# Event Management (Veranstaltungsverwaltung) (/user/features/event-management) # Event Management (Veranstaltungsverwaltung) [#event-management-veranstaltungsverwaltung] ## Übersicht [#übersicht] Die Veranstaltungsverwaltung ermöglicht Administratoren und Disponenten die zentrale Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von Events. Events sind Container für Schichten (Shifts) und definieren, wann und wo Arbeit stattfindet. **Wer hat Zugriff?** * **Disponenten** (Expediter): Vollzugriff - erstellen, bearbeiten, löschen * **Administratoren**: Vollzugriff inklusive erweiterte Einstellungen * **Supervisoren**: Nur Lesezugriff auf zugewiesene Events * **Mitarbeiter**: Kein direkter Zugriff auf Event-Verwaltung ## Zugriff auf die Veranstaltungsverwaltung [#zugriff-auf-die-veranstaltungsverwaltung] **Navigation:** 1. Nach Login als Administrator/Disponent 2. Hauptmenü → **"Events"** (oder **"Veranstaltungen"**) 3. Sie sehen die Event-Übersicht **URL:** `/admin/events` ## Event-Übersicht (Liste) [#event-übersicht-liste] Die Event-Übersicht zeigt alle Events in einer Tabelle mit folgenden Spalten: | Spalte | Beschreibung | | ---------------------- | ---------------------------------------------------------- | | **Datum** | Startdatum und -zeit des Events | | **Veranstaltungsname** | Name/Titel des Events | | **Kunde** | Zugeordneter Kunde (falls vorhanden) | | **Standort** | Haupt-Standort des Events | | **Personal** | Anzahl benötigter Mitarbeiter | | **Status** | Aktueller Status (Entwurf, Aktiv, Abgesagt, Abgeschlossen) | | **Veröffentlicht am** | Zeitpunkt der Veröffentlichung | | **Verwalten** | Aktions-Buttons (Bearbeiten, Duplizieren, Löschen) | ### Filterfunktionen [#filterfunktionen] **Oberhalb der Tabelle:** * **Suchfeld**: Suche nach Event-Name, Kunde oder Standort * **Status-Tabs**: Filtere nach Status * Alle * Aktiv (grün) * Entwurf (gelb/orange) * Abgesagt (rot) * Abgeschlossen (blau) * **Datumsfilter**: Filtere nach Start-/Enddatum * **Positions-Filter**: Filtere nach benötigten Positionen * **Stadt-Filter**: Filtere nach Standort-Stadt * **Event-Typ-Filter**: Event oder Service **Sortierung**: Klicken Sie auf Spaltenüberschriften zum Sortieren ### Ansichtswechsel [#ansichtswechsel] Oberhalb der Tabelle können Sie zwischen Liste und Kalenderansicht wechseln (Toggle-Buttons). ## Event erstellen [#event-erstellen] **Weg 1: Über Button** 1. Klicken Sie auf **"+ Neues Event erstellen"** (oben rechts in Event-Übersicht) 2. Event-Formular öffnet sich **Weg 2: Über Admin-Kalender** 1. Im Admin-Kalender auf einen Termin klicken 2. "Event erstellen" wählen 3. Startdatum wird vorausgefüllt ### Event-Formular - Grundinformationen [#event-formular---grundinformationen] **Event-Typ** (oben rechts): * **Event**: Klassisches Event (Konzert, Festival, etc.) * **Service**: Service für Kunde (automatische Standortzuordnung) **Pflichtfelder** (mit \* markiert): | Feld | Beschreibung | Beispiel | | ---------------- | ------------------ | ----------------------------------------------- | | **Event-Name\*** | Titel des Events | "Sommerfest 2026" | | **Startdatum\*** | Beginn mit Uhrzeit | 01.06.2026 18:00 | | **Enddatum\*** | Ende mit Uhrzeit | 01.06.2026 23:00 | | **Kunde** | Zugeordneter Kunde | Mehrfachauswahl möglich (außer bei Service-Typ) | | **Standort** | Haupt-Standort | Dropdown mit Standorten | **Kunde ausblenden**: * Checkbox neben Kunde-Feld * Bei Aktivierung: Mitarbeiter sehen Kundennamen nicht **Supervisoren** (oben rechts): * Dropdown zur Auswahl von Supervisoren * Mehrfachauswahl möglich * Supervisoren erhalten erweiterten Zugriff auf dieses Event ### Event-Eigenschaften [#event-eigenschaften] **Weitere Felder im Formular:** | Feld | Beschreibung | | ---------------------- | ------------------------------------------------ | | **Beschreibung** | Freitext-Beschreibung des Events | | **Anzahl Mitarbeiter** | Gesamtzahl benötigter Mitarbeiter | | **Kontaktperson** | Name der Ansprechperson | | **Kontakt** | Email/Telefon der Kontaktperson | | **Event-Bilder** | Upload von Event-Bildern (Drag & Drop) | | **Bild-Position** | Position für responsives Cropping (9 Positionen) | ### Deadline-Felder [#deadline-felder] | Feld | Zweck | | --------------------- | ------------------------------------------------- | | **Bewerbungsfrist** | Bis wann können sich Mitarbeiter bewerben? | | **Annahmefrist** | Bis wann müssen Mitarbeiter Zuteilungen annehmen? | | **Stornierungsfrist** | Bis wann können Mitarbeiter absagen? | **Hinweis:** Alle Deadlines sind optional, aber helfen bei der Planung. ### Service-spezifische Eigenschaften [#service-spezifische-eigenschaften] Bei **Event-Typ "Service"** erscheinen zusätzliche Felder: * **Kleidungsstandards**: Dropdown mit Dresscode-Vorgaben des Kunden * **Max. Pause überschreiben**: Teamweite Pausen-Regel überschreiben * **Zeiterfassungs-Unterzeichnung**: Wer muss Zeiterfassung unterschreiben? * Beide (Supervisor + Mitarbeiter) * Nur Supervisor * Nur Mitarbeiter **Automatische Standortzuordnung bei Service:** Wenn Sie einen Kunden wählen, wird automatisch dessen Haupt-Standort zugewiesen. ## Schichten (Shifts) zuweisen [#schichten-shifts-zuweisen] **Nach Eingabe der Event-Grunddaten:** 1. Scrollen Sie zu **"Schichten"**-Bereich (unteres Formular) 2. Klicken Sie **"+ Neue Schicht hinzufügen"** 3. Schicht-Dialog öffnet sich mit Feldern: * **Schichtname** * **Position** (Dropdown) * **Startzeit** / **Endzeit** * **Anzahl benötigter Mitarbeiter** * **Farbe** (für Kalenderdarstellung) 4. Klicken Sie **"Hinzufügen"** 5. Schicht wird zur Event-Schichtenliste hinzugefügt **Schichten bearbeiten/löschen:** * In der Schichtenliste: Bearbeiten- oder Löschen-Icon klicken * Alle Schichten werden mit dem Event gespeichert ## Event speichern und veröffentlichen [#event-speichern-und-veröffentlichen] **Speichern-Optionen** (unten im Formular): | Button | Aktion | | --------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------ | | **Als Entwurf speichern** | Speichert Event im Entwurfsstatus (nicht sichtbar für Mitarbeiter) | | **Speichern und veröffentlichen** | Speichert und setzt Status auf "Aktiv" (sofort sichtbar für Mitarbeiter) | | **Abbrechen** | Schließt Formular ohne Speichern | **Validierung vor Speichern:** * Enddatum muss nach Startdatum liegen * Bei Service-Typ: Kunde muss ausgewählt sein * Event muss mindestens eine Schicht haben (vor Veröffentlichen) ## Event bearbeiten [#event-bearbeiten] **So bearbeiten Sie ein Event:** 1. In der Event-Übersicht auf **Bearbeiten-Icon** (Stift) klicken 2. Event-Formular öffnet sich mit vorausgefüllten Daten 3. Nehmen Sie Änderungen vor 4. Klicken Sie **"Änderungen speichern"** **Änderungs-Warnung:** Bei Events mit bestehenden Zuordnungen (Assignments) erscheint