# Zeiterfassung (/user/features/time-and-statistics/time-tracking)



# Zeiterfassung [#zeiterfassung]

**Level**: Einsteiger\
**Kategorie**: Zeit und Statistiken\
**Version**: 1.0\
**Stand**: April 2026

***

## Was ist Zeiterfassung? [#was-ist-zeiterfassung]

Die Zeiterfassung dokumentiert die **tatsächlich gearbeiteten Zeiten** von Mitarbeitern bei Events - wichtig für:

* 💰 **Lohnabrechnung** – Basis für Gehaltsberechnungen
* 📊 **Statistiken** – Echte Arbeitszeiten vs. geplante Zeiten
* 📝 **Compliance** – Gesetzliche Aufzeichnungspflicht

**Wichtig:** Dies ist eine **event-basierte Zeiterfassung** durch Projektleiter (Supervisoren), **kein automatisches Stempeluhr-System**.

***

## Wer erfasst Arbeitszeiten? [#wer-erfasst-arbeitszeiten]

### Projektleiter (Supervisoren) [#projektleiter-supervisoren]

**Projektleiter** = Mitarbeiter mit erweiterten Rechten **für ein bestimmtes Event**

* ✅ Darf Arbeitszeiten **aller Mitarbeiter dieses Events** erfassen
* ✅ Hat Zugriff auf **Zeiterfassungs-Übersicht** des Events
* ❌ Keine globalen Admin-Rechte (nur für zugewiesene Events)

**Zuweisung:** Admins vergeben Supervisor-Rolle beim Zuweisen von Mitarbeitern zu Events (Checkbox "Als Projektleiter zuweisen").

***

### Zwei Perspektiven [#zwei-perspektiven]

| Perspektive             | Wer                 | Was                                                                       |
| ----------------------- | ------------------- | ------------------------------------------------------------------------- |
| **Projektleiter-Sicht** | Supervisoren        | Zeiten **für alle Mitarbeiter** eines Events erfassen                     |
| **Admin-Sicht**         | Admins, Disponenten | **Übergreifende** Zeiterfassung für alle Events, Genehmigung, Korrekturen |

**Hinweis:** Diese Dokumentation beschreibt primär die **Projektleiter-Sicht** (praktische Zeiterfassung vor Ort). Admin-Funktionen siehe [Admin-Zeiterfassung](#admin-funktionen-optional).

***

## Zeiterfassung durchführen (als Projektleiter) [#zeiterfassung-durchführen-als-projektleiter]

### Schritt 1: Event auswählen [#schritt-1-event-auswählen]

1. **Navigiere zu:** `Zeiterfassung` (Hauptmenü)
2. **Wähle das Event aus**, für das du Projektleiter bist
3. Du siehst eine **Liste aller zugewiesenen Mitarbeiter** dieses Events

**Hinweis:** Du siehst nur Events, bei denen du als **Projektleiter** zugewiesen bist.

***

### Schritt 2: Zeiten erfassen [#schritt-2-zeiten-erfassen]

Für jeden Mitarbeiter werden angezeigt:

| Feld              | Was                         | Beispiel                                                   |
| ----------------- | --------------------------- | ---------------------------------------------------------- |
| **Name**          | Mitarbeiter                 | "Max Müller"                                               |
| **Position**      | Zugewiesene Rolle           | "Kellner"                                                  |
| **Geplante Zeit** | Shift-Zeiten aus Planung    | "18:00 - 02:00 (8h, 30min Pause)"                          |
| **Start**         | Tatsächlicher Arbeitsbeginn | "18:15" (15 Min später als geplant)                        |
| **Ende**          | Tatsächliches Arbeitsende   | "02:30" (30 Min länger als geplant)                        |
| **Pause**         | Pausenzeit in Minuten       | "45" (15 Min mehr Pause als geplant)                       |
| **Berechnung**    | Netto-Arbeitszeit           | "8h 15min (brutto) - 45min (Pause) = **7h 30min** (netto)" |

