Workflow: Mitarbeiter-Onboarding

Dieser Leitfaden beschreibt den kompletten Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter — von der Bewerbung bis zum ersten Arbeitseinsatz.

Übersicht

flowchart TD
    A[Bewerbung & Gespräch] --> B[Stammdaten erfassen]
    B --> C[User-Account anlegen]
    C --> D[Team-Membership zuweisen]
    D --> E[Positionen & Standorte konfigurieren]
    E --> F[Beschäftigungsverhältnis anlegen]
    F --> G[Willkommens-E-Mail versenden]
    G --> H[Erster Login des Mitarbeiters]
    H --> I[Verfügbarkeiten hinterlegen]
    I --> J[Erster Arbeitseinsatz]

Zeitrahmen: 1–3 Wochen
Rolle: Admin

Schritt 1: Bewerbung & Entscheidung

Bevor der Mitarbeiter im System angelegt wird:

• Bewerbungsgespräch geführt
• Vertrag unterschrieben
• Startdatum vereinbart

Benötigte Unterlagen:

• Vollständiger Name, Geburtsdatum
• E-Mail-Adresse, Telefon
• Adresse
• IBAN/BIC (für Lohn)
• Sozialversicherungsnummer, Steuer-ID
• Qualifikationen / Zertifikate

Schritt 2: User-Account anlegen

Route: Admin → Mitarbeiter → [+ Neuer Mitarbeiter]

Formular ausfüllen:

Optionen beim Speichern:

• ☑ Account sofort aktivieren — Mitarbeiter kann sich direkt einloggen
• ☑ Willkommens-E-Mail senden — Automatisch generiertes Passwort per E-Mail

Nach dem Speichern erscheint ein temporäres Passwort → sicher notieren oder E-Mail-Versand aktivieren.

Schritt 3: Team-Membership zuweisen

Route: Mitarbeiter → Tab „Mitgliedschaften" → [+ Mitgliedschaft hinzufügen]

Ohne Team-Membership kann der Mitarbeiter keine Events oder Zuweisungen im System sehen.

Schritt 4: Beschäftigungsverhältnis anlegen (Vertragsmanagement)

Für Lohnabrechnung und HR-Dokumentation:

Route: Mitarbeiter → Tab „Beschäftigung" → [+ Beschäftigung anlegen]

ℹ️ Mehrere Beschäftigungsvereinbarungen pro Mitarbeiter möglich (bei Vertragsänderungen).

Schritt 5: Willkommens-E-Mail & erster Login

Das System versendet automatisch:

Betreff: Willkommen im ElbtalTeam! 🎉

Hallo [Name],
herzlich willkommen! Dein Konto ist bereit.

Login: [E-Mail-Adresse]
Temporäres Passwort: [generiert]

Bitte ändere dein Passwort beim ersten Login.

[Jetzt einloggen]

Beim ersten Login muss der Mitarbeiter:

1. Passwort ändern (Pflicht)
2. Optional: PIN für schnellen Login einrichten
3. Push-Benachrichtigungen zulassen (empfohlen)

Schritt 6: Erster Arbeitseinsatz (PROCESS-02)

Nach dem Onboarding:

1. Mitarbeiter hinterlegt Verfügbarkeiten unter /availabilities
2. Admin weist Mitarbeiter im Admin Kalender einem Event zu
3. Schedule Release veröffentlichen
4. Mitarbeiter erhält Push + E-Mail
5. Mitarbeiter bestätigt Zuweisung

Onboarding-Checkliste

□ Stammdaten erfasst (Vertrag, Personalunterlagen)
□ User-Account angelegt
□ Team-Membership zugewiesen
□ Positionen konfiguriert
□ Standorte konfiguriert
□ Beschäftigungsverhältnis angelegt (Lohndaten)
□ Willkommens-E-Mail versendet
□ Passwort beim MA angekommen
□ App heruntergeladen und eingerichtet
□ Erster Login erfolgreich
□ Verfügbarkeiten hinterlegt
□ Erster Einsatz geplant

Rollenstufig: Wer führt Onboarding durch?

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