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Workflow: Mitarbeiter-Austritt (Offboarding)

Workflow: Mitarbeiter-Austritt (Offboarding)

Dieser Leitfaden erklärt den Offboarding-Prozess — von der Kündigung über die Account-Deaktivierung bis zur DSGVO-konformen Datenarchivierung.

Übersicht

flowchart TD
    A[Kündigung eingegangen] --> B[Status im System setzen]
    B --> C[Offene Schichten neu besetzen]
    C --> D[Exit-Interview am letzten Tag]
    D --> E[Arbeitsmittel zurückgeben]
    E --> F[Account deaktivieren]
    F --> G{Datenverwaltung?}
    G -->|Archivieren| H[Account gesperrt, Daten behalten]
    G -->|Anonymisieren| I[Persönl. Daten gelöscht, Statistiken ok]
    G -->|DSGVO-Löschung| J[Komplette Löschung auf Anfrage]

Zeitrahmen: Vom Kündigungseingang bis zum letzten Arbeitstag
Rolle: Admin


Phase 1: Kündigung im System dokumentieren

Route: Admin → Mitarbeiter → [Mitarbeiter öffnen] → Status ändern

Status setzen auf: „Kündigung eingereicht"

FeldInhalt
StatusKündigung eingereicht
Letzter ArbeitstagDatum eintragen
Grund (intern)z.B. „Eigenkündigung – neuer Job"

Phase 2: Offene Schichten neu besetzen

Nach dem letzten Arbeitstag liegende Schichten müssen übertragen werden.

Route: Admin Kalender → Filter: Mitarbeiter = [Austretender MA]

  1. Alle zukünftigen Shifts des Mitarbeiters anzeigen
  2. [Bulk-Neubeschäftigung] auswählen
  3. System schlägt Ersatz-Mitarbeiter vor (gleiche Position, verfügbar)
  4. Auswahl bestätigen
  5. Neue Mitarbeiter werden benachrichtigt

Phase 3: Exit-Interview (letzter Tag)

Empfohlene Punkte für das Gespräch:

□ Warum verlässt du das Team?
□ Was hat dir gut gefallen?
□ Was könnte besser sein?
□ Würdest du uns weiterempfehlen?
□ Bleiben wir in Kontakt? (Alumni-Netzwerk)

Feedback unter: Admin → Mitarbeiter → Notizen dokumentieren.


Phase 4: Account deaktivieren

Route: Admin → Mitarbeiter → Account → [Account deaktivieren]

Was passiert bei der Deaktivierung:

  • ❌ Mitarbeiter kann sich nicht mehr einloggen
  • ❌ Push-Benachrichtigungen werden gestoppt
  • ✅ Historische Daten (Schichten, Zeiterfassung) bleiben erhalten
  • ✅ Statistiken bleiben korrekt

Phase 5: Datenverwaltung (DSGVO)

Route: Admin → Mitarbeiter → Datenverwaltung

Empfehlung: Archivieren

✅ Mitarbeiter im System (nur lesbar)
✅ Historische Schichten und Zeiterfassung erhalten
✅ Statistiken korrekt
❌ Kein Login mehr möglich

Alternative: Anonymisieren (auf Wunsch)

✅ Persönliche Daten gelöscht (Name, E-Mail, Adresse)
✅ Schichten bleiben als „Anonym (ID: xxx)"
✅ Statistiken weiterhin korrekt

Nur auf DSGVO-Anfrage (Art. 17): Komplette Löschung

⚠️ Achtung: Komplette Löschung verfälscht historische Statistiken. Nur bei gesetzlicher Pflicht verwenden.

Aufbewahrungsfristen (gesetzlich)

DatenAufbewahrung
Vertragsdaten, Lohnabrechnungen10 Jahre
Steuerunterlagen10 Jahre
Schichtdaten (lohnrelevant)10 Jahre
Private FotosSofort löschen nach Austritt
Verfügbarkeiten2 Jahre

Offboarding-Checkliste

□ Status im System auf „Kündigung eingereicht" gesetzt
□ Letzter Arbeitstag dokumentiert
□ Offene Schichten nach letztem Tag neu besetzt
□ Exit-Interview geführt und dokumentiert
□ Arbeitsmittel zurückgegeben
  □ Arbeitskleidung
  □ Namensschild / Badge
  □ Schlüssel
  □ Firmengerät (falls vorhanden)
□ Account deaktiviert (letzter Arbeitstag oder Tag danach)
□ Daten archiviert / anonymisiert (nach gesetzlicher Frist)
□ Arbeitszeugnis ausgestellt

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