Team-Konfiguration

Diese Anleitung erklärt alle konfigurierbaren Team-Einstellungen in Shifty. Mit diesen Einstellungen steuern Admins das Verhalten von Kalender, Planung, Verfügbarkeit und Benachrichtigungen.

Für Admins

Zugriff auf Team-Einstellungen

Team-Einstellungen erreichst du unter Admin > System > Team-Einstellungen oder direkt über die Team-Verwaltung:

1. Geh zu Admin > Benutzerverwaltung > Team-Verwaltung
2. Wähle dein Team aus
3. Klick auf Einstellungen bearbeiten
4. Ändere die Werte nach Bedarf
5. Speichern mit Button Änderungen speichern

1. Assignment Cycle (Zuweisungszyklus)

Was ist das? Bestimmt den Planungszeitraum für die Schichtzuweisung. Das hat großen Einfluss darauf, wie lange im Voraus Admins Schichten freigeben.

Mögliche Werte:

• weekly (Standard) — Schichten werden wöchentlich freigegeben (z.B. Montag bis Sonntag)
• monthly — Schichten werden monatlich freigegeben (z.B. 1. bis letzter Tag des Monats)

Auswirkung auf die App:

Praktisches Beispiel — Weekly:

• Wir befinden uns in der Woche 16.–22. Dezember
• Admin klickt auf Schedule Release für diese Woche
• Mitarbeiter sehen Schichten vom 16.–22. Dezember
• Gleichzeitig werden Verfügbarkeiten für diese Woche übergeben

Praktisches Beispiel — Monthly:

• Wir befinden uns in der Woche 16.–22. Dezember
• Admin klickt auf Schedule Release (Dezember)
• Mitarbeiter sehen Schichten vom 1.–31. Dezember (ganzer Monat!)
• Gleichzeitig werden Verfügbarkeiten für den ganzen Monat übergeben
• Das bedeutet: Mitarbeiter müssen ihre Verfügbarkeit für alle 4 Wochen Dezember eingeben

Empfehlung: Wähle weekly, wenn deine Organisation kurzfristig plant. Wähle monthly, wenn du langfristig (für ganze Monate) planst.

2. Strict Mode (Strikte Überprüfung)

Was ist das? Wenn aktiviert, werden potenzielle Probleme beim Zuweisen von Schichten blockiert statt nur als Warnung angezeigt.

Mögliche Werte:

• Aus (Standard) — Probleme sind Warnungen (Admin kann trotzdem zuweisen)
• An — Probleme sind Blocker (Admin kann nicht zuweisen)

Welche Probleme werden überprüft?

• Mitarbeiter hat nicht die erforderliche Position
• Mitarbeiter hat zu wenig Verfügbarkeit für die Schicht
• Custom Fields (erforderliche Felder des Teams) fehlen
• Schichten überschneiden sich

Auswirkung im Admin Calendar:

• Strict Mode AUS: Admin sieht Warnmeldung (gelb), kann aber trotzdem zuweisen

  ⚠️ Warnung: Position "Koch" erforderlich, Mitarbeiter hat nur "Aushilfe"
  → [Trotzdem zuweisen] [Abbrechen]

• Strict Mode AN: Admin sieht Error (rot), kann nicht zuweisen

  ❌ Fehler: Position "Koch" erforderlich, Mitarbeiter hat nur "Aushilfe"
  → [Abbrechen]

Empfehlung: Aktiviere Strict Mode, wenn du absolut sichergehen willst, dass nur qualifizierte Mitarbeiter bestimmte Schichten bekommen (z.B. bei lizenzierten Positionen). Deaktiviert ist flexibler für kleinere Teams.

3. Availabilities Enabled (Verfügbarkeiten aktiviert)

Was ist das? Wenn aktiviert, können Mitarbeiter ihre Verfügbarkeit eingeben (z.B. "Ich bin Montag von 9–17 Uhr verfügbar").

Mögliche Werte:

• Aus — Mitarbeiter können keine Verfügbarkeit eingeben, Planung läuft ohne Verfügbarkeitsangaben
• An (Standard) — Mitarbeiter müssen/können Verfügbarkeit für jede Planungsperiode eingeben

Auswirkung:

Praktisches Beispiel:

• Verfügbarkeiten AN: Admin plant Schicht 16.–22. Dezember → Mitarbeiter muss bis 15. Dezember Verfügbarkeit eingeben → Admin sieht, wer verfügbar ist
• Verfügbarkeiten AUS: Admin plant direkt ohne Verfügbarkeitszwang

Empfehlung: Aktivierte Verfügbarkeiten helfen, realistische Pläne zu erstellen. Für sehr kleine Teams oder fixe Schichten kann man es auch deaktivieren.

4. Strict Positions (Position Restrictions)

Was ist das? Wenn aktiviert, sehen Mitarbeiter nur Schichten, die zu ihrer Position passen.

