Reporting und Statistiken
Reporting und Statistiken
Shifty bietet umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten für Arbeitsstunden, Einsätze und Zeiterfassungen. Dieser Guide erklärt alle verfügbaren Reports und wie du sie nutzt.
Überblick: Verfügbare Reports
Als Admin stehen dir folgende Auswertungsbereiche zur Verfügung:
| Bereich | Navigation | Was du siehst |
|---|---|---|
| Mitarbeiter-Statistiken | Admin → Statistiken | Arbeitsstunden, Einsätze, Verfügbarkeiten pro Mitarbeiter |
| Zeiterfassungs-Reports | Admin → Zeiterfassung | Ein-/Ausstempel-Zeiten, Monatsübersicht (wenn aktiviert) |
| Veranstaltungs-Auswertung | Admin → Veranstaltungen | Besetzungsübersicht pro Event |
Mitarbeiter-Statistiken
Zum Statistik-Bereich navigieren
- Klicke in der Seitenleiste auf Admin
- Wähle Statistiken
Was du in den Statistiken siehst
- Arbeitsstunden — wie viele Stunden hat ein Mitarbeiter in einem Zeitraum gearbeitet?
- Einsätze — wie oft wurde ein Mitarbeiter eingeplant?
- Verfügbarkeiten — wie häufig und wann hat der Mitarbeiter Verfügbarkeiten eingetragen?
- Positionen — bei welchen Positionen/Funktionen wurde der Mitarbeiter eingesetzt?
Filter nutzen
Die Statistiken können gefiltert werden nach:
- Zeitraum — Woche, Monat, individueller Datumsbereich
- Mitarbeiter — einzelne Person oder alle
- Position — bestimmte Funktion auswählen
- Veranstaltung — Einsatz bei einem bestimmten Event
Zeiterfassungs-Reports (wenn aktiviert)
Voraussetzung: Die Zeiterfassung muss als Team-Feature aktiviert sein. Falls der Bereich nicht sichtbar ist, wende dich an das Entwicklerteam.
Zeiterfassungen einsehen
- Navigiere zu Admin → Zeiterfassung
- Filtere nach Zeitraum und Mitarbeiter
- Du siehst eine vollständige Liste aller Ein- und Ausstempel-Einträge
Monatliche Übersicht
Für eine übersichtliche Monatsauswertung:
- Setze den Filter auf den gewünschten Monat
- Die Übersicht zeigt alle Mitarbeiter mit ihren Gesamtstunden
Daten exportieren
Für externe Auswertungen (z. B. Lohnbuchhaltung, Excel-Tabellen) kannst du Daten exportieren:
- Öffne den gewünschten Report-Bereich (Statistiken oder Zeiterfassung)
- Setze deine Filter (Zeitraum, Mitarbeiter)
- Klicke auf Exportieren (oder äquivalenten Button)
- Wähle das Format (CSV oder Excel, je nach verfügbaren Optionen)
- Datei wird heruntergeladen
Hinweis: Nicht alle Export-Funktionen sind in jeder Team-Konfiguration verfügbar. Falls der Export-Button fehlt, wende dich an das Entwicklerteam.
Monatsabschluss
Der Monatsabschluss sperrt den vergangenen Monat für Änderungen und markiert ihn als final ausgewertet.
Wann führe ich den Monatsabschluss durch?
Typischerweise in den ersten Arbeitstagen des neuen Monats, nachdem:
- Alle Timeerfassungen des vergangenen Monats geprüft und genehmigt sind
- Korrekturen durchgeführt wurden
Monatsabschluss ausführen
- Navigiere zu Admin → Zeiterfassung (oder zu einem dedizierten „Abschluss"-Bereich)
- Wähle den abzuschließenden Monat
- Prüfe: Gibt es noch offene / nicht genehmigte Zeiterfassungen?
- Falls ja: Genehmige oder kläre diese zuerst
- Klicke auf Monatsabschluss (oder äquivalent)
- Bestätige
Nach dem Abschluss sind Änderungen an diesem Monat gesperrt (kann je nach Konfiguration durch Admin oder Developer rückgängig gemacht werden).
Logs und Audit
Für technische Systemlogs (z. B. Login-Protokolle, API-Anfragen) ist die Developer-Section zuständig — diese liegt außerhalb des Admin-Zugriffs.
Für operative Auswertungen (wer war wann eingeplant, wer hat was geändert) nutze die Statistiken und Zeiterfassungs-Reports.
Häufige Fragen (FAQ)
Welche Statistiken kann ich als Admin einsehen?
Alle Mitarbeiter-Statistiken des Teams: Arbeitsstunden, Einsatzhäufigkeit, Positionen und Verfügbarkeiten. Die Statistiken sind gesamttransparent — du siehst alle Mitarbeiter, nicht nur dein „zugewiesenes" Team.
Wie exportiere ich Arbeitszeitnachweise?
Navigiere zu Admin → Zeiterfassung, setze den Monats-Filter und klicke auf Exportieren. Wähle CSV oder Excel. Die Datei enthält alle Ein-/Ausstempel-Zeiten im gefilterten Zeitraum.
Kann ich Statistiken für einen langen Zeitraum (z. B. ein ganzes Jahr) exportieren?
Ja, sofern der Datumsbereich-Filter entsprechend gesetzt wird. Bei großen Zeiträumen kann der Export etwas länger dauern.
Was passiert wenn ich vergesse den Monatsabschluss zu machen?
Der Monat bleibt weiter bearbeitbar — es gibt keine automatische Sperre. Du kannst den Abschluss auch später nachholen. Für die Lohnbuchhaltung ist jedoch ein zeitnaher Abschluss empfohlen.
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