Zeiterfassung

Level: Einsteiger
Kategorie: Zeit und Statistiken
Version: 1.0
Stand: April 2026

Was ist Zeiterfassung?

Die Zeiterfassung dokumentiert die tatsächlich gearbeiteten Zeiten von Mitarbeitern bei Events - wichtig für:

• 💰 Lohnabrechnung – Basis für Gehaltsberechnungen
• 📊 Statistiken – Echte Arbeitszeiten vs. geplante Zeiten
• 📝 Compliance – Gesetzliche Aufzeichnungspflicht

Wichtig: Dies ist eine event-basierte Zeiterfassung durch Projektleiter (Supervisoren), kein automatisches Stempeluhr-System.

Wer erfasst Arbeitszeiten?

Projektleiter (Supervisoren)

Projektleiter = Mitarbeiter mit erweiterten Rechten für ein bestimmtes Event

• ✅ Darf Arbeitszeiten aller Mitarbeiter dieses Events erfassen
• ✅ Hat Zugriff auf Zeiterfassungs-Übersicht des Events
• ❌ Keine globalen Admin-Rechte (nur für zugewiesene Events)

Zuweisung: Admins vergeben Supervisor-Rolle beim Zuweisen von Mitarbeitern zu Events (Checkbox "Als Projektleiter zuweisen").

Zwei Perspektiven

Hinweis: Diese Dokumentation beschreibt primär die Projektleiter-Sicht (praktische Zeiterfassung vor Ort). Admin-Funktionen siehe Admin-Zeiterfassung.

Zeiterfassung durchführen (als Projektleiter)

Schritt 1: Event auswählen

1. Navigiere zu: Zeiterfassung (Hauptmenü)
2. Wähle das Event aus, für das du Projektleiter bist
3. Du siehst eine Liste aller zugewiesenen Mitarbeiter dieses Events

Hinweis: Du siehst nur Events, bei denen du als Projektleiter zugewiesen bist.

Schritt 2: Zeiten erfassen

Für jeden Mitarbeiter werden angezeigt:

Eingabe:

┌───────────────────────────────────────────────────────┐
│ Max Müller - Kellner                                   │
│ Geplant: 18:00 - 02:00 (8h, 30min Pause)              │
│                                                        │
│ Start:  [18:15] ✓   Ankunft: +15min                  │
│ Ende:   [02:30] ✓   Länger:  +30min                  │
│ Pause:  [45] min    Pause:   +15min                  │
│                                                        │
│ Berechnung:                                            │
│ 8h 15min (brutto) - 45min (Pause) = 7h 30min (netto) │
│                                                        │
│ [Speichern] [Zurücksetzen]                            │
└───────────────────────────────────────────────────────┘

Felder:

• Start – HH:MM Picker (z.B. 18:15)
• Ende – HH:MM Picker (z.B. 02:30)
• Pause – Minuten als Zahl (z.B. 45)

Auto-Berechnung:
System berechnet automatisch:

• Brutto-Zeit = Ende - Start (inkl. Pause)
• Netto-Zeit = Brutto-Zeit - Pause (tatsächliche Arbeitszeit)
• Differenzen = Vergleich zu geplanten Zeiten

Schnellerfassung: "Wie geplant"

Falls ein Mitarbeiter exakt zu den geplanten Zeiten gearbeitet hat:

1. Klicke auf: Schnellerfassung: Wie geplant (Button unterhalb des Mitarbeiters)
2. System übernimmt automatisch:
   • Start = Geplanter Shift-Start
   • Ende = Geplantes Shift-Ende
   • Pause = Geplante Pausenzeit

Beispiel:

• Geplant: 18:00 - 02:00 (30min Pause)
• Nach Klick: Start = 18:00, Ende = 02:00, Pause = 30min

Tipp: Nutze dies für Mitarbeiter, die pünktlich kamen und gingen – spart Zeit!

Bulk-Erfassung (alle Mitarbeiter)

Falls alle Mitarbeiter exakt zu den geplanten Zeiten gearbeitet haben:

1. Setze Checkbox: ☑ Alle Mitarbeiter auswählen (oben in der Liste)
2. Klicke auf: Alle: Wie geplant erfassen
3. System erstellt für alle ausgewählten Mitarbeiter Time Records mit geplanten Zeiten

Wann nützlich?