**Eingabe:**

```
┌───────────────────────────────────────────────────────┐
│ Max Müller - Kellner                                   │
│ Geplant: 18:00 - 02:00 (8h, 30min Pause)              │
│                                                        │
│ Start:  [18:15] ✓   Ankunft: +15min                  │
│ Ende:   [02:30] ✓   Länger:  +30min                  │
│ Pause:  [45] min    Pause:   +15min                  │
│                                                        │
│ Berechnung:                                            │
│ 8h 15min (brutto) - 45min (Pause) = 7h 30min (netto) │
│                                                        │
│ [Speichern] [Zurücksetzen]                            │
└───────────────────────────────────────────────────────┘
```

**Felder:**

* **Start** – HH:MM Picker (z.B. 18:15)
* **Ende** – HH:MM Picker (z.B. 02:30)
* **Pause** – Minuten als Zahl (z.B. 45)

**Auto-Berechnung:**\
System berechnet automatisch:

* **Brutto-Zeit** = Ende - Start (inkl. Pause)
* **Netto-Zeit** = Brutto-Zeit - Pause (tatsächliche Arbeitszeit)
* **Differenzen** = Vergleich zu geplanten Zeiten

***

### Schnellerfassung: "Wie geplant" [#schnellerfassung-wie-geplant]

Falls ein Mitarbeiter **exakt zu den geplanten Zeiten** gearbeitet hat:

1. **Klicke auf:** `Schnellerfassung: Wie geplant` (Button unterhalb des Mitarbeiters)
2. System übernimmt automatisch:
   * **Start** = Geplanter Shift-Start
   * **Ende** = Geplantes Shift-Ende
   * **Pause** = Geplante Pausenzeit

**Beispiel:**

* Geplant: 18:00 - 02:00 (30min Pause)
* Nach Klick: Start = 18:00, Ende = 02:00, Pause = 30min

**Tipp:** Nutze dies für Mitarbeiter, die pünktlich kamen und gingen – spart Zeit!

***

### Bulk-Erfassung (alle Mitarbeiter) [#bulk-erfassung-alle-mitarbeiter]

Falls **alle Mitarbeiter** exakt zu den geplanten Zeiten gearbeitet haben:

1. **Setze Checkbox:** `☑ Alle Mitarbeiter auswählen` (oben in der Liste)
2. **Klicke auf:** `Alle: Wie geplant erfassen`
3. System erstellt für **alle** ausgewählten Mitarbeiter Time Records mit geplanten Zeiten

**Wann nützlich?**

* Kleine Events mit wenigen Mitarbeitern
* Alle arbeiteten pünktlich ohne Abweichungen
* Schneller Abschluss der Zeiterfassung

**Hinweis:** Du kannst danach **einzelne Mitarbeiter** noch manuell anpassen, falls doch Abweichungen auftraten.

***

## Validierung & Fehlermeldungen [#validierung--fehlermeldungen]

### Was das System prüft [#was-das-system-prüft]

| Prüfung              | Fehler wenn                                             | Beispiel Fehler                                                      |
| -------------------- | ------------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------- |
| **Zeitlogik**        | Ende liegt **vor** Start                                | ❌ "Ende-Zeit muss nach Start-Zeit liegen"                            |
| **Pausenzeit**       | Pause >= Gesamtzeit                                     | ❌ "Pause darf nicht länger als Arbeitszeit sein"                     |
| **Zeitformat**       | Keine valide Zeit                                       | ❌ "Ungültige Zeit (Format: HH:MM)"                                   |
| **Überlappung**      | Mitarbeiter hat bereits Time Record für diesen Zeitraum | ❌ "Überschneidung mit existierendem Time Record"                     |
| **Max. Arbeitszeit** | Mehr als 12h Netto-Arbeitszeit\*                        | ⚠️ "Warnung: Arbeitszeit über 12 Stunden" (nur Warnung, speicherbar) |

\* **Hinweis:** Die max. Arbeitszeit-Grenze ist konfigurierbar pro Team (normalerweise 12h).

