Szenario: Zeiterfassung korrigieren

Version: 1.0
Audience: Admin, Expediter
Language: German
Last Updated: 2026-06-02

---

Trigger

Eine Zeiterfassung ist unvollstaendig, offensichtlich falsch oder widerspricht dem geplanten Einsatz. Beispiele: fehlender Check-out, falsche Dauer, falsches Event oder doppelte Eintraege.

Haeufigkeit: Woechentlich
Dauer: 10-20 Minuten pro Fall
Owner: Admin-Team

---

Diagnose

1. Betroffenen Datensatz identifizieren

   • Gehe zu /admin/time-records
   • Suche nach Person, Datum oder Event
   • Pruefen: Startzeit, Endzeit, Pausen, zugeordnetes Event

2. Soll-Ist-Abgleich herstellen

   • Event-Planung im Kalender oeffnen
   • Assignment und geplante Schicht danebenlegen
   • Kommunikationsverlauf pruefen: Gab es Last-Minute-Aenderungen?

3. Fehlertyp klassifizieren

   • Check-in vorhanden, Check-out fehlt?
   • Dauer unplausibel (z. B. 14h statt 6h)?
   • Falsches Event oder falsche Person zugeordnet?
   • Doppelte Zeiterfassung vorhanden?

---

Schritte

1. Beleglage sichern

   • Vor Aenderung Screenshot oder Notiz des Originalzustands festhalten
   • Falls notwendig Rueckfrage bei Einsatzleitung oder Person stellen

2. Korrektur im System vorbereiten

   • Richtige Schichtdaten aus dem Admin Calendar uebernehmen
   • Pausenregel und Team-Kontext beachten

3. Korrektur ausfuehren

   • Fehlende Zeit ergaenzen oder falschen Eintrag berichtigen
   • Doppelte Eintraege bereinigen
   • Begruendung intern dokumentieren

4. Entscheidungsfork anwenden

   • Wenn die reale Arbeitszeit nicht sicher belegbar ist, dann erst Rueckfrage einholen und Eintrag bis zur Klaerung markieren.
   • Wenn die reale Arbeitszeit eindeutig aus Event, Kommunikation und Verantwortlichenbestaetigung hervorgeht, dann Korrektur direkt abschliessen.

5. Abrechnungsrelevanz pruefen

   • Pruefen, ob die Aenderung Auswirkungen auf Stunden oder Verguetung hat
   • Bei groesseren Abweichungen zustaendige Admin-Person informieren

6. Checkpoint: Datensatz sauber?

   • Start- und Endzeit plausibel?
   • Event-Zuordnung korrekt?
   • Keine Dublette mehr vorhanden?
   • Korrekturgrund nachvollziehbar dokumentiert?

---

Erwartetes Ergebnis

• ✅ Die Zeiterfassung entspricht dem tatsaechlichen Einsatz
• ✅ Abrechnungsrelevante Daten sind konsistent
• ✅ Offene Rueckfragen sind dokumentiert oder geklaert
• ✅ Es bleibt nur ein gueltiger Datensatz pro Einsatz stehen

---

Eskalation

Wenn: Person und Einsatzleitung widerspruechliche Angaben machen

• Fall nicht sofort finalisieren
• Admin-Verantwortliche Person zur Entscheidung einbinden

Wenn: Korrektur Payroll oder Monatsabschluss betrifft

• Aenderung sofort markieren und priorisieren
• Abschlusslauf nur mit geklaerten Datensaetzen freigeben

Wenn: Mehrere Datensaetze desselben Tages betroffen sind

• Musterfehler vermuten
• Weitere Eintraege derselben Person oder desselben Events querpruefen

---

Praevention

• Check-in/Check-out-Prozess regelmaessig kommunizieren
• Vor Monatsabschluss Plausibilitaetspruefung fuer Ausreisser laufen lassen
• Last-Minute-Aenderungen immer im Kalender und in Kommunikation sauber nachziehen

---

Cross-Links

• Siehe Developer Cheatsheet fuer API- und Datenmuster
• Siehe Field Reference fuer Kernfelder in Zeit- und Assignment-Daten
• Siehe Last-Minute-Aenderungen fuer kurzfristige Einsatzkorrekturen