Veranstaltungsmanagement

Als Expediter erstellst und verwaltest du Veranstaltungen (Events) in Shifty. Dieser Guide erklärt den vollständigen Prozess von der Erstellung bis zur Verwaltung laufender Events.

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Zur Veranstaltungsverwaltung navigieren

1. Klicke in der Seitenleiste auf Admin
2. Wähle Veranstaltungen

Du siehst eine Übersicht aller Events — vergangene, aktuelle und zukünftige.

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Neue Veranstaltung erstellen

Schritt-für-Schritt

1. Klicke auf Neue Veranstaltung (Plus-Button oder äquivalent)
2. Ein Formular öffnet sich — fülle die Pflichtfelder aus:

Basis-Informationen:

• Name der Veranstaltung (Pflichtfeld) — z. B. „Stadtfest 2026"
• Datum und Uhrzeit — Beginn und Ende des Events
• Ort — Veranstaltungsort aus der Stammdaten-Liste auswählen (Admin → Daten → Orte)
• Beschreibung — kurze Beschreibung des Events (optional)

Weitere Einstellungen:

• Kunde — optionale Kundenzuordnung (nur Admin kann Kunden anlegen)
• Status — aktiv / inaktiv / Entwurf

3. Klicke Speichern — die Veranstaltung ist angelegt

Tipp: Lege Orte und Positionen in den Stammdaten an (Admin → Daten → Orte und Admin → Daten → Positionen) bevor du Events erstellst. Das spart Zeit und ermöglicht konsistente Daten.

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Schichten in einer Veranstaltung erstellen

Nach dem Erstellen der Veranstaltung fügst du Schichten hinzu:

1. Öffne das Event unter Admin → Veranstaltungen
2. Klicke auf Schicht hinzufügen (Plus-Button im Schichtplan)
3. Fülle die Schicht-Details aus:
   • Position — welche Funktion wird benötigt? (aus Stammdaten-Liste)
   • Zeitraum — Beginn und Ende der Schicht
   • Anzahl der benötigten Mitarbeiter — wie viele Personen braucht diese Schicht?
   • Mitarbeiter — direkte Zuweisung oder offen lassen für Bewerbungen
4. Klicke Speichern

Offene vs. direkt zugewiesene Schichten

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Mitarbeiter zu Schichten zuweisen

Direkte Zuweisung

1. Öffne das Event → die Schicht
2. Klicke auf den Mitarbeiter-Bereich der Schicht
3. Suche und wähle einen Mitarbeiter aus
4. Speichern — der Mitarbeiter ist zugewiesen (erscheint in seinem Kalender nach Schedule Release)

Bewerbungen genehmigen

Wenn Mitarbeiter sich auf offene Schichten beworben haben:

1. Navigiere zu Admin → Veranstaltungen → das Event
2. Schichten mit Bewerbungen sind markiert (Anzahl der Bewerber)
3. Klicke auf die Schicht
4. Wähle einen Bewerber aus der Liste
5. Klicke Genehmigen — der Mitarbeiter ist nun zugewiesen
6. Andere Bewerber werden automatisch abgelehnt (oder manuell, je nach Konfiguration)

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Event-Supervisor zuweisen

Jede Veranstaltung kann einen oder mehrere Event-Supervisoren haben. Das gibt diesen Nutzern Event-spezifische Rechte (z. B. Zeiterfassungen für dieses Event einsehen).

1. Öffne das Event
2. Navigiere zum Abschnitt Event-Supervisoren (oder äquivalent im Event-Detail)
3. Füge Nutzer als Event-Supervisor hinzu — beliebige Nutzer können gewählt werden, auch reguläre Mitarbeiter

Unterschied zur Supervisor-Rolle: Der Event-Supervisor ist eine Event-spezifische Funktion, keine dauerhafte Teamrolle. Mehr dazu im Supervisor Team-Übersicht-Guide.

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Veranstaltung bearbeiten

1. Öffne das Event unter Admin → Veranstaltungen
2. Klicke auf Bearbeiten (Stift-Symbol oder Edit-Button)
3. Ändere die gewünschten Felder
4. Speichern

Hinweis nach Veröffentlichung: Wenn du eine Veranstaltung nach dem Schedule Release bearbeitest, erhalten betroffene Mitarbeiter möglicherweise keine automatische Benachrichtigung über Änderungen. Sende in diesem Fall eine Nachricht über Admin → Nachrichten um Mitarbeiter zu informieren.

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Veranstaltung duplizieren

Recurring Events oder ähnliche Events können dupliziert werden:

1. Öffne das Event
2. Klicke auf Duplizieren (oder äquivalente Option)
3. Gib das neue Datum und ggf. den neuen Namen an
4. Bestätige — das neue Event wird mit allen Schichten und Einstellungen angelegt

Tipp: Beim Duplizieren werden Schichten mitkopiert, aber Mitarbeiterzuweisungen möglicherweise nicht übernommen (abhängig von der Konfiguration). Prüfe das neue Event und weise Mitarbeiter neu zu.

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Veranstaltung löschen

1. Öffne das Event
2. Klicke auf Löschen (Papierkorb-Symbol)
3. Bestätige die Löschung

Wichtig: Das Löschen eines Events entfernt auch alle zugehörigen Schichten. Mitarbeiter, die bereits zugewiesen wurden, verlieren ihre Einplanung. Informiere betroffene Mitarbeiter vorher.

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Verwandte Guides:

• Planungs-Guide — Schichtplanung im Admin-Kalender
• Bulk-Operationen-Guide — Massenoperationen
• Expediter-Quickstart