***

### Beispiel-Szenarien [#beispiel-szenarien]

**✅ Valide:**

* Start: 18:00, Ende: 02:00, Pause: 30min → **7h 30min netto** ✓
* Start: 10:00, Ende: 16:00, Pause: 45min → **5h 15min netto** ✓

**❌ Fehler:**

* Start: 18:00, Ende: 17:00, Pause: 30min → ❌ "Ende vor Start"
* Start: 18:00, Ende: 20:00, Pause: 150min → ❌ "Pause länger als Arbeitszeit"

**⚠️ Warnung (speicherbar):**

* Start: 08:00, Ende: 23:00, Pause: 60min → ⚠️ "14h netto - über 12h Limit" (speicherbar, aber Admin wird gewarnt)

***

## Zeiten nachträglich korrigieren [#zeiten-nachträglich-korrigieren]

Falls du **nach dem Speichern** Fehler bemerkst:

### Option 1: Direkt bearbeiten (als Projektleiter) [#option-1-direkt-bearbeiten-als-projektleiter]

1. **Gehe zurück** zur Zeiterfassungs-Übersicht des Events
2. **Klicke auf** den Mitarbeiter mit falschen Zeiten
3. **Bearbeite** die Felder (Start/Ende/Pause)
4. **Speichern**

**Hinweis:** Direkte Bearbeitung funktioniert nur, wenn die Zeit **noch nicht vom Admin genehmigt** wurde.

***

### Option 2: Korrektur-Anfrage (falls bereits genehmigt) [#option-2-korrektur-anfrage-falls-bereits-genehmigt]

Falls die Zeit bereits vom Admin genehmigt wurde:

1. **Kontaktiere den Admin** (z.B. via Messaging-System oder persönlich)
2. **Erkläre den Fehler** (z.B. "Max Müller: Ende falsch erfasst, war 02:00 statt 02:30")
3. **Admin** nimmt Korrektur vor und genehmigt erneut

**Warum nicht selbst ändern?**\
Genehmigte Zeit Records sind **gesperrt** für direkte Bearbeitung, um nachträgliche Manipulationen zu verhindern (Compliance).

***

## Status-Übersicht [#status-übersicht]

Jeder Time Record hat einen **Status**, der anzeigt, wo im Workflow er sich befindet:

| Status          | Symbol | Bedeutung                                                                | Wer kann ändern       |
| --------------- | ------ | ------------------------------------------------------------------------ | --------------------- |
| **Erfasst**     | 📝     | Zeiten wurden erfasst, aber noch nicht geprüft                           | Projektleiter         |
| **Eingereicht** | ⏳      | Mitarbeiter hat Zeiten bestätigt, warten auf Admin-Genehmigung           | Niemand (wartend)     |
| **Genehmigt**   | ✅      | Admin hat Zeiten geprüft und genehmigt → fertig für Lohnabrechnung       | Nur Admin (Korrektur) |
| **Abgelehnt**   | ❌      | Admin hat Zeiten abgelehnt (z.B. wegen Fehler) → muss neu erfasst werden | Projektleiter         |

**Workflow:**

```
1. Projektleiter erfasst: [Erfasst 📝]
         ↓
2. Mitarbeiter bestätigt: [Eingereicht ⏳]
         ↓
3. Admin prüft:
         ├─ Genehmigt → [Genehmigt ✅]
         └─ Ablehnung → [Abgelehnt ❌] → zurück zu Schritt 1
```

***

## Mitarbeiter-Bestätigung [#mitarbeiter-bestätigung]

### Was ist das? [#was-ist-das]

**Mitarbeiter-Bestätigung** = Mitarbeiter **signiert** seine erfassten Zeiten mit PIN (optional, falls aktiviert).

**Ziel:** Compliance – Mitarbeiter bestätigt damit, dass die erfassten Zeiten **korrekt** sind.

***

### Workflow (falls aktiviert) [#workflow-falls-aktiviert]

1. **Projektleiter erfasst** Zeiten für Mitarbeiter
2. **Mitarbeiter erhält** Benachrichtigung: "Bitte bestätige deine Arbeitszeit"
3. **Mitarbeiter öffnet** Zeiterfassungs-Link (per E-Mail oder App)
4. **Mitarbeiter prüft** Zeiten:
   * Start-Zeit korrekt? ✓
   * Ende-Zeit korrekt? ✓
   * Pause korrekt? ✓
5. **Mitarbeiter gibt PIN ein** (persönlicher 4-6-stelliger Code)
6. **System ändert Status** von "Erfasst" → "Eingereicht"
7. **Admin** kann jetzt genehmigen

