Schichtplanung im Admin-Kalender
Schichtplanung im Admin-Kalender
Der Admin-Kalender ist dein zentrales Werkzeug zur Schichtplanung. Hier erstellst, bearbeitest und veröffentlichst du Schichtpläne. Dieser Guide erklärt den vollständigen Planungsprozess.
Zum Planungsbereich navigieren
- Klicke in der Seitenleiste auf Admin
- Wähle Planung
Du siehst den Admin-Kalender mit der Ressourcen-Timeline — eine Wochenansicht mit Mitarbeitern als Ressourcen (Zeilen) und Zeitslots (Spalten).
Kalenderübersicht verstehen
Was du siehst
- Zeilen — jeder Mitarbeiter oder jede Position als Ressource
- Spalten — Zeitraster (Tage und Stunden)
- Farbige Blöcke — existierende Schichten (Farbe je nach Veranstaltung oder Position)
- Navigation — Wechsel zwischen Wochen, Monaten
Filter und Ansichten
Mit den Filtermöglichkeiten kannst du die Ansicht einschränken:
- Nach Veranstaltung filtern — nur Schichten eines bestimmten Events anzeigen
- Nach Position filtern — nur Schichten einer bestimmten Funktion
- Wochennavigation — vor und zurück in der Zeit
Schicht erstellen
Im Kalender per Klick
- Klicke auf einen freien Bereich im Kalender (Tag + Uhrzeit)
- Ein Dialog öffnet sich — fülle die Schicht-Details aus:
- Veranstaltung — zu welchem Event gehört die Schicht?
- Position — welche Funktion/Aufgabe?
- Zeitraum — Beginn und Ende der Schicht
- Mitarbeiter — wen weist du zu (optional — kann auch offen bleiben)
- Ort — wo findet die Schicht statt (falls Event-spezifisch)
- Notizen — besondere Hinweise für den Mitarbeiter
- Klicke Speichern
Offene Schichten (ohne Zuweisung)
Du kannst Schichten auch ohne Mitarbeiterzuweisung erstellen. Diese erscheinen als offene Schichten, auf die sich Mitarbeiter bewerben können. Das ist nützlich, wenn du noch nicht weißt, wer verfügbar ist, aber bereits den Schichtbedarf planst.
Schicht bearbeiten
- Klicke auf eine bestehende Schicht im Kalender
- Der Detail-Dialog öffnet sich
- Klicke auf Bearbeiten (Stift-Symbol)
- Ändere die gewünschten Felder
- Speichern
Drag-and-Drop (Zeitverschiebung)
Du kannst Schichten direkt im Kalender verschieben:
- Halte eine Schicht gedrückt
- Ziehe sie an die neue Position (anderer Tag oder andere Uhrzeit)
- Lasse los — die Änderung wird sofort gespeichert
Vorsicht: Drag-and-Drop-Verschiebungen werden sofort gespeichert. Mitarbeiter die bereits zugewiesen sind, werden nicht automatisch benachrichtigt — stelle sicher, dass du die Benachrichtigungen selbst handelst oder den Schedule Release neu durchführst.
Schichtplan veröffentlichen (Schedule Release)
Neue oder geänderte Schichten sind für Mitarbeiter erst sichtbar nach dem Schedule Release (Veröffentlichung). Bis zur Veröffentlichung sehen Mitarbeiter die neuen Schichten nicht in ihrem Kalender.
Schedule Release durchführen
- Klicke auf den Schedule Release-Button im Planungsbereich (oder via Wochenauswahl)
- Wähle den Zeitraum der veröffentlicht werden soll:
- Wöchentlicher Modus — eine einzelne Woche veröffentlichen
- Monatlicher Modus — den gesamten Monat veröffentlichen (abhängig von der Team-Konfiguration)
- Prüfe das Preview — welche Schichten werden veröffentlicht?
- Bestätige die Veröffentlichung
Nach der Veröffentlichung erhalten alle betroffenen Mitarbeiter eine Benachrichtigung (Push und/oder E-Mail, je nach ihren Einstellungen).
Hinweis: Die Einstellung ob wöchentlich oder monatlich veröffentlicht wird, hängt von der Team-Konfiguration ab (
assignmentCycle). Frage deinen Admin wenn du dir unsicher bist welcher Modus für dein Team gilt.
Schicht-Bewerbungen prüfen und genehmigen
Wenn Mitarbeiter sich auf offene Schichten beworben haben:
- Navigiere zu Admin → Veranstaltungen → das betreffende Event öffnen
- Im Schichtplan siehst du Schichten mit ausstehenden Bewerbungen (markiert)
- Klicke auf eine Schicht mit Bewerbungen
- Sieh dir die Bewerber an
- Wähle einen Bewerber aus und Genehmige die Bewerbung
- Oder Lehne ab mit optionaler Begründung
Tipps für effiziente Planung
- Stammdaten zuerst: Sorge dafür, dass Orte und Positionen angelegt sind bevor du planst
- Veranstaltung zuerst: Erstelle die Veranstaltung bevor du Schichten anlegst — Schichten können dann dem Event zugeordnet werden
- Regelmäßige Schedule Releases: Informiere Mitarbeiter rechtzeitig durch regelmäßige Veröffentlichungen
- Offene Schichten nutzen: Erstelle offene Schichten und nutze Bewerbungen für flexible Besetzung
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