Workflow: Event anlegen bis Mitarbeiter zuweisen

Dieser Leitfaden beschreibt den kompletten Planungsprozess — von der Eventanfrage bis zur bestätigten Mitarbeiter-Zuweisung. Enthält auch die Event-Duplizierung für wiederkehrende Veranstaltungen.

Übersicht

flowchart TD
    A[Kundenanfrage eingeht] --> B[Event im System anlegen]
    B --> C[Schichten definieren]
    C --> D[Mitarbeiter zuweisen]
    D --> E[Schedule Release veröffentlichen]
    E --> F[Mitarbeiter bestätigen]
    F --> G{Alle bestätigt?}
    G -->|Ja| H[Event bereit ✅]
    G -->|Nein| I[Erinnerungen senden]
    I --> F

    subgraph Duplikation["Alternative: Event duplizieren"]
        J[Bestehendes Event] --> K[Event duplizieren]
        K --> L[Datum & Details anpassen]
        L --> D
    end

Typischer Zeitrahmen: 4 Wochen vor Eventdatum
Rolle: Admin, Expediter

Schritt 1: Event anlegen

Route: Admin Kalender /admin/planning → Button [+ Neues Event]

Formular ausfüllen:

Speichern → Event erscheint im Kalender mit Status „Entwurf".

ℹ️ Voraussetzungen: Kunde, Location und Positionen müssen in den Stammdaten bereits angelegt sein.

Schritt 2: Schichten (Shifts) definieren

Route: Event öffnen → Tab „Schichten"

Für jede benötigte Rolle eine Schicht erstellen:

1. Schicht-Button klicken [+ Neue Schicht]
2. Felder ausfüllen:
   • Position (z.B. Kellner, Barkeeper)
   • Von / Bis (Uhrzeiten)
   • Anzahl Mitarbeiter (wie viele dieser Rolle benötigt)
   • Pause (Minuten)
   • Beschreibung (optional, für Mitarbeiter sichtbar)
3. Speichern

Beispiel (Hochzeit mit 120 Gästen):

Schicht 1: Kellner, 14:00–02:00, 5 Mitarbeiter, 30 Min Pause
Schicht 2: Barkeeper, 17:00–02:00, 2 Mitarbeiter, 30 Min Pause
Schicht 3: Manager/Supervisor, 14:00–03:00, 1 Mitarbeiter

Schritt 3: Mitarbeiter zuweisen

Variante A: Drag & Drop (empfohlen)

Route: Admin Kalender → Timeline-Ansicht

1. Nicht zugewiesene Schichten erscheinen links im Panel
2. Schicht-Block auf den gewünschten Mitarbeiter ziehen
3. System prüft automatisch:
   • ✅ Mitarbeiter verfügbar (kein Konflikt)
   • ✅ Position passend
   • ✅ Keine Überschneidungen
4. Bestätigungsdialog erscheint → [Schicht zuweisen] klicken

Variante B: Bulk-Zuweisung

Für große Events mit vielen Mitarbeitern der gleichen Rolle:

1. Event öffnen → [Bulk-Zuweisung]
2. Position auswählen (z.B. Kellner)
3. System zeigt empfohlene verfügbare Mitarbeiter
4. Auswahl anpassen → [Zuweisung bestätigen]

Variante C: Über Bewerbungen

Mitarbeiter die sich auf das Event beworben haben, sind im Kalender hervorgehoben (🙋). Diese können bevorzugt zugewiesen werden.

ℹ️ Es gibt keine separate Annehmen/Ablehnen-Funktion für Bewerbungen — Admins weisen direkt zu.

Schritt 4: Schedule Release veröffentlichen

Route: Admin Kalender → „Schedule Releases"

1. Neuen Release erstellen für den gewünschten Zeitraum
2. Das System zeigt alle betroffenen Events und Mitarbeiter
3. [Erstellen & Veröffentlichen] klicken
4. Bestätigung: „{N} Mitarbeiter werden benachrichtigt"

Ergebnis: Alle Mitarbeiter erhalten Push-Notification + E-Mail mit ihrem Dienstplan.

Schritt 5: Mitarbeiter bestätigen Zuweisung

Mitarbeiter erhalten:

• 🔔 Push-Notification: „Neuer Dienstplan verfügbar"
• 📧 E-Mail mit Schichtdetails und Bestätigungslink

Sie bestätigen über die App unter /schedule oder /dashboard.

Admin-Übersicht: Im Event-Detail ist der Bestätigungsstatus sichtbar (z.B. „6/8 bestätigt").

Erinnerungen senden

Falls Mitarbeiter nicht bestätigen:

• Event öffnen → Tab „Zuweisungen"
• Filter: „Nicht bestätigt"
• [Erinnerung senden] an ausgewählte Mitarbeiter

Event duplizieren (WORKFLOW-09)

Für wiederkehrende Events (gleiche Location, gleiche Besetzungsstruktur):

1. Bestehendes Event öffnen
2. [Duplizieren] klicken
3. Neues Datum wählen (+ optional Name/Kunde anpassen)
4. Wichtig: Mitarbeiter werden nicht dupliziert — Schichten schon

Das neue Event enthält dieselben Schichten — Zuweisung muss neu erfolgen (Schritt 3).

Häufige Fehler & Lösungen

Rollenstufig: Wer kann was?

Verwandte Dokumentation

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