Szenario: Team-Konfiguration

Version: 1.0
Audience: Admin (System-Ebene)
Language: German
Last Updated: 2026-06-02

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Trigger

Team-Setup oder Post-Setup-Anpassung:

• Neues Team wird angelegt
• Bestehende Team-Einstellungen müssen angepasst werden
• Positionen, Kunden oder Standorte reorganisieren

Duration: 1-2 Stunden
Frequency: 1x bei Eröffnung, dann ≈ alle 3-6 Monate

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Voraussetzungen

• ✅ Admin-Zugang zu /system/teams
• ✅ Business-Requirements geklärt (Budget, Positionen, Standorte, Service-Modell)
• ✅ Kunden-Liste & Standorte vorhanden (oder bereit zu erfassen)

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Schritte

Phase 1: Team Foundation (30 min)

1. Team erstellen (falls neu)

   • Route: /system/teams/create
   • Team-Name: z.B. "Gastronomie Dresden"
   • Team-Slug: Unique, z.B. "gastro-dd"

2. Grundkonfiguration

   • Assignment Cycle: weekly oder monthly?
     • weekly: Wöchentliche Planung (flexibel, kurzfristig)
     • monthly: Monatliche Planung (planbar, Vorlauf)
   • Currency: EUR (oder lokal)
   • Locale: de-DE (Deutsch)

3. Theme/Branding (optional)

   • Team-Farbe / Source Color: z.B. #2196F3 (Blau)
   • Logo/Avatar hochladen (falls Corporate Design)

4. Checkpoint: Team-Grundlagen stimmen?

   • Assignment Cycle passt zu Geschäftsmodell?
   • Currency korrekt?
   • Theme sichtbar?

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Phase 2: Positionen definieren (20 min)

1. Gehe zu Positions-Management

   • Route: /admin/data/positions
   • (Nur diese Team sichtbar)

2. "Standard"-Positionen erstellen

   • Beispiel-Pool für Gastronomie:
     • Kellner (Waiter)
     • Barkeeper (Bartender)
     • Chef (Kitchen Lead)
     • Aushilfe (Helper)

3. Pro Position einmalig definieren

   • Position Name: Kellner
   • Beschreibung: "Gast-Service, Bestellaufnahme"
   • Standard-Stundensatz: z.B. 13.50€
   • Farbe: z.B. #FF9800 (Orange, zur Unterscheidung in Kalender)
   • Besondere Skills (optional): z.B. "Sprachkenntnisse Englisch"

4. Speichern und nächste Position

   • Wiederhole für alle 5-10 Standard-Positionen

5. Checkpoint: Positionen komplett?

   • Alle notwendigen Positionen vorhanden?
   • Stundensätze realistisch?
   • Farben unterscheiden sich visuell?

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Phase 3: Standorte & Kunden (20 min)

1. Standorte hinzufügen

   • Route: /admin/data/locations
   • [+ Neuer Standort]
   • Name: z.B. "Event-Halle Dresden Zentrum"
   • Adresse: Straße, Stadt, PLZ
   • Geo-Koordinaten: Auto-Lookup via Google Maps (optional)

2. Kunden hinzufügen

   • Route: /admin/data/customers
   • Name: z.B. "Hotel Elbe AG"
   • Ansprechperson: Max Müller
   • Telefon, E-Mail
   • Budget-Rahmen (Info für Dispatcher)

3. Team-Positionen pro Kunde (optional)

   • Falls Kunde nur Barkeeper braucht: Position "Barkeeper" als restriktiv setzen
   • Falls flexibel: Alle Positionen erlauben

4. Checkpoint: Basisdaten vollständig?

   • Standorte mit Adressen erfasst?
   • Top-Kunden hinterlegt?
   • Geo-Koordinaten (falls Google Maps-Integration genutzt)?

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Phase 4: Rollen & Permissions pro Team (15 min)

1. Team-Admin definieren

   • Welche User sollen dieses Team administrieren?
   • Route: /admin/data/users → User auswählen
   • Membership → Rolle: admin (für dieses Team)

2. Expediter/Planer ernennen

   • Wer plant Schichten?
   • Membership → Rolle: expediter

3. Supervisors zuweisen

   • Wer beaufsichtigt vor Ort?
   • Membership → Rolle: supervisor

4. Checkpoint: Rollen geklärt?

   • Mindestens 1 Admin benannt?
   • Mindestens 1 Expediter vorhanden?
   • Supervision verteilt?

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Phase 5: Notification & Workflow-Settings (15 min)

1. Team-Benachrichtigungsregeln

   • Route: /admin/data → Team Settings → Notifications
   • Automatische Reminders aktivieren (Verfügbarkeiten, Bestätigungen)?
   • Sende-Zeit: z.B. "18:00 Uhr Arbeitstag + 1"

2. Schedule-Release Automatisierung

   • Auto-Release jeden Freitag?
   • Oder: Manuell pro Woche? (Empfehlung: Manual für bessere Kontrolle)

3. Eskalations-Einstellungen

   • E-Mail an Admin wenn: Bestätigungsquote <70%?
   • Alert bei Konflikten?

4. Checkpoint: Workflows definiert?

   • Notification-Timing sinnvoll?
   • Eskalations-Schwelle realistisch?

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Erwartetes Ergebnis

• ✅ Team vollständig konfiguriert
• ✅ 5-10 Positionen mit Stundensätzen
• ✅ 2-5 Standorte hinzugefügt
• ✅ 10-20 Top-Kunden erfasst
• ✅ Admin/Expediter/Supervisor-Rollen verteilt
• ✅ Notifications & Workflows aktiviert
• ✅ Team is go-live ready

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Eskalation

Wenn: Unvollständige Position-Definition

• Nachträglich ergänzen (kein Datenverlust)
• Alte Plan-Daten unverändert

Wenn: Positions-Hierarchie nicht klar

• Beispiel: Darf Barkeeper auch als Kellner arbeiten?
• Definieren Sie klar: Positions-Restriktionen dokumentieren

Wenn: Zu viele/zu wenige Positionen

• Start mit 5-8 Basis-Positionen
• Später: Spezialisierungen hinzufügen (z.B. "Sommelier")

Wenn: Kunden-Änderungen mit laufenden Events

• Alte Events: Kundenname bleibt erhalten (historisch)
• Neue Events: Nutzen neue Kundendaten
• Bulk-Updates via Admin-Export (falls nötig)

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Tips & Best Practices

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Cross-Links

• Siehe Positions Management Guide für erweiterte Position-Einstellungen
• Siehe Customer Management für CRM-Integration
• Siehe Team Settings für Notification-Details
• Siehe Phase 7 (Roles & Permissions) für Rollen-Hierarchie und Permissions