Workflow: Urlaubskoordination (Team-weit)

Dieser Leitfaden beschreibt wie Urlaube im Team koordiniert werden — damit die Mindestbesetzung immer gewährleistet ist.

Übersicht

flowchart TD
    A[Mitarbeiter beantragt Urlaub] --> B[System prüft Mindestbesetzung]
    B --> C{Mindestbesetzung erfüllt?}
    C -->|Ja| D[Urlaub genehmigt]
    C -->|Nein| E[Admin erhält Warnung]
    E --> F{Admin entscheidet}
    F -->|Trotzdem genehmigen| D
    F -->|Ablehnen| G[Mitarbeiter informiert + Alternativvorschlag]
    F -->|Verhandeln| H[Alternative Termine besprechen]
    D --> I[Im Team-Kalender sichtbar]

Für Mitarbeiter: Urlaub beantragen

Route: App → Verfügbarkeiten → [+ Urlaub]

Nach Absenden: Urlaub erscheint als „ausstehend" bis der Disponent genehmigt oder ablehnt.

Für Disponenten: Urlaubsübersicht & Genehmigung

Team-Kalender

Route: Admin → Verfügbarkeiten → Team-Übersicht

Der Team-Kalender zeigt:

• 🟡 Genehmigte Urlaube aller Mitarbeiter
• 🟠 Ausstehende Urlaubsanträge
• 🔴 Urlaubssperren (gesperrte Zeiträume)

Warnung bei Mindestbesetzungs-Konflikt

Das System warnt automatisch wenn eine Genehmigung die Mindestbesetzung unterschreiten würde:

⚠️ Urlaubsantrag: Mindestbesetzung!

Mitarbeiter: Max Müller
Zeitraum: 15.–22.04. (8 Tage)

Problem: An 2 Tagen < 60% Besetzung
(17.04.: 27/47 MA verfügbar)

Optionen:
● Ablehnen mit Begründung
○ Trotzdem genehmigen (Risiko!)
○ Alternativen besprechen

Genehmigungsentscheidungen

Urlaubssperren definieren

Für Events oder Hochsaison-Phasen können Sperrzeiträume konfiguriert werden:

Route: Admin → Einstellungen → Urlaubssperren → [+ Neue Sperre]

Typische Sperrzeiträume:

• 🔴 Osterwoche, Weihnachten (Hochsaison)
• 🔴 Wochen mit Groß-Events (Messen, Festivals)
• 🟡 Sommerferien (eingeschränkt — faire Verteilung)

Proaktive Urlaubsplanung

Monatliches Team-Meeting (Anfang des Monats):

Agenda:
1. Urlaubswünsche sammeln (wer will wann?)
2. Kritische Zeiträume identifizieren
3. Urlaube koordinieren (nicht alle gleichzeitig!)
4. Genehmigungen vor Ort aussprechen

Faustregeln:

• Familien mit Kindern: Schulferien priorisieren
• Sommer-Hochsaison: Staffeln (nicht alle im Juli)
• Mind. 4 Wochen Vorlauf erwünscht

Mindestbesetzung konfigurieren

Route: Admin → Team-Einstellungen → Mindestbesetzung

Einstellbar:

• Prozentsatz: z.B. mind. 60% des Teams verfügbar
• Absolut: z.B. mind. 28 Mitarbeiter verfügbar
• Reaktion: Warnung anzeigen vs. Antrag automatisch ablehnen

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