Szenario: Monatliche Routine

Version: 1.0
Audience: Expediter
Language: German
Last Updated: 2026-06-02

Trigger

Monatlicher Planungsprozess: Neue Schichten für nächsten Monat anlegen, Verfügbarkeiten sammeln, Zuweisungen erstellen.

Häufigkeit: 1x monatlich
Dauer: 4-6 Stunden gesamt
Owner: Expediter-Team

Events massenhaft anlegen
- Gehe zu /admin/events
- Für jedes Event aus Kundenliste:
  - [+ Neues Event] → Event-Daten + Schichten-Template
  - Status: Draft
- Speichern für Batch-Verarbeitung
Checkpoint: Event-Daten validiert?
- Kundennamen stimmen überein?
- Daten korrekt (kein Typo bei Datum)?
- Schichtanzahl realistisch?

Verfügbarkeits-Reminder versenden
- Gehe zu /admin/messages/send
- Template wählen: "Verfügbarkeitseingabe Monat XYZ"
- Alle aktiven MA auswählen (lockedAt = null)
- Frist setzen: 7 Tage
System sendet automatisch:
- Push-Benachrichtigung
- E-Mail mit Link zu /account/availabilities

Admin Calendar öffnen für Wochen 1-4 des Monats
- /admin/planning/{Monatsbeginn}
Pro Event systematisch vorgehen:
- Verfügbarkeiten prüfen (Filter: "verfügbar in dieser Woche")
- Beste Kandidaten per Drag-&-Drop auf Schichten
- Status wird automatisch assigned
Bei Fehlzuweisungen:
- Manuelle Suche: /admin/data/users
- Alternativ: Event-Anforderungen reduzieren
Checkpoint: Zuweisung komplett?
- Alle Schichten des Monats gefüllt?
- Keine Konflikte (1 MA gleichzeitig in 2 Events)?
- Qualifikation passt zu Position?

Pro Woche einen Release erstellen:
- /admin/planning → Woche auswählen
- [Freigeben] klicken
- System versendet Push + E-Mail + .ics
Nach jedem Release:
- Bestätigungsquote tracken
- Absagen bearbeiten
- Ersatz 24h vorher zuweisen

Wenn <80% Bestätigung:
- Ersatz-Kandidaten identifizieren
- Manuell zuweisen + manuell freigeben
Kritische Events:
- Notfalls doppelte Bestätigung einholen (Telefon)
- oder Event reduzieren

Wenn: <70% Verfügbarkeitseingaben bis Mittwoch

Wenn: Events zu 50%+ ohne Zuweisungen

Wenn: Bestätigungsquote <75% nach Release