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Workflow: Schedule Release (Dienstplan veröffentlichen)
Workflow: Schedule Release (Dienstplan veröffentlichen)
Dieser Leitfaden erklärt den Schedule Release Prozess — wie geplante Dienstpläne veröffentlicht und Mitarbeiter über ihre Zuweisungen benachrichtigt werden.
Übersicht
flowchart TD
A[Admin öffnet Schedule Releases] --> B{Team-Einstellung?}
B -->|Wöchentlich| C[Aktuelle Woche Mo–So auswählen]
B -->|Monatlich| D[Vollständigen Monat auswählen]
C --> E[Events und Mitarbeiter im Zeitraum prüfen]
D --> E
E --> F[Veröffentlichen]
F --> G[Alle Zuweisungen: zugewiesen → veröffentlicht]
G --> H[Push + E-Mail an alle Mitarbeiter]
H --> I[Mitarbeiter bestätigen]Wann: Nachdem Mitarbeiter zugewiesen wurden (nach Schritt 3 des Event-Workflows)
Rolle: Admin, Expediter
Wöchentlich vs. Monatlich
Dein Team arbeitet in einem der beiden Modi (konfiguriert unter Admin → Team-Einstellungen):
| Merkmal | Wöchentlich | Monatlich |
|---|---|---|
| Zeitraum pro Release | 7 Tage (Mo–So) | Ganzer Monat |
| Häufigkeit | Jede Woche | Einmal pro Monat |
| Planungsvorlauf | 1–2 Wochen | 2–4 Wochen |
| Mitarbeiter-Übersicht | Eine Woche | Ganzer Monat |
Schritt-für-Schritt: Schedule Release erstellen
Route: Admin Kalender → Menü „Schedule Releases"
1. Übersicht öffnen
Unter „Schedule Releases" siehst du alle bisherigen Releases mit Status (Entwurf / Veröffentlicht).
2. Neuen Release erstellen
[+ Neuer Release] klicken:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Typ | Wöchentlich oder Monatlich (aus Team-Einstellung) |
| Von | Startdatum des Zeitraums |
| Bis | Enddatum des Zeitraums |
Das System zeigt automatisch:
- Anzahl betroffener Events
- Anzahl betroffener Mitarbeiter
- Liste der Events im Zeitraum
3. Prüfen & veröffentlichen
- Events und Mitarbeiter-Liste überprüfen
- [Erstellen & Veröffentlichen] klicken
- Sicherheitsabfrage: „{N} Mitarbeiter werden benachrichtigt — Fortfahren?"
- [Ja, veröffentlichen] bestätigen
Ergebnis:
- ✅ Alle relevanten Zuweisungen sind jetzt „Veröffentlicht"
- ✅ Push-Notifications werden versendet
- ✅ E-Mails mit Dienstplan werden versendet
Was Mitarbeiter erhalten
Push-Notification
🔔 Neuer Dienstplan verfügbar
Dein Dienstplan für KW 25 ist jetzt verfügbar.
Du hast 1 neue Zuweisung. → [Ansehen]Betreff: Dienstplan KW 25 (15.–21.06.2026)
Hallo Max,
dein Dienstplan für die Woche 15.–21.06.2026 ist verfügbar:
Samstag, 15.06.2026
── Event: Hochzeit Müller
── Position: Kellner
── Zeit: 14:00–02:00 Uhr
── Ort: Hotel Sunshine, Dresden
Bitte bestätige deine Zuweisung bis 10.06.2026.
[Dienstplan ansehen] [Zuweisung bestätigen]Wöchentlicher Empfehlungsplan
Montag: Verfügbarkeits-Erinnerung automatisch versendet
Dienstag: Events für nächste Woche planen + Mitarbeiter zuweisen
Mittwoch: Schedule Release für nächste Woche veröffentlichen
Donnerstag: Mitarbeiter bestätigen Zuweisungen
Freitag: Erinnerungen an nicht bestätigte Mitarbeiter senden
Wochenende: Finale Kontrolle, Absagen nachbearbeitenHäufige Fehler & Lösungen
| Problem | Lösung |
|---|---|
| Keine Mitarbeiter im Release | Zuerst Mitarbeiter den Events zuweisen (Schritt 3) |
| Überlappung mit bestehendem Release | Bestehenden Release überprüfen oder Zeitraum anpassen |
| Mitarbeiter hat keine Push-App | E-Mail wird als Fallback versendet |
Bestätigungsstatus überwachen
Unter Admin Kalender → Event → Tab „Zuweisungen" siehst du:
- Wie viele Mitarbeiter bestätigt haben
- Wer noch aussteht → [Erinnerung senden]