**Hinweis:** Falls Mitarbeiter Zeiten **nicht korrekt** findet, kann er **Ablehnen** → Projektleiter muss korrigieren.

***

### PIN-System [#pin-system]

**Was ist eine PIN?**

* **4-6-stelliger Code** (z.B. 123456)
* **Persönlich** (nur der Mitarbeiter kennt sie)
* **Sicher** (gehasht in der Datenbank, wie ein Passwort)

**Wo wird die PIN eingerichtet?**

* `Account` → `PIN-Verwaltung`
* Bei erstem Zeiterfassungs-Vorgang → System fordert PIN-Erstellung auf

**Warum PIN statt Passwort?**

* **Schneller** – kein langes Passwort tippen (oft vor Ort am Tablet/Telefon)
* **Einfacher** – merken sich Mitarbeiter leichter
* **Compliance** – juristische Anforderung für elektronische Signatur

***

## Admin-Funktionen (optional) [#admin-funktionen-optional]

### Zeiterfassungs-Übersicht (Admin) [#zeiterfassungs-übersicht-admin]

Admins haben eine **übergreifende Ansicht** über alle Time Records:

**Route:** `Admin` → `Zeiterfassung`

**Funktionen:**

* ✅ **Alle Events** anzeigen (nicht nur eigene)
* ✅ **Filter**:
  * Nach Event
  * Nach Mitarbeiter
  * Nach Status (Erfasst, Eingereicht, Genehmigt, Abgelehnt)
  * Nach Datum
* ✅ **Bulk-Genehmigung** (mehrere Time Records gleichzeitig genehmigen)
* ✅ **Korrektur** (genehmigte Time Records nachträglich ändern)

***

### Genehmigung [#genehmigung]

**Workflow:**

1. **Admin öffnet** Zeiterfassungs-Übersicht
2. **Filtert** nach Status "Eingereicht" (warten auf Genehmigung)
3. **Prüft** Time Records:
   * Zeiten plausibel? (nicht übermäßig lang/kurz)
   * Pausen korrekt?
   * Übereinstimmung mit geplanten Zeiten?
4. **Aktion wählen:**
   * ✅ **Genehmigen** – Status → "Genehmigt"
   * ❌ **Ablehnen** – Status → "Abgelehnt" + Ablehnungsgrund eingeben

**Bulk-Genehmigung:**

* Checkbox: `☑ Alle auswählen` (oder einzelne)
* Button: `Alle genehmigen`
* Alle ausgewählten Time Records → Status "Genehmigt"

***

### Zeitkorrekturen [#zeitkorrekturen]

Falls ein **genehmigter** Time Record falsch ist:

1. **Admin öffnet** den Time Record (Klick auf Mitarbeiter in Liste)
2. **Bearbeiten-Button** (nur für Admins sichtbar)
3. **Felder anpassen** (Start/Ende/Pause)
4. **Korrekturgrund eingeben** (z.B. "Falsche Zeit erfasst, korrigiert von Supervisor")
5. **Speichern** → Status bleibt "Genehmigt", aber Änderung wird protokolliert

**Warum Korrekturgrund?**\
Compliance – alle Änderungen an genehmigten Time Records müssen **nachvollziehbar** sein (Audit-Trail).

