Workflow: Notfall-Änderungen & Last-Minute Management

Dieser Leitfaden beschreibt den Umgang mit kritischen Situationen: Event-Absagen, kurzfristige Änderungen und Mitarbeiter-Ausfälle in zeitkritischen Fenstern.

Zeitfenster-Matrix

flowchart TD
    A[Notfall erkannt] --> B{Wie viel Zeit bis zum Event?}

    B -->|Heute — unter 6 Stunden| C[🔴 NOTFALL]
    B -->|Morgen — 6–24 Stunden| D[🟠 DRINGEND]
    B -->|2–7 Tage| E[🟡 EILIG]

    C --> F[Telefon + Push + ggf. SMS]
    D --> G[Telefon Schlüsselpersonen + Push]
    E --> H[Push + E-Mail reicht]

Grundregel: Je kürzer die Zeit, desto direkter die Kommunikation!

Szenario A: Event HEUTE abgesagt (< 6h)

Phase 1: Sofortige Absage (0–5 Min)

Route: Events → Event öffnen → [Absagen]

1. Grund eingeben
2. ☑ Mitarbeiter SOFORT benachrichtigen aktivieren
3. ☑ Als Notfall kennzeichnen aktivieren (High-Priority Push)
4. [Event absagen] bestätigen

System storniert automatisch alle Zuweisungen und sendet Push-Benachrichtigungen.

Phase 2: Telefonkette (5–15 Min)

Nicht nur auf Push verlassen! Mitarbeiter können unterwegs sein.

Alle betroffenen Mitarbeiter anrufen:

"Hallo [Name], wichtige Info: Das Event heute Abend
bei [Kunde] wurde abgesagt. Du musst NICHT erscheinen.
Sorry für die kurzfristige Änderung."

Telefonische Erreichbarkeit im Mitarbeiter-Profil:
Route: Mitarbeiter → [Mitarbeiter öffnen] → Telefonnummer

Phase 3: Dokumentieren (15–30 Min)

Event → Notes → interne Notiz:

ABSAGE (Datum, Uhrzeit):
- Kunde: [Name/Firma]
- Grund: [...]
- Alle X MA informiert (Telefon + Push)
- Stornierungsgebühr: [besprochen/offen]

Szenario B: Event kurzfristig geändert

Was ist kritisch?

Ablauf

Route: Events → Event bearbeiten → [Änderungen speichern]

1. Geänderte Felder eintragen
2. ☑ „Mitarbeiter automatisch benachrichtigen" aktivieren
3. Änderungshinweis eingeben (z.B. „Ort geändert: jetzt Restaurant Am Markt")
4. Speichern

Bei Orts-Änderung: Zusätzlich alle Mitarbeiter anrufen (Anreise kann betroffen sein).

Szenario C: Mitarbeiter-Ausfall kurz vor dem Shift

Ablauf bei Ausfall

1. Mitarbeiter meldet sich krank (App + Anruf)
2. System storniert den Shift automatisch
3. Admin erhält Push-Alert

Ersatz suchen:

Option 1 — Offene Bewerbungen prüfen:
Event → Tab „Bewerbungen" → Ausstehende Bewerber zuweisen

Option 2 — Direktnachricht an geeignete Mitarbeiter:
Nachrichten → Neue Nachricht → Filter: Position = [benötigte Position]
Nachricht: „Kurzfristiger Shift verfügbar: heute 18:00–23:00 Hotel Dresden. Wer kann einspringen?"

Option 3 — Notfall-Kontaktliste:
Zuverlässige Mitarbeiter direkt anrufen.

Eskalationsprozess

Wenn kein Ersatz gefunden werden kann:

Schritt 1: Alle verfügbaren Kanäle nutzen (Messaging, Telefon)
Schritt 2: Supervisor des Events informieren
Schritt 3: Event-Details anpassen (weniger Schichten?)
Schritt 4: Kunden informieren (Transparenz wichtig)
Schritt 5: Dokumentieren (für Nachvollziehbarkeit)

Häufige Fehler

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