Nachrichten senden

Zielgruppe: Administratoren, Expedienten
Bereich: Nachrichten

Überblick

Über das Nachrichtensystem können Sie individuelle oder Gruppen-Nachrichten direkt an Mitarbeiter senden. Nachrichten werden per E-Mail übermittelt und können optional auch als Push-Benachrichtigung zugestellt werden. Für häufig verwendete Texte stehen Vorlagen zur Verfügung.

Nachricht senden

flowchart TD
    A([Bereich 'Nachrichten' öffnen]) --> B[Klick auf 'Neue Nachricht']
    B --> C[Empfänger auswählen: einzelne Mitarbeiter oder 'Alle']
    C --> D[Betreff eingeben]
    D --> E{Vorlage verwenden?}
    E -- Ja --> F[Vorlagen-Leiste öffnen und Vorlage auswählen]
    F --> G{Einfügen oder Ersetzen?}
    G -- Einfügen --> H[Vorlage wird ans Ende des Textes angefügt]
    G -- Ersetzen --> I[Vorlageninhalt ersetzt den aktuellen Text]
    H --> J[Text im Editor anpassen]
    I --> J
    E -- Nein --> J
    J --> K{Personalisierungs-Platzhalter verwenden?}
    K -- Ja --> L["Platzhalter wie {{Vorname}} direkt im Text eintippen"]
    K -- Nein --> M{Anhänge hinzufügen?}
    L --> M
    M -- Ja --> N[Dateien hochladen: PDF oder Bilder, max. 3 MB]
    N --> O{Push-Benachrichtigung?}
    M -- Nein --> O
    O -- Ja --> P[Checkbox 'Als Push-Benachrichtigung senden' aktivieren]
    O -- Nein --> Q[Checkbox deaktiviert lassen]
    P --> R[Klick auf 'Nachricht senden']
    Q --> R
    R --> S([Nachricht wird je Empfänger personalisiert zugestellt])

Schritt für Schritt

1. Bereich öffnen

Navigieren Sie zu Nachrichten im Administrationsbereich.

2. Neue Nachricht

Klicken Sie auf Neue Nachricht.

3. Empfänger auswählen

• Einzelpersonen: Namen in der Empfänger-Suche eintippen und auswählen
• Alle Mitarbeiter: Option „Alle" wählen – die Nachricht geht an alle aktiven Teammitglieder

4. Betreff und Text verfassen

Tragen Sie einen Betreff ein und schreiben Sie den Nachrichtentext im Editor. Der Editor unterstützt Formatierungen wie Fett, Kursiv, Listen und Links.

5. Vorlage verwenden (optional)

Klicken Sie auf Vorlagen in der Seitenleiste, um gespeicherte Textvorlagen anzuzeigen. Sie können eine Vorlage:

• Einfügen – der Vorlagentext wird ans Ende Ihrer Nachricht angefügt
• Ersetzen – der Vorlagentext ersetzt den aktuellen Inhalt vollständig

Anschließend können Sie den Text beliebig anpassen.

6. Platzhalter für Personalisierung (optional)

Platzhalter werden beim Versand automatisch durch die Daten des jeweiligen Empfängers ersetzt:

Beispiel: Hallo {{Vorname}}, dein nächster Einsatz...
Jeder Empfänger erhält eine individuell adressierte E-Mail.

7. Anhänge (optional)

Laden Sie PDFs oder Bilder hoch (max. 3 MB pro Datei). Anhänge werden als E-Mail-Anhänge mitgeschickt.

8. Push-Benachrichtigung (optional)

Aktivieren Sie „Als Push-Benachrichtigung senden", damit Mitarbeiter zusätzlich zur E-Mail eine Benachrichtigung auf ihrem Gerät erhalten (sofern Push aktiviert ist).

9. Senden

Klicken Sie auf Nachricht senden. Jeder Empfänger erhält eine separate, ggf. personalisierte E-Mail.

Vorlagen verwalten

Vorlagen sind wiederverwendbare Textbausteine, die vom ganzen Admin-Team genutzt werden können.

Vorlage erstellen

1. Öffnen Sie die Vorlagen-Seitenleiste
2. Klicken Sie auf + Neue Vorlage
3. Geben Sie einen Namen und den Vorlagentext ein (Platzhalter sind erlaubt)
4. Klicken Sie auf Speichern

Vorlage bearbeiten oder löschen

Klicken Sie auf eine bestehende Vorlage und wählen Sie Bearbeiten oder Löschen.

Gesendete Nachrichten

Im Reiter Verlauf sehen Sie alle gesendeten Nachrichten mit Empfängern, Betreff und Sendezeitpunkt. Eine nachträgliche Bearbeitung gesendeter Nachrichten ist nicht möglich.

Häufige Fragen

Können Mitarbeiter auf Nachrichten antworten?
Nein. Das System ist für ausgehende Kommunikation gedacht. Antworten kommen als normale E-Mail an die Absenderadresse.

Was passiert, wenn ein Platzhalter für einen Mitarbeiter keine Daten hat?
Der Platzhalter bleibt leer (kein Text, kein Fehler). Beispiel: kein Standort hinterlegt → {{Office}} wird durch einen leeren String ersetzt.

Wer kann Nachrichten senden?
Administratoren und Expedienten. Mitarbeiter und Supervisoren haben keinen Zugriff auf die Nachrichtenfunktion.