***

## Berichte & Exports [#berichte--exports]

### Auswertungen [#auswertungen]

Admins können Time Records auswerten:

**Route:** `Admin` → `Zeiterfassung` → `Berichte`

**Verfügbare Berichte:**

* 📊 **Arbeitszeit pro Mitarbeiter** (Monat, Jahr)
* 📊 **Arbeitszeit pro Event** (welches Event, wie viele Stunden)
* 📊 **Übersicht Abweichungen** (geplant vs. tatsächlich)
* 📊 **Pausenzeiten** (Compliance-Check: gesetzliche Pausenregeln)

**Export:**

* 📄 **CSV** – für Excel-Import
* 📄 **PDF** – für Archivierung
* 📄 **Excel** – direkt als .xlsx

***

### Lohnabrechnung [#lohnabrechnung]

**Integration:**\
Time Records können für die Lohnabrechnung exportiert werden:

1. **Admin** wählt Zeitraum (z.B. "April 2026")
2. **Filter** nach Mitarbeitern (optional: nur bestimmte Mitarbeiter)
3. **Export** → CSV/Excel mit Spalten:
   * Mitarbeiter
   * Event
   * Datum
   * Start-Zeit
   * E Ende-Zeit
   * Pause
   * Netto-Arbeitszeit
   * Brutto-Arbeitszeit
   * Status (nur "Genehmigt" werden exportiert)

**Hinweis:** Nur **genehmigte** Time Records werden in Lohnabrechnung einbezogen.

***

## Häufig gestellte Fragen (FAQ) [#häufig-gestellte-fragen-faq]

### ❓ Kann ich Zeiterfassung für mehrere Events gleichzeitig machen? [#-kann-ich-zeiterfassung-für-mehrere-events-gleichzeitig-machen]

**Nein**, Zeiterfassung ist **event-basiert**. Du musst jedes Event einzeln öffnen und Zeiten erfassen.

**Warum?**\
Unterschiedliche Events haben unterschiedliche Mitarbeiter, Shifts und Kontexte → separate Erfassung vermeidet Fehler.

**Workaround (für Admins):** Nutze die Admin-Zeiterfassungs-Übersicht mit Filtern.

***

### ❓ Was passiert, wenn ich Zeiten falsch erfasst habe? [#-was-passiert-wenn-ich-zeiten-falsch-erfasst-habe]

**Falls noch nicht genehmigt:**\
→ Du kannst die Zeiten **direkt bearbeiten** (siehe [Zeiten nachträglich korrigieren](#zeiten-nachträglich-korrigieren))

**Falls bereits genehmigt:**\
→ Nur **Admins** können genehmigte Time Records korrigieren (mit Korrekturgrund)

**Tipp:** Prüfe Zeiten sorgfältig vor dem Speichern!

***

### ❓ Kann ein Mitarbeiter seine Zeiten selbst erfassen? [#-kann-ein-mitarbeiter-seine-zeiten-selbst-erfassen]

**Nein** (nicht in der Standard-Konfiguration).

**Grund:** Time Tracking in Shifty ist ein **Supervisor-System** – Projektleiter erfassen Zeiten für ihre Team-Mitglieder (nicht Self-Service).

**Ausnahme:** Falls das **Stempeluhr-Feature** aktiviert ist, können Mitarbeiter selbst "Kommen/Gehen" stempeln (siehe Team-Einstellungen).

***

### ❓ Was ist der Unterschied zwischen Brutto- und Netto-Arbeitszeit? [#-was-ist-der-unterschied-zwischen-brutto--und-netto-arbeitszeit]

| Begriff    | Definition                                  | Beispiel                                     |
| ---------- | ------------------------------------------- | -------------------------------------------- |
| **Brutto** | Gesamtzeit von Start bis Ende (inkl. Pause) | 18:00 - 02:00 = **8h brutto**                |
| **Netto**  | Tatsächliche Arbeitszeit (ohne Pause)       | 8h brutto - 45min Pause = **7h 15min netto** |

**Lohnabrechnung:** Basiert auf **Netto**-Arbeitszeit (nur tatsächlich gearbeitete Zeit wird bezahlt).

***

### ❓ Warum muss ein Mitarbeiter seine Zeiten mit PIN bestätigen? [#-warum-muss-ein-mitarbeiter-seine-zeiten-mit-pin-bestätigen]

**Grund:** **Compliance** – elektronische Zeiterfassung erfordert **Mitarbeiter-Signatur** (ähnlich wie Unterschrift auf Papier).

