Workflow: Schicht-Zuweisung (Detail)

Dieser Leitfaden erklärt alle drei Methoden zur Mitarbeiterzuweisung: Drag & Drop, Bulk-Zuweisung und System-Vorschlag (Auto-Suggest).

Überblick der Methoden

flowchart TD
    A[Schicht muss besetzt werden] --> B{Welche Methode?}

    B -->|Schnell, visuell| C[Drag & Drop]
    B -->|Viele Schichten gleichzeitig| D[Bulk-Zuweisung]
    B -->|Mitarbeiter hat sich beworben| E[Bewerbungs-basiert]

    C --> F[Mitarbeiter auf Schicht ziehen]
    D --> G[Event + Position auswählen, Liste bestätigen]
    E --> H[Hervorgehobene Bewerber auswählen]

    F --> I[System prüft Konflikte]
    G --> I
    H --> I
    I --> J[Zuweisung erstellt]

Zugriff: Admin Kalender → /admin/planning
Rolle: Admin, Expediter

Methode 1: Drag & Drop

Vorbereitung

Im Admin Kalender → Timeline-Ansicht öffnen.

Rechts oben zeigt das Nicht-zugewiesen-Panel alle Schichten, die noch Mitarbeiter benötigen:

NICHT ZUGEWIESEN:
═══════════════════════════════════
📅 Hochzeit Müller (Sa, 19.04.)
   Schloss Pillnitz · 18:00–02:00
   ● Kellner (3/12 zugewiesen)
   ● Barkeeper (0/3 zugewiesen)

Zuweisung per Drag & Drop

1. Schicht-Block im Panel anklicken und halten
2. Auf den Mitarbeiter in der Timeline ziehen
3. Grüne Markierung = Zuweisung möglich
4. Loslassen → Bestätigungsdialog erscheint
5. Position ggf. anpassen → [Schicht zuweisen]

Was das System automatisch prüft

• ✅ Mitarbeiter ist an dem Tag verfügbar (keine andere Schicht)
• ✅ Mitarbeiter hat die benötigte Position (z.B. Kellner)
• ✅ Keine Zeitüberschneidung mit anderen Assignments
• ⚠️ Warnung wenn keine Verfügbarkeit hinterlegt

Farbcodes im Kalender

Methode 2: Bulk-Zuweisung

Optimal für große Events mit vielen Mitarbeitern der gleichen Rolle.

Ablauf

1. Event öffnen → [Bulk-Zuweisung] Tab
2. Position wählen (z.B. Kellner — 12 benötigt)
3. System zeigt empfohlene verfügbare Mitarbeiter:

EMPFOHLEN (System-Vorschlag, 12):
✓ Max Müller (verfügbar, keine Konflikte)
✓ Anna Schmidt (verfügbar)
✓ Tom Weber (verfügbar)
... weitere Mitarbeiter

NICHT VERFÜGBAR:
✗ Mark Hoffmann (Krank)
✗ Julia Peters (Urlaub)
✗ David Lang (anderer Shift: 18–23h)

4. Auswahl anpassen (aktivieren/deaktivieren)
5. [Alle empfohlenen auswählen] oder manuell
6. [Zuweisung bestätigen]

Wann eignet sich Bulk?

• Event mit 10+ Mitarbeitern gleicher Rolle
• Schnelle Besetzung ohne visuelle Planung
• Wenn System-Vorschlag passend ist

Methode 3: Bewerbungs-basiert

Mitarbeiter können sich über die App auf Events bewerben (Route /events oder /schedule). Diese Bewerbungen sind im Admin Kalender hervorgehoben.

Erkennbar an

• 🙋 Symbol beim Mitarbeiter in der Timeline für den Event-Tag
• Tab „Bewerbungen" im Event-Detail

Zuweisen

1. Event öffnen → Tab „Bewerbungen"
2. Bewerbungen mit Mitarbeiter-Info und Präferenz-Schichten sehen
3. Direkt [Zuweisen] für gewünschte Mitarbeiter klicken

Wichtig: Es gibt keine „Annehmen/Ablehnen"-Funktion. Admins weisen direkt zu oder ignorieren die Bewerbung.

Supervisor-Markierung

Einen Mitarbeiter als Projektleiter (Supervisor) markieren:

1. Zuweisung öffnen (Klick auf zugewiesenen Block im Kalender)
2. ☑ „Als Projektleiter zuweisen" aktivieren
3. Speichern

Der Supervisor sieht in der App zusätzlich:

• Vollständige Mitarbeiterliste für das Event
• Kontaktdaten der Kollegen

Häufige Probleme

Verwandte Dokumentation

• Workflow: Event anlegen
• Workflow: Schedule Release
• Workflow: Bewerbungs-Processing