Bulk-Operationen und effiziente Massenplanung
Bulk-Operationen und effiziente Massenplanung
Wenn du viele Schichten oder Zuweisungen auf einmal bearbeitest, helfen dir Bulk-Operationen Zeit zu sparen. Dieser Guide erklärt die verfügbaren Massenoperationen für Expediter.
Was sind Bulk-Operationen?
Bulk-Operationen (Massenoperationen) erlauben es dir, mehrere Datensätze auf einmal zu verarbeiten, statt jeden Eintrag einzeln zu bearbeiten. Das ist besonders nützlich bei:
- Mehreren Standort-Events mit ähnlicher Besetzung
- Wiederkehrenden Events (recurring events)
- Großen Veranstaltungen mit vielen Schichten
Mehrere Mitarbeiter gleichzeitig zuweisen
Im Veranstaltungsmanagement
In der Schichtliste einer Veranstaltung kannst du mehrere Schichten gleichzeitig mit Mitarbeitern befüllen:
- Öffne Admin → Veranstaltungen → das Event
- Sieh dir offene Schichten an
- Nutze die Mehrfachauswahl (Checkbox neben jeder Schicht, falls vorhanden)
- Wähle mehrere offene Schichten aus
- Klicke auf Mitarbeiter zuweisen oder äquivalente Massenaktion
- Wähle Mitarbeiter für die Zuweisung aus
Hinweis: Die genaue Darstellung der Bulk-Auswahl kann je nach Ansicht und Team-Konfiguration variieren. Schau nach Checkboxen oder einem „Alle auswählen"-Button.
Veranstaltungen duplizieren (recurring events)
Das effizienteste Werkzeug für wiederkehrende Events:
- Öffne das Original-Event unter Admin → Veranstaltungen
- Klicke auf Duplizieren
- Gib das neue Datum ein
- Optional: Namen anpassen (z. B. „Stadtfest 2026 — 2. Tag")
- Bestätige — alle Schichten werden mitkopiert
Vorteil: Du musst nicht jede Schicht einzeln neu anlegen. Mitarbeiterzuweisungen prüfe und passe anschließend individuell an.
Schichtpläne kopieren (Wochenweise)
Wenn du ähnliche Schichtpläne für mehrere Wochen benötigst:
- Navigiere zu Admin → Planung
- Erstelle den Schichtplan für die erste Woche vollständig
- Prüfe ob eine Kopierfunktion für Wochen verfügbar ist (Kalender-Toolbar oder Rechtsklick)
- Falls vorhanden: Wähle die Zielwoche und kopiere
Hinweis: Falls die direkte Wochenkopie nicht verfügbar ist, nutze die Event-Duplizierung (siehe oben) als Alternative.
Massenbenachrichtigungen senden
Wenn du nach Planungsänderungen alle betroffenen Mitarbeiter informieren möchtest:
- Navigiere zu Admin → Nachrichten
- Klicke auf Neue Nachricht oder Nachricht senden
- Wähle die Empfänger:
- Alle Mitarbeiter einer Veranstaltung
- Alle Mitarbeiter einer bestimmten Position
- Manuell ausgewählte Personen
- Verfasse die Nachricht (oder nutze ein Template)
- Sende ab
Info: Du kannst auch Nachrichten-Templates erstellen (Admin → Nachrichten → Templates) für häufig verwendete Mitteilungen wie „Schichtplan wurde aktualisiert".
Datenimport (Admin-exklusiv)
Für den Massenimport von Daten (z. B. neue Mitarbeiterlisten, Massendaten aus externen Systemen) gibt es die Importfunktion unter Admin → Importe — diese ist jedoch Admin-exklusiv.
Als Expediter hast du keinen Zugriff auf Importe. Wenn du Daten massenweise importieren möchtest:
- Beauftrage deinen Admin mit dem Import
- Stelle die Importdatei im vereinbarten Format bereit (Admin kann dir das Format mitteilen)
Tipps für effiziente Planung
Reihenfolge bei der Planung beachten:
- Stammdaten prüfen — Orte, Positionen aktuell?
- Veranstaltung anlegen — Event-Details festlegen
- Schichten erstellen — pro Position die benötigten Schichten anlegen (offene Schichten für Bewerbungen, direkte Zuweisung wo bekannt)
- Event-Supervisor — bei großen Events einen Supervisor zuweisen
- Schedule Release — Schichtplan veröffentlichen, Mitarbeiter werden benachrichtigt
- Bewerbungen prüfen — offene Schichten mit Bewerbungen nachbesetzen
Häufige Fehler vermeiden:
- Schedule Release nicht vergessen — Mitarbeiter sehen neue Schichten erst nach der Veröffentlichung
- Stammdaten vorher anlegen — fehlt eine Position oder ein Ort, musst du mitten in der Planung unterbrechen
- Mitarbeiter nach Änderungen informieren — bei nachträglichen Änderungen aktiv kommunizieren (Nachrichten nutzen)
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