Workflow: Mitarbeiter-Austritt (Offboarding)
Workflow: Mitarbeiter-Austritt (Offboarding)
Dieser Leitfaden erklärt den Offboarding-Prozess — von der Kündigung über die Account-Deaktivierung bis zur DSGVO-konformen Datenarchivierung.
Übersicht
flowchart TD
A[Kündigung eingegangen] --> B[Status im System setzen]
B --> C[Offene Schichten neu besetzen]
C --> D[Exit-Interview am letzten Tag]
D --> E[Arbeitsmittel zurückgeben]
E --> F[Account deaktivieren]
F --> G{Datenverwaltung?}
G -->|Archivieren| H[Account gesperrt, Daten behalten]
G -->|Anonymisieren| I[Persönl. Daten gelöscht, Statistiken ok]
G -->|DSGVO-Löschung| J[Komplette Löschung auf Anfrage]Zeitrahmen: Vom Kündigungseingang bis zum letzten Arbeitstag
Rolle: Admin
Phase 1: Kündigung im System dokumentieren
Route: Admin → Mitarbeiter → [Mitarbeiter öffnen] → Status ändern
Status setzen auf: „Kündigung eingereicht"
| Feld | Inhalt |
|---|---|
| Status | Kündigung eingereicht |
| Letzter Arbeitstag | Datum eintragen |
| Grund (intern) | z.B. „Eigenkündigung – neuer Job" |
Phase 2: Offene Schichten neu besetzen
Nach dem letzten Arbeitstag liegende Schichten müssen übertragen werden.
Route: Admin Kalender → Filter: Mitarbeiter = [Austretender MA]
- Alle zukünftigen Shifts des Mitarbeiters anzeigen
- [Bulk-Neubeschäftigung] auswählen
- System schlägt Ersatz-Mitarbeiter vor (gleiche Position, verfügbar)
- Auswahl bestätigen
- Neue Mitarbeiter werden benachrichtigt
Phase 3: Exit-Interview (letzter Tag)
Empfohlene Punkte für das Gespräch:
□ Warum verlässt du das Team?
□ Was hat dir gut gefallen?
□ Was könnte besser sein?
□ Würdest du uns weiterempfehlen?
□ Bleiben wir in Kontakt? (Alumni-Netzwerk)Feedback unter: Admin → Mitarbeiter → Notizen dokumentieren.
Phase 4: Account deaktivieren
Route: Admin → Mitarbeiter → Account → [Account deaktivieren]
Was passiert bei der Deaktivierung:
- ❌ Mitarbeiter kann sich nicht mehr einloggen
- ❌ Push-Benachrichtigungen werden gestoppt
- ✅ Historische Daten (Schichten, Zeiterfassung) bleiben erhalten
- ✅ Statistiken bleiben korrekt
Phase 5: Datenverwaltung (DSGVO)
Route: Admin → Mitarbeiter → Datenverwaltung
Empfehlung: Archivieren
✅ Mitarbeiter im System (nur lesbar)
✅ Historische Schichten und Zeiterfassung erhalten
✅ Statistiken korrekt
❌ Kein Login mehr möglichAlternative: Anonymisieren (auf Wunsch)
✅ Persönliche Daten gelöscht (Name, E-Mail, Adresse)
✅ Schichten bleiben als „Anonym (ID: xxx)"
✅ Statistiken weiterhin korrektNur auf DSGVO-Anfrage (Art. 17): Komplette Löschung
⚠️ Achtung: Komplette Löschung verfälscht historische Statistiken. Nur bei gesetzlicher Pflicht verwenden.
Aufbewahrungsfristen (gesetzlich)
| Daten | Aufbewahrung |
|---|---|
| Vertragsdaten, Lohnabrechnungen | 10 Jahre |
| Steuerunterlagen | 10 Jahre |
| Schichtdaten (lohnrelevant) | 10 Jahre |
| Private Fotos | Sofort löschen nach Austritt |
| Verfügbarkeiten | 2 Jahre |
Offboarding-Checkliste
□ Status im System auf „Kündigung eingereicht" gesetzt
□ Letzter Arbeitstag dokumentiert
□ Offene Schichten nach letztem Tag neu besetzt
□ Exit-Interview geführt und dokumentiert
□ Arbeitsmittel zurückgegeben
□ Arbeitskleidung
□ Namensschild / Badge
□ Schlüssel
□ Firmengerät (falls vorhanden)
□ Account deaktiviert (letzter Arbeitstag oder Tag danach)
□ Daten archiviert / anonymisiert (nach gesetzlicher Frist)
□ Arbeitszeugnis ausgestelltVerwandte Dokumentation
- Workflow: Mitarbeiter-Onboarding
- Workflow: Monatsabschluss — Letzte Lohnabrechnung