Mögliche Werte:

• Aus (Standard) — Mitarbeiter sehen alle Schichten (können sich für beliebige bewerben)
• An — Mitarbeiter sehen nur Schichten ihrer Position(en)

Auswirkung auf Mitarbeiter-Ansicht:

• Aus: Mitarbeiter sieht alle Schichten

  • Tel Aviv Schicht (braucht: Rezeptionist) → sichtbar
  • Berlin Schicht (braucht: Koch) → sichtbar
  • (Mitarbeiter kann sich auf beide bewerben)

• An: Mitarbeiter sieht nur passende Positionen

  • Tel Aviv Schicht (braucht: Rezeptionist) → sichtbar (wenn Mitarbeiter ist Rezeptionist)
  • Berlin Schicht (braucht: Koch) → nicht sichtbar

Empfehlung: Aktiviere Position Restrictions wenn:

• Dein Team hat stark unterschiedliche Rollen (z.B. Köche vs. Aushilfen)
• Manche Positionen nur von Spezialisten besetzt werden dürfen
• Du Über- und Unterqualifizierung vermeiden möchtest

5. Team Offices (Team-Standorte)

Was ist das? Liste der Standorte (Büros, Filialen, Veranstaltungsorte), an denen dein Team arbeitet.

Konfiguration:

1. Geh zu Team-Einstellungen → Abschnitt Team Offices
2. Füge Standorte hinzu mit Daten:
   • Name (z.B. "Berlin-Mitte", "Filiale Hamburg")
   • Adresse (optional, für Google Maps Integration)
   • Standard (Max eine Auswahl als Standard-Standort)

Auswirkung:

• Admins ordnen Schichten einem oder mehreren Standorten zu
• Mitarbeiter sehen, wo die Schicht stattfindet
• Reports können nach Standort gefiltert werden

Empfehlung: Definiere alle deine relevanten Standorte zu Beginn. Das macht Planung und Berichterstattung später einfacher.

6. Restriction Positions (Position Restrictions — Detail)

Welche Positionen sind definiert? Diese Setting arbeitet mit deinen Positionen zusammen. Admins können Positionen unter Admin > Master Data > Position Management erstellen.

Auswirkung bei aktiviertem Strict Position Restriction:

• Admin weist Schicht einer Position zu (z.B. "Koch")
• Nur Mitarbeiter mit Position "Koch" sehen diese Schicht
• Das macht Teams mit Spezialrollen sehr effizient

Häufige Konfigurationsszenarien

Szenario 1: Kleine, flexible Gastro-Aushilfen-Crew

✓ Assignment Cycle: weekly (flexible Planung)
✓ Strict Mode: OFF (viel Flexibilität)
✓ Availabilities Enabled: ON (wissen, wer verfügbar ist)
✓ Restrict Positions: OFF (fast jeder kann überall helfen)

Szenario 2: Spezialisierte Klinik mit Schichtschema

✓ Assignment Cycle: monthly (langfristig geplant)
✓ Strict Mode: ON (nur qualifiziertes Personal)
✓ Availabilities Enabled: ON (Verfügbarkeit wichtig)
✓ Restrict Positions: ON (Krankenpfleger ≠ Facharzt ≠ Reinigung)

Szenario 3: Events mit Projekt-Teams

✓ Assignment Cycle: weekly (Events ändern sich schnell)
✓ Strict Mode: OFF (Kreativität, Recruiting ad-hoc)
✓ Availabilities Enabled: OFF (Event ist event-spezifisch geplant)
✓ Restrict Positions: ON (bestimmte Rollen pro Event zwingend)

Troubleshooting

Problem: Mitarbeiter sehen Schichten nicht

Mögliche Ursachen:

• Restrict Positions ist AN und Mitarbeiter hat diese Position nicht zugewiesen
• Verfügbarkeiten sind AN und Mitarbeiter hat für diesen Zeitraum keine Verfügbarkeit eingegeben

Lösung:

• Check: Hat der Mitarbeiter die richtige Position?
• Check: Sind seine Verfügbarkeiten eingegeben?

Problem: Ich kann keine ernsthafte Schicht zuweisen (Error-Meldung)

Mögliche Ursache:

• Strict Mode ist AN und es gibt ein Kompatibilitätsproblem

Lösung:

• Lies die Fehlermeldung genau
• Behebe das Problem (z.B. Position ändern, Custom Field ausfüllen)
• Oder: Deaktiviere Strict Mode temporär (aber mit Vorsicht!)

For Developers

Diese Settings sind implementiert in src/sections/teams/team-edit-form.tsx (Zod Schema, L124-216).

Zugehörige Komponenten:

• Team Context: src/lib/teams/context.tsx
• Schedule Release Logic: src/sections/admin-calendar-v2/use-admin-calendar-data.ts (assignmentCycle impact, L579-585)
• Strict Mode Impact: src/sections/admin-calendar-v2/daily-planning/utils/compatibility-check.ts (isBlocking logic)

Wichtige Felder:

assignmentCycle: 'weekly' | 'monthly'; // Affects schedule release period
strictModeEnabled: boolean; // Controls warning vs blocking
availabilitiesEnabled: boolean; // Enables availability input
restrictPositions: boolean; // Filters visible shifts by position