**Vorteil für Mitarbeiter:**

* Sicherheit, dass erfasste Zeiten korrekt sind
* Keine nachträglichen Diskussionen ("Ich habe länger gearbeitet!")

**Vorteil für Arbeitgeber:**

* Rechtskonform (DSGVO, Arbeitszeitgesetz)
* Audit-Trail (nachvollziehbar, wer was wann bestätigt hat)

***

### ❓ Was passiert, wenn ein Mitarbeiter die Bestätigung verweigert? [#-was-passiert-wenn-ein-mitarbeiter-die-bestätigung-verweigert]

**Workflow:**

1. **Mitarbeiter** öffnet Zeiterfassungs-Link
2. **Prüft** Zeiten → findet Fehler (z.B. falsche Ende-Zeit)
3. **Ablehnen** klicken + Ablehnungsgrund eingeben (z.B. "Ende-Zeit falsch, war 02:30 nicht 02:00")
4. **Status** → "Abgelehnt"
5. **Projektleiter** wird benachrichtigt → muss Zeiten korrigieren
6. **Mitarbeiter** erhält erneute Bestätigungs-Aufforderung

**Wichtig:** Ablehnung ist **kein Problem** – sie dient der Fehlerkorrektur!

***

### ❓ Kann ich Zeiterfassung für vergangene Events nachholen? [#-kann-ich-zeiterfassung-für-vergangene-events-nachholen]

**Ja**, aber nur für **kürzlich vergangene** Events (normalerweise bis zu 30 Tage zurück).

**Warum Limit?**

* Vermeidung nachträglicher Manipulationen
* Einhaltung gesetzlicher Aufzeichnungsfristen

**Team-spezifisch:** Admins können das Zeitlimit pro Team konfigurieren (z.B. 7, 14, 30 Tage).

***

### ❓ Was bedeutet "Warnung: Arbeitszeit über 12 Stunden"? [#-was-bedeutet-warnung-arbeitszeit-über-12-stunden]

**Bedeutung:** Die erfasste Netto-Arbeitszeit überschreitet die **empfohlene Maximalgrenze** (normalerweise 12h).

**Das System erlaubt dennoch Speichern** (nur Warnung, kein Fehler), aber:

* ⚠️ **Admin wird informiert** (auffälliger Time Record)
* ⚠️ **Compliance-Risiko** (Arbeitszeitgesetz: max. 10h/Tag Regelarbeitszeit)

**Wann erlaubt?**

* **Ausnahmefälle** (z.B. Notfall, dringendes Event)
* **Freiwillige Überstunden** (mit Zustimmung des Mitarbeiters)

**Tipp:** Bei >12h immer **Kommentar hinzufügen** (Begründung für Admin).

***

### ❓ Werden Pausen automatisch abgezogen? [#-werden-pausen-automatisch-abgezogen]

**Nein**, Pausen müssen **manuell eingegeben** werden (Feld "Pause" in Minuten).

**Warum nicht automatisch?**

* Pausen variieren (mal 30min, mal 45min, mal keine)
* Gesetzliche Pausenregeln unterschiedlich (abhängig von Arbeitszeit)

**Tipp:** Orientiere dich an geplanten Pausen aus dem Shift → oft korrekt.

***

### ❓ Kann ich Zeit Records nachträglich löschen? [#-kann-ich-zeit-records-nachträglich-löschen]

**Nein** (nicht ohne Admin-Berechtigung).

**Grund:** Time Records sind **Compliance-relevant** – einmal erfasst, dürfen sie nicht einfach gelöscht werden (Audit-Trail).

**Alternative:**

* **Korrigieren** statt löschen (Zeiten auf 0 setzen + Kommentar "Nicht gearbeitet")
* **Admin kontaktieren** (kann löschen mit Begründung)

***

### ❓ Gibt es eine mobile App für Zeiterfassung? [#-gibt-es-eine-mobile-app-für-zeiterfassung]

**Nein** (separate mobile App), aber:

* ✅ **PWA** (Progressive Web App) – Shifty kann auf Handy **installiert** werden ("Zum Home-Bildschirm hinzufügen")
* ✅ **Responsive** – volle Funktionalität auf Tablet/Smartphone über Browser

**Tipp:** Installiere Shifty als PWA für App-ähnliches Erlebnis auf mobilen Geräten.

***

## Tipps & Best Practices [#tipps--best-practices]

### ✅ Für Projektleiter [#-für-projektleiter]

**1. Zeitnah erfassen**\
Erfasse Zeiten **direkt nach dem Event** (solange Erinnerung frisch ist) – **nicht Tage später**.

