Szenario: Last-Minute Änderungen

Version: 1.0
Audience: Expediter, Admin (kurzfristig)
Language: German
Last Updated: 2026-06-02

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Trigger

Kurzfristige Änderungen am bereits veröffentlichten Schedule:

• Mitarbeiter sagt Event in <24h ab
• Kundenänderung (mehr/weniger MA braucht)
• Notfall-Event (<12h vor Start)

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Voraussetzungen

• ✅ Event bereits im System (Status active)
• ✅ Schedule Release bereits versendet (MA haben Benachrichtigung)
• ✅ Zeitpuffer vor Event: <24h (das ist "last-minute")

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Schritte

Szenario A: Mitarbeiter sagt ab

1. Absage erhalten (per Telefon, Chat, oder System)

   • Betroffener MA: [Name]
   • Betroffenes Event: [Event-Name, Datum, Uhrzeit]
   • Grund: Sick, persönlich, andere Absage

2. System aktualisieren

   • Admin Calendar öffnen: /admin/planning/{Datum}
   • MA auf betroffener Schicht suchen
   • Rechtsklick → Absage registrieren (Status: canceled)
   • Grund auswählen (z.B. "employee_sick")

3. Ersatz finden

   • Wenn >6h Zeit: Neue Kandidaten mit Filter ("verfügbar, Position XYZ")
   • Wenn <6h Zeit: Direktes Telefonat mit Backup-Pool

4. Checkpoint: Ersatz bestätigt?

   • Neuer MA hat Position-Qualifikation?
   • Zeitstoß bestätigt (auch wenn kurzfristig)?
   • Kaum andere Events zum gleichen Zeitpunkt?

5. Ersatz-MA benachrichtigen

   • Wenn manuell zugewiesen: Telefon + Direct-Message
   • System versendet Push+E-Mail automatisch
   • .ics Datei wird aktualisiert

6. Kunden informieren?

   • Bei Critical Event: "Eine kleine Änderung im Team-Setup" → Kalt genau gleiche Position
   • Routine E: Nicht notwendig (interne Adjustment)

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Szenario B: Kurzfristiges Notfall-Event

1. Anfrage erhalten (Kunde, <12h)

   • Datum/Zeit: Morgen 18:00 Uhr
   • Bedarf: 3 Kellner
   • Budget: Standard oder Nacht-Zuschlag?

2. Event erstellen (expedited)

   • /admin/events/create (oder duplizieren ähnlich Event)
   • Status direkt: Active (nicht Draft!)
   • Speichern (automatisch in System sichtbar)

3. Verfügbare suchen

   • Admin Calendar: Morgen zeigen
   • Filter: "zeitlich frei, Position Kellner"
   • 5-10 Kandidaten rauspicken

4. Direkte Telefon-Abfrage

   • "Anna, 3h Einsatz morgen ab 18:00, Interesse?"
   • Pro "Ja": Gleich im System zuweisen (Admin Calendar Drag&Drop)
   • System sendet automatisch Push+E-Mail

5. Checkpoint: 3 Zusagen erhalten?

   • Ja: → Weiter zu Schritt 6
   • Nein (nur 2 Zusagen): → Alternate Event-Anforderung (2 statt 3) oder absagen

6. Schedule Release (Notfall-Express)

   • Alle 3 Zuweisungen nochmal prüfen
   • [Release] klicken
   • Automatische Benachrichtigungen versendet
   • Fertig: Event in Echtzeit live

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Szenario C: Kundenänderung (mehr/weniger MA)

Kunde: "Brauchen doch 1 Kellner mehr"

1. Event in Admin Calendar ändern

   • Schicht suchen: "5 Kellner" → Berechtigungen erweitern
   • [+ Schicht hinzufügen] für zusätzlichen Kellner
   • Oder existierende Schicht: Anzahl von 5 → 6 erhöhen

2. Wird automatisch aktualisiert?

   • Wenn bereits released: MA erhalten Update-Benachrichtigung
   • Falls noch nicht released: Release mit neuer Schicht durchführen

3. Neuen MA zuweisen → Telefon oder Calendar

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Erwartetes Ergebnis

• ✅ Absage registriert, Status aktualisiert
• ✅ Ersatz zugewiesen (wenn nötig)
• ✅ MA alle informiert (Push+E-Mail)
• ✅ Kunden informiert (bei Bedarf)
• ✅ Event läuft am Planning wie geplant

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Eskalation

Wenn: Kein Ersatz verfügbar (<3h vor Event)

• Supervisor informieren: Event-Anforderung reduzieren?
• Oder: Kunde absagen + Gutschrift für nächstes Event

Wenn: Kunde ändert Anforderung immer wieder

• Dokumentieren (CRM-Notiz)
• Ab nächstem Monat: Klausel "Änderungen bis 48h vorher" setzen

Wenn: Notfall-Event-Quoten zu hoch (>2x pro Woche)

• Mit Kunden-Kontakt sprechen: Bessere Planung im Voraus nötig
• Evtl. Notfall-Zuschlag einführen

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Tempo-Tipps

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Cross-Links

• Siehe Admin Calendar Guide für Drag-&-Drop & Status-Changes
• Siehe Event-Management für schnelle Event-Erstellung
• Siehe Last-Minute Problem-Lösungen für Konflikte & Eskalation