Szenario: Großes Event planen

Version: 1.0
Audience: Expediter, Admin
Language: German
Last Updated: 2026-06-02

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Trigger

Ein Kunde bucht ein großes Event mit 8+ Schichten & mehreren Positionen (z.B. Firmenfeier, Hochzeit, Konzert mit Kellnern, Barkeeper, Security).

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Voraussetzungen

• ✅ Team ist konfiguriert (Positionen, Orte, Kunden definiert)
• ✅ Mitarbeiter haben Verfügbarkeiten eingegeben
• ✅ Verfügbare Mitarbeiter: mind. 20-30% Überkapazität

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Schritte

Phase 1: Event-Struktur planen (1-2 Stunden vor Veröffentlichung)

1. Event anlegen

   • Gehe zu /admin/events/create
   • Kunde auswählen (oder neu anlegen)
   • Standort auswählen
   • Datum + Beginn/Ende setzen (mit 30min Setup/Teardown)
   • Status: Draft

2. Schichten definieren pro Position

   • Beispiel: 5 Kellner + 2 Barkeeper
   • Für jede Position: Start/Ende, Stundensatz, Anzahl
   • Notiz: Dress Code, besondere Anforderungen

3. Checkpoint: Event-Struktur validieren

   • Alle Positionen vorhanden?
   • Stundensätze korrekt?
   • Zeitfenster stimmt mit Kundenanfrage überein?

Phase 2: Mitarbeiter zuweisen (1-2 Stunden)

1. Admin Calendar öffnen

   • Gehe zu /admin/planning/{Event-Datum}
   • Zeige Woche des Events

2. Verfügbarkeiten prüfen

   • Grüne Felder = verfügbar
   • Rote Felder = nicht verfügbar, überspringen
   • Filter nutzen: Position, Qualifikation, Verfügbarkeit

3. Drag & Drop Zuweisung

   • Mitarbeiter auf korrespondierende Schicht ziehen
   • Status wird automatisch auf assigned gesetzt
   • Wiederhole für alle Schichten

4. Checkpoint: Alle Schichten besetzt?

   • Keine leeren Positionen?
   • Qualifikation stimmt (z.B. nur barkeeper-qualifizierte als Barkeeper)?
   • Keine Überbuchung einzelner MA?

Phase 3: Event veröffentlichen

1. Event aktivieren

   • Status von Draft auf Active
   • Verifiziere nochmal: Alle Zeiten, Positionen, MA korrekt

2. Schedule Release erstellen

   • Gehe zu /admin/planning und wähle die Woche
   • Alle Assignments für dieses Event nochmal kontrollieren
   • [Freigeben] klicken
   • System sendet Push + E-Mail an alle MA

3. Checkpoint: Release erfolgreich?

   • Benachrichtigungen versendet (System-Log prüfen)?
   • Alle MA haben Kalender-Datei (.ics) bekommen?

Phase 4: Bestätigungen abholen (2-8 Stunden nach Release)

1. Bestätigungs-Status im Admin Calendar prüfen

   • Grün = bestätigt
   • Orange = ausstehend
   • Rot = abgesagt

2. Ersatz für Absagen finden

   • Wer hat abgesagt?
   • Andere Kandidaten mit gleicher Position verfügbar?
   • Manuell zuweisen, manuell freigeben (für Ersatz)

3. Eskalation: Lücken bei >10% Ausfallquote

   • Expedition/Disponentin benachrichtigen
   • Alternative: Event reduzieren? oder verschieben?

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Erwartetes Ergebnis

• ✅ Event im System angelegt mit allen Schichten
• ✅ Alle Schichten mit Mitarbeitern besetzt
• ✅ Schedule Release versendet
• ✅ 80%+ Bestätigungsquote innerhalb 4h
• ✅ Eventdatum blockiert + Kalender aktuell

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Eskalation

Wenn: Zu wenig Bestätigungen (<50%)

• Kunden kontaktieren: Event verschieben oder Anforderungen reduzieren
• Backup-Mitarbeiter aus anderem Team anfragen (mit Kundenfreigabe)

Wenn: Qualifikationslücke (z.B. kein Barkeeper verfügbar)

• Supervisor: Kann geschulter Kellner als Barkeeper einspringen?
• Alternativ: Externe Barkeeper zum Event hinzubuchen

Wenn: Technisches Problem (Release fehlgeschlagen)

• System-Logs prüfen (/system/logs)
• Manuelle Benachrichtigung per Telefon + Nachricht
• Tech-Support kontaktieren falls Mail-Queue blockiert ist

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Cross-Links

• Siehe Event-Management Guide für detaillierte Event-Konfiguration
• Siehe Schedule-Release Workflow für Release-Prozess
• Siehe Admin Calendar Guide für Drag-&-Drop-Details