**2. Schnellerfassung nutzen**\
Falls Mitarbeiter **wie geplant** arbeiteten → Button "Wie geplant" spart Zeit.

**3. Notizen machen**\
Nutze Kommentar-Feld für Besonderheiten (z.B. "Überstunden wegen Notfall", "Kam wegen Stau verspätet").

**4. Pausen nicht vergessen**\
Pausen müssen **immer** eingegeben werden (gesetzliche Pflicht ab 6h Arbeitszeit).

**5. Doppelt prüfen vor Speichern**\
Korrigieren nach Genehmigung ist aufwändig → lieber vorher nochmal checken.

***

### ✅ Für Admins [#-für-admins]

**1. Regelmäßig genehmigen**\
Prüfe eingereichte Time Records **täglich** → vermeidet Stau vor Monatsabschluss.

**2. Bulk-Genehmigung für einfache Fälle**\
Events ohne Abweichungen → Bulk-Genehmigung spart Zeit.

**3. Auffällige Zeiten genau prüfen**

> 12h Arbeitszeit, große Abweichungen, fehlende Pausen → genau hinsehen.

**4. Korrekturgrund dokumentieren**\
**Immer** einen Grund bei Korrekturen angeben (Compliance, Nachvollziehbarkeit).

**5. Reports nutzen**\
Monatliche Auswertungen zeigen Trends (z.B. welche Events oft Überstunden haben).

***

### ✅ Für Mitarbeiter [#-für-mitarbeiter]

**1. Bestätigungslinks sofort öffnen**\
Warte nicht Tage → je früher bestätigt, desto schneller zur Lohnabrechnung.

**2. Zeiten genau prüfen**\
Start-Zeit, Ende-Zeit, Pause – alle drei Felder checken.

**3. Bei Fehlern: Ablehnen**\
**Nicht** einfach falsche Zeiten bestätigen → lieber ablehnen und korrigieren lassen.

**4. PIN sicher aufbewahren**\
PIN ist wie ein Passwort – nur du kennst sie, niemand (auch nicht Admins) kann sie einsehen.

***

## Zusammenfassung [#zusammenfassung]

**Zeiterfassung auf einen Blick:**

✅ **Projektleiter** erfassen Arbeitszeiten für alle Mitarbeiter eines Events\
✅ **Schnellerfassung** ("Wie geplant") für pünktliche Mitarbeiter\
✅ **Mitarbeiter bestätigen** Zeiten mit PIN (falls aktiviert)\
✅ **Admins genehmigen** Time Records → Freigabe für Lohnabrechnung\
✅ **Validierung** verhindert logische Fehler (Ende vor Start, zu lange Pausen)\
✅ **Status-Workflow** (Erfasst → Eingereicht → Genehmigt/Abgelehnt)\
✅ **Korrekturen** möglich (Projektleiter: vor Genehmigung, Admin: auch danach mit Grund)\
✅ **Berichte & Exports** für Auswertungen und Lohnabrechnung (CSV/PDF/Excel)

**Best Practice:**\
Erfasse Zeiten **zeitnah**, nutze **Schnellerfassung** wo möglich, prüfe **genau vor Speichern**, dokumentiere **Besonderheiten** im Kommentar-Feld.

***

**Weitere Themen:**

* [Statistiken](statistics.md) – Auswertungen über Arbeitszeiten und Events
* [Admin-Kalender](../calendar-and-planning/admin-calendar.md) – Wie Admins Projektleiter zuweisen
* [Mitarbeiter-Kalender](../calendar-and-planning/employee-calendar.md) – Wo Mitarbeiter ihre Zuweisungen sehen