ein Dialog: * Zeigt zusammengefasste Änderungen (was ändert sich?) * Liste betroffener Mitarbeiter * Bestätigung erforderlich: **"Änderungen anwenden"** oder **"Abbrechen"** **Wichtig:** Events mit Zeiterfassungen (Time Records) können nur eingeschränkt bearbeitet werden: * Event-Name: ✗ Nicht änderbar * Datum/Zeit: ✗ Nicht änderbar * Kunde: ✗ Nicht änderbar * Standort: ✗ Nicht änderbar * Schichten: ✗ Nicht änderbar * Beschreibung/Kontakt: ✓ Änderbar ## Event duplizieren [#event-duplizieren] **So duplizieren Sie ein Event:** 1. In Event-Übersicht auf **Duplizieren-Icon** klicken (oder Kontextmenü) 2. **Datum-Auswahl-Dialog** öffnet sich 3. Wählen Sie neue(s) Datum/Daten für duplizierte Events: * **Einzelnes Datum**: Ein neues Event * **Mehrere Daten**: Mehrere Events gleichzeitig erstellen 4. Klicken Sie **"Duplizieren"** 5. Sie werden zum Bearbeiten-Formular weitergeleitet **Was wird kopiert?** * ✓ Event-Name (mit Suffix, z.B. " (Kopie)") * ✓ Event-Typ * ✓ Kunde, Standort * ✓ Supervisoren * ✓ Alle Schichten (Position, Dauer, Mitarbeiteranzahl) * ✓ Beschreibung, Kontakt * ✓ Event-Eigenschaften **Was wird NICHT kopiert?** * ✗ Zuordnungen (Assignments) * ✗ Bewerbungen (Applications) * ✗ Status (immer "Entwurf") * ✗ Veröffentlichungsdatum **Datum-Anpassung:** * Schichten werden automatisch an neue Event-Daten angepasst * Zeitspanne bleibt relativ zum neuen Event-Datum gleich ## Event absagen (Cancel) [#event-absagen-cancel] **So sagen Sie ein Event ab:** 1. Event bearbeiten (Bearbeiten-Icon) 2. Im Formular: Toggle-Switch **"Event absagen"** aktivieren (oben rechts) 3. Bestätigungs-Dialog erscheint 4. Klicken Sie **"Event absagen"** **Was passiert beim Absagen?** * Status wechselt zu **"Abgesagt"** * `canceledAt`-Zeitstempel wird gesetzt * Event bleibt in Datenbank, aber markiert als abgesagt * Mitarbeiter sehen "Abgesagt"-Badge **Einschränkungen:** * Nur möglich bei Status "Aktiv" * NICHT möglich, wenn Zeiterfassungen existieren * Nicht möglich nach Event-Ende **Event reaktivieren:** * Im Formular: Toggle-Switch **"Event reaktivieren"** aktivieren * Bestätigung erforderlich * Status wechselt zurück zu "Aktiv" ## Event löschen [#event-löschen] **So löschen Sie ein Event:** 1. In Event-Übersicht auf **Löschen-Icon** (Mülleimer) klicken 2. Bestätigungs-Dialog erscheint mit Warnung 3. Klicken Sie **"Löschen bestätigen"** **Warnung:** Event-Löschung ist endgültig und kann nicht rückgängig gemacht werden! **Sicherheits-Checks:** * Events mit Zeiterfassungen können NICHT gelöscht werden * Events mit Zuordnungen zeigen Warnhinweis * Bestätigung immer erforderlich ## Bulk-Operationen (Mehrfachaktionen) [#bulk-operationen-mehrfachaktionen] **So wählen Sie mehrere Events:** 1. In Event-Übersicht: Checkboxen in Tabellenzeilen aktivieren 2. Oben erscheint **"X ausgewählt"**-Leiste mit Aktionen: **Verfügbare Bulk-Aktionen:** * **Veröffentlichen**: Alle ausgewählten Entwürfe veröffentlichen * **Löschen**: Alle ausgewählten Events löschen (mit Sicherheitsabfrage) **Tipp:** Nutzen Sie Filter, um gezielt Events für Bulk-Operationen zu finden. ## Kontext-Menü (Rechtsklick) [#kontext-menü-rechtsklick] **Rechtsklick auf Event-Zeile** öffnet Schnellaktions-Menü: | Aktion | Beschreibung | | ------------------------ | ----------------------------------------- | | **Anzeigen** | Event-Details ansehen | | **Bearbeiten** | Event im Formular öffnen | | **Duplizieren** | Event-Duplizierungs-Dialog öffnen | | **Löschen** | Event löschen (mit Bestätigung) | | **Im Kalender anzeigen** | Sprung zum Admin-Kalender an diesem Datum | ## Status-Übersicht [#status-übersicht] | Status | Farbe | Bedeutung | | ----------------------------- | ----------- | ------------------------------------------------ | | **Entwurf** (Draft) | Gelb/Orange | Event erstellt, aber noch nicht veröffentlicht | | **Aktiv** (Active) | Grün | Veröffentlicht, sichtbar für Mitarbeiter | | **Abgesagt** (Canceled) | Rot | Event wurde abgesagt | | **Abgeschlossen** (Completed) | Blau | Event liegt in der Vergangenheit und ist beendet | **Status-Übergänge:** * Entwurf → Aktiv (beim Veröffentlichen) * Aktiv → Abgesagt (beim Absagen) * Aktiv → Abgeschlossen (automatisch nach Event-Ende) ## Tipps & Best Practices [#tipps--best-practices] **Event-Planung:** 1. Erstellen Sie Events frühzeitig als Entwurf 2. Fügen Sie alle Schichten hinzu, bevor Sie veröffentlichen 3. Setzen Sie realistische Deadlines für Bewerbungen 4. Nutzen Sie Event-Beschreibung für wichtige Details **Schicht-Verwaltung:** 1. Vergeben Sie aussagekräftige Schicht-Namen ("Einlass", "Bar", "Security") 2. Nutzen Sie Farben zur visuellen Unterscheidung im Kalender 3. Planen Sie Pufferzeit zwischen Schichten ein **Event-Duplikation:** 1. Nutzen Sie Duplikation für wiederkehrende Events 2. Bei Event-Serien: Mehrere Daten auf einmal auswählen 3. Passen Sie nach Duplikation Details an (Kunde, Standort falls abweichend) **Service-Events:** 1. Bei Service-Typ wird Standort automatisch vom Kunden übernommen 2. Kleidungsstandards werden vom Kunden-Profil vorgeschlagen 3. Nutzen Sie "Kunde ausblenden" für sensible Services **Organisation:** 1. Nutzen Sie Filter, um Events gezielt zu finden 2. Sortieren Sie nach Datum für chronologische Übersicht 3. Weisen Sie Supervisoren zu Events zu für bessere Verantwortlichkeit **Nach Veröffentlichung:** 1. Überwachen Sie Bewerbungen für das Event 2. Weisen Sie Mitarbeiter Schichten zu (über Admin-Kalender) 3. Kommunizieren Sie Änderungen über Messaging-System ## Häufige Probleme [#häufige-probleme] **"Event kann nicht veröffentlicht werden"** * Event muss mindestens eine Schicht haben * Prüfen Sie Validierungs-Fehler im Formular **"Event kann nicht bearbeitet werden"** * Events mit Zeiterfassungen sind gesperrt * Kontaktieren Sie Administrator für kritische Änderungen **"Event kann nicht gelöscht werden"** * Events mit Zeiterfassungen können nicht gelöscht werden * Alternative: Event absagen statt löschen **"Standort nicht auswählbar bei Service"** * Bei Service-Typ muss zuerst Kunde gewählt werden * Standort wird automatisch von Kunde übernommen ## Verwandte Features [#verwandte-features] * [Shift-Verwaltung](shift-management.md) - Schichten innerhalb von Events verwalten * [Admin-Kalender](../../../old-knowledge-base/calendar/admin-calendar.md) - Visuelle Event-Planung * [Bewerbungen](applications.md) - Mitarbeiter-Bewerbungen für Events * [Schedule Release](schedule-release.md) - Events für Mitarbeiter veröffentlichen ## Siehe auch [#siehe-auch] * **Developer-Dokumentation:** [Event Management - Technical](../../developer/features/event-management.md) * **Datenmodell:** [Event Model](../../developer/detailed-data-model-documentation/events.md) * **Workflows:** Workflow-Guide für Event-Planung (folgt in Phase 8)