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Szenario: Mitarbeiter-Onboarding

Szenario: Mitarbeiter-Onboarding

Version: 1.0
Audience: Admin, Expediter
Language: German
Last Updated: 2026-06-02

Trigger

Ein neuer Mitarbeiter wird eingestellt und muss ins System aufgenommen werden.

Duration: 45-60 Minuten
Owner: Admin oder Expediter (mit Admin-Rechten)
Frequency: 1x pro neuer Mitarbeiter

Voraussetzungen

  • ✅ Neue Mitarbeiter-Daten vorhanden (Name, E-Mail, Position/n)
  • ✅ Position(en) existieren bereits im System
  • ✅ Admin hat Zugang zu /admin/data/users

Schritte

Phase 1: Benutzer erstellen (10 min)

  1. Gehe zu User-Management

    • Route: /admin/data/users
    • [+ Neuer Mitarbeiter] klicken

  2. Grunddaten eingeben

    • Vorname, Nachname
    • E-Mail (eindeutig, will für Login & Notifications)
    • Telefon (optional, aber empfohlen)

  3. Team-Rolle zuweisen

    • Rolle: employee (Standard für neue MA)
    • Später ggf. auf supervisor / expediter erhöhen

  4. Speichern

    • Benutzer wird erstellt
    • Willkommens-E-Mail mit "Setzen Sie Ihr Passwort" wird versendet

  5. Checkpoint: E-Mail erhalten?

    • Mitarbeiter hat Willkommens-E-Mail bekommen?
    • Passwort erfolgreich gesetzt?
    • Login möglich?

Phase 2: Mitgliedschaft konfigurieren (15 min)

  1. Mitarbeiter-Membership erstellen

    • Auf User-Details gehen
    • Abschnitt "Team Memberships" → [+ Hinzufügen]

  2. Membership ausfüllen

    • Team auswählen (z.B. "Gastronomie & Events")
    • Positions-Pool: Alle erlaubten Positionen auswählen
      • z.B.: Kellner, Aushilfe, Spülhilfe
    • Hire Date: Heutiges Datum
    • Lock Status: active (grüner Status)

  3. Optional: Kommentar hinzufügen

    • z.B.: "Neu, schnelle Lernerin, good team fit"

  4. Speichern

  5. Checkpoint: Membership aktiv?

    • MA sichtbar in Team-Übersicht?
    • Status: active → kann sich anmelden?

Phase 3: Kommunikation & Orientierung (15 min)

  1. Willkommens-Nachricht versendet

    • Route: /admin/messages/send
    • Empfänger: Neu aufgenommener MA
    • Template: "Willkommen im Team" (oder custom)
    • Inhalte:
      • Überblick Shifty (was ist das?)
      • Link zu Benutzer-Guides
      • Nächste Schritte (Verfügbarkeiten eintragen)

  2. im System Message senden (optional)

    • /admin/messages/send → Direct Message
    • "Hallo [Name], willkommen! Bitte Verfügbarkeit eintragen in Account Settings..."

  3. Supervisor benachrichtigen

    • (Falls zutreffend) Supervisor des MA: Heads-up, dass neuer MA aktiv ist

Phase 4: Verfügbarkeit & erste Einsätze (20 min)

  1. MA anweisen: Verfügbarkeiten eintragen

    • Chat/E-Mail: "Bitte trage deine Verfügbarkeiten im System ein: Account → Verfügbarkeiten"
    • Idealerweise: Nächste 4-6 Wochen

  2. Verfügbarkeiten prüfen (nächsten Tag oder Woche)

    • Admin Calendar öffnen
    • Filter nach neuem MA
    • Sind realistische Felder grün?

  3. Erste Einsätze zuweisen

    • Einfache Events wählen (zuerst: Erfahrung sammeln)
    • Drag-&-Drop auf Schicht
    • Schedule Release durchführen

  4. Onboarding-Buddy oder Mentor zuweisen

    • Falls möglich: Erfahrenen MA mit neuem paaren (erstes Event)
    • Notiz im System hinterlegen

  5. Checkpoint: Erstes Event bestätigt?

    • MA hat Event-Zusage erhalten?
    • MA hat Zusage bestätigt?
    • Erste Schicht im Kalender fest?

Erwartetes Ergebnis

  • ✅ Benutzer im System erstellt
  • ✅ Team Membership konfiguriert (aktiv)
  • ✅ Willkommens-Kommunikation versendet
  • ✅ Verfügbarkeiten eingegeben (oder Plan dafür)
  • ✅ Erste Einsätze zugewiesen
  • ✅ Status: "Einsatzbereit"

Eskalation

Wenn: MA-E-Mail bounced

  • E-Mail-Adresse korrigieren oder MA telefonisch kontaktieren
  • Willkommens-E-Mail manuell erneut versenden

Wenn: Passwort nicht gesetzt (nach 48h)

  • Password-Reset-Link erneut versenden
  • Oder: Temporäres Passwort setzen + Telefonat

Wenn: Verfügbarkeiten unrealistisch (z.B. 0%)

  • MA kontaktieren: "Bist du wirklich nie verfügbar?"
  • Ggf. Availability-Form gemeinsam ausfüllen

Wenn: Zu viele Absagen bei frühen Events

  • Mit MA sprechen: Warum? Falsche Position? Zu stressig?
  • Ggf. Buddy-System verstärken oder Position wechseln

Szenario: Zeiterfassung korrigieren

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Szenario: Mitarbeiter-OnboardingTriggerVoraussetzungenSchrittePhase 1: Benutzer erstellen (10 min)Phase 2: Mitgliedschaft konfigurieren (15 min)Phase 3: Kommunikation & Orientierung (15 min)Phase 4: Verfügbarkeit & erste Einsätze (20 min)Erwartetes ErgebnisEskalationCross-Links