Benutzerverwaltung — Nutzer anlegen, Rollen zuweisen und verwalten
Benutzerverwaltung — Nutzer anlegen, Rollen zuweisen und verwalten
Als Admin bist du für die Verwaltung aller Benutzeraccounts zuständig. Dieser Guide erklärt den vollständigen Prozess: vom Anlegen neuer Mitarbeiter bis zum Offboarding.
Zur Benutzerverwaltung navigieren
- Klicke in der Seitenleiste auf Admin
- Wähle Daten → Benutzer
Du siehst eine Liste aller Benutzer deines Teams mit ihrem jeweiligen Status und ihrer Rolle.
Neuen Benutzer anlegen (Onboarding)
Schritt-für-Schritt
- Klicke auf Neuen Benutzer anlegen (Plus-Button oder äquivalent)
- Fülle das Formular aus:
Pflichtfelder:
- Vorname und Nachname
- E-Mail-Adresse — wird für den Login und alle Benachrichtigungen verwendet
- Team-Rolle — Welche Rolle erhält der neue Mitarbeiter? (siehe unten)
Optionale Felder:
- Telefonnummer — für Kontaktzwecke
- Geburtsdatum
- Adresse / weitere Kontaktdaten
- Notizen — interne Anmerkungen
- Klicke Speichern — der Account wird angelegt
Account-Einladung
Je nach Team-Konfiguration erhält der neue Nutzer automatisch eine Einladungs-E-Mail mit einem Link zum Einrichten seines Passworts — oder du musst ihm das Login manuell mitteilen. Prüfe die Konfiguration mit deinem Entwicklerteam.
Team-Rollen — Übersicht
Beim Anlegen eines Benutzers weist du ihm eine Team-Rolle zu. Diese bestimmt, was er in Shifty sehen und tun kann:
| Rolle | Zugriff | Wann vergeben |
|---|---|---|
| Employee | Nur eigene Daten, Kalender, Veranstaltungen ansehen | Standardrolle für alle Mitarbeiter ohne Verwaltungsaufgaben |
| Supervisor | Zusätzlich: Admin → Veranstaltungen + Zeiterfassung | Mitarbeiter die Zeiterfassungen genehmigen oder Event-Verantwortung übernehmen |
| Expediter | Fast alle Admin-Bereiche außer Benutzerverwaltung | Planungsverantwortliche, Event-Manager |
| Admin | Vollständiger Admin-Zugriff inkl. Benutzerverwaltung | Team-Administratoren mit vollständiger Verantwortung |
Empfehlung: Vergib die geringste Rolle, die für die Aufgaben des Mitarbeiters ausreicht (Least-Privilege-Prinzip). Admin-Rechte sollten nur für Personen vergeben werden, die wirklich Benutzerverwaltung benötigen.
Benutzer bearbeiten
Stammdaten ändern
- Öffne den Benutzer in der Liste (Admin → Daten → Benutzer)
- Klicke auf den Benutzer oder auf Bearbeiten
- Ändere die gewünschten Felder
- Speichern
Rolle ändern
- Öffne den Benutzer
- Wähle im Feld Team-Rolle die neue Rolle aus
- Speichern — die neue Rolle gilt sofort beim nächsten Login des Nutzers
Passwort zurücksetzen
Falls ein Mitarbeiter sein Passwort vergessen hat:
- Öffne den Benutzer
- Klicke auf Passwort zurücksetzen (oder äquivalente Option)
- Der Mitarbeiter erhält eine E-Mail mit einem Passwort-Reset-Link
Mitgliedschaften — ein Nutzer in mehreren Teams
Ein Shifty-Nutzer kann Mitglied mehrerer Teams sein (Multi-Team-Funktion). Jedes Team hat seine eigene Rollenzuweisung für den Nutzer.
Wenn du einen Benutzer zu einem weiteren Team hinzufügen möchtest:
- Öffne den Benutzer
- Navigiere zum Abschnitt Team-Mitgliedschaften (oder äquivalent)
- Füge das weitere Team hinzu und weise die entsprechende Rolle zu
Benutzer deaktivieren (Offboarding)
Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen oder das Team verlässt:
- Öffne den Benutzer unter Admin → Daten → Benutzer
- Klicke auf Benutzer deaktivieren (oder äquivalente Option)
- Bestätige die Deaktivierung
Was nach der Deaktivierung passiert:
- Der Nutzer kann sich nicht mehr anmelden
- Vergangene Schichten und Daten bleiben in der Datenbank erhalten (für Auswertungen)
- Zukünftige Schichtzuweisungen bleiben vorerst bestehen — prüfe und entferne diese manuell
Wichtig: Deaktiviere, nicht lösche. Das „Löschen" eines Benutzers kann historische Daten (Zeiterfassungen, vergangene Schichten) beeinträchtigen. In den meisten Fällen genügt das Deaktivieren.
Häufige Fragen (FAQ)
Kann ich einem Benutzer mehrere Rollen geben?
Nein — innerhalb eines Teams hat ein Benutzer genau eine Team-Rolle. Diese kann aber beliebig geändert werden. Ein Nutzer kann jedoch in verschiedenen Teams unterschiedliche Rollen haben.
Was passiert mit den Schichten des Benutzers nach Deaktivierung?
Bestehende Schichtzuweisungen bleiben zunächst bestehen (für Auswertungszwecke). Du solltest zukünftige Schichten manuell neu besetzen und den Mitarbeiter aus anstehenden Events entfernen.
Wie lade ich einen Benutzer ein?
Beim Anlegen des Accounts erhält der Nutzer je nach Konfiguration eine automatische Einladungs-E-Mail. Falls nicht: Teile dem neuen Mitarbeiter die Login-URL und seine E-Mail-Adresse mit — er kann dann über „Passwort vergessen" ein neues Passwort setzen.
Kann ein deaktivierter Benutzer reaktiviert werden?
Ja. Öffne den Benutzer (deaktivierte Nutzer können je nach Ansicht gefiltert werden) und aktiviere ihn wieder. Er kann sich dann erneut anmelden.
Kann ich die E-Mail-Adresse eines Benutzers ändern?
Ja, unter Admin → Daten → Benutzer → Benutzer öffnen → Bearbeiten → E-Mail ändern. Hinweis: Mit der neuen E-Mail-Adresse wird sich der Nutzer beim nächsten Login einloggen.
Verwandte Guides: