-benachrichtigungen-aktivieren] **Nein**, News sind **passiv**. Mitarbeiter müssen aktiv die Infos-Seite aufrufen. **Alternativen für Benachrichtigungen**: * **Messaging-System**: Direkte Nachrichten an Mitarbeiter (mit Push-Benachrichtigung) * **E-Mail-Benachrichtigungen**: Separat über das E-Mail-System *** ### Sehen Mitarbeiter, wer eine News erstellt hat? [#sehen-mitarbeiter-wer-eine-news-erstellt-hat] Derzeit **nein**. Die Mitarbeiter-Ansicht zeigt: * Titel * Kategorie * Beschreibung * Dateien * **NICHT**: Ersteller oder Bearbeitungsdatum **Admin-Ansicht** zeigt den Ersteller in der Tabelle. *** ### Kann ich die Reihenfolge der News manuell ändern? [#kann-ich-die-reihenfolge-der-news-manuell-ändern] **Nein**, News werden immer nach **Erstellungsdatum** sortiert (neueste zuerst). **Workaround für "wichtige News oben"**: * Verwenden Sie **Fettdruck und Großbuchstaben** im Titel: "**WICHTIG: ...**" * Oder erstellen Sie die News neu (neuestes Datum = oben in der Liste) *** ## Verwandte Funktionen [#verwandte-funktionen] * **[Messaging-System](../communication-and-notifications/messaging-system.md)** - Direkte Nachrichten an Mitarbeiter * **[Dashboard](../calendar-and-planning/dashboard-overview.md)** - News-Widget im Dashboard (optional) *** ## Zusammenfassung [#zusammenfassung] **News-Management** = Interne Kommunikation für alle Mitarbeiter: * ✅ Admins erstellen News mit Rich-Text-Editor * ✅ Kategorien für Strukturierung (optional) * ✅ Dateien als Anhänge (PDFs, Bilder, etc.) * ✅ Status: Aktiv (veröffentlicht) oder Inaktiv (Entwurf) * ✅ Mitarbeiter sehen alle aktiven News in der Infos-Seite **Best Practice**: Klare Titel, Fettdruck für Wichtiges, Listen für Übersicht, Entwürfe statt Löschen.