• Kleine Events mit wenigen Mitarbeitern
• Alle arbeiteten pünktlich ohne Abweichungen
• Schneller Abschluss der Zeiterfassung

Hinweis: Du kannst danach einzelne Mitarbeiter noch manuell anpassen, falls doch Abweichungen auftraten.

Validierung & Fehlermeldungen

Was das System prüft

* Hinweis: Die max. Arbeitszeit-Grenze ist konfigurierbar pro Team (normalerweise 12h).

Beispiel-Szenarien

✅ Valide:

• Start: 18:00, Ende: 02:00, Pause: 30min → 7h 30min netto ✓
• Start: 10:00, Ende: 16:00, Pause: 45min → 5h 15min netto ✓

❌ Fehler:

• Start: 18:00, Ende: 17:00, Pause: 30min → ❌ "Ende vor Start"
• Start: 18:00, Ende: 20:00, Pause: 150min → ❌ "Pause länger als Arbeitszeit"

⚠️ Warnung (speicherbar):

• Start: 08:00, Ende: 23:00, Pause: 60min → ⚠️ "14h netto - über 12h Limit" (speicherbar, aber Admin wird gewarnt)

Zeiten nachträglich korrigieren

Falls du nach dem Speichern Fehler bemerkst:

Option 1: Direkt bearbeiten (als Projektleiter)

1. Gehe zurück zur Zeiterfassungs-Übersicht des Events
2. Klicke auf den Mitarbeiter mit falschen Zeiten
3. Bearbeite die Felder (Start/Ende/Pause)
4. Speichern

Hinweis: Direkte Bearbeitung funktioniert nur, wenn die Zeit noch nicht vom Admin genehmigt wurde.

Option 2: Korrektur-Anfrage (falls bereits genehmigt)

Falls die Zeit bereits vom Admin genehmigt wurde:

1. Kontaktiere den Admin (z.B. via Messaging-System oder persönlich)
2. Erkläre den Fehler (z.B. "Max Müller: Ende falsch erfasst, war 02:00 statt 02:30")
3. Admin nimmt Korrektur vor und genehmigt erneut

Warum nicht selbst ändern?
Genehmigte Zeit Records sind gesperrt für direkte Bearbeitung, um nachträgliche Manipulationen zu verhindern (Compliance).

Status-Übersicht

Jeder Time Record hat einen Status, der anzeigt, wo im Workflow er sich befindet:

Workflow:

1. Projektleiter erfasst: [Erfasst 📝]
         ↓
2. Mitarbeiter bestätigt: [Eingereicht ⏳]
         ↓
3. Admin prüft:
         ├─ Genehmigt → [Genehmigt ✅]
         └─ Ablehnung → [Abgelehnt ❌] → zurück zu Schritt 1

Mitarbeiter-Bestätigung

Was ist das?

Mitarbeiter-Bestätigung = Mitarbeiter signiert seine erfassten Zeiten mit PIN (optional, falls aktiviert).

Ziel: Compliance – Mitarbeiter bestätigt damit, dass die erfassten Zeiten korrekt sind.

Workflow (falls aktiviert)

1. Projektleiter erfasst Zeiten für Mitarbeiter
2. Mitarbeiter erhält Benachrichtigung: "Bitte bestätige deine Arbeitszeit"
3. Mitarbeiter öffnet Zeiterfassungs-Link (per E-Mail oder App)
4. Mitarbeiter prüft Zeiten:
   • Start-Zeit korrekt? ✓
   • Ende-Zeit korrekt? ✓
   • Pause korrekt? ✓
5. Mitarbeiter gibt PIN ein (persönlicher 4-6-stelliger Code)
6. System ändert Status von "Erfasst" → "Eingereicht"
7. Admin kann jetzt genehmigen

Hinweis: Falls Mitarbeiter Zeiten nicht korrekt findet, kann er Ablehnen → Projektleiter muss korrigieren.

PIN-System

Was ist eine PIN?

• 4-6-stelliger Code (z.B. 123456)
• Persönlich (nur der Mitarbeiter kennt sie)
• Sicher (gehasht in der Datenbank, wie ein Passwort)

Wo wird die PIN eingerichtet?

• Account → PIN-Verwaltung
• Bei erstem Zeiterfassungs-Vorgang → System fordert PIN-Erstellung auf

Warum PIN statt Passwort?

• Schneller – kein langes Passwort tippen (oft vor Ort am Tablet/Telefon)
• Einfacher – merken sich Mitarbeiter leichter
• Compliance – juristische Anforderung für elektronische Signatur

Admin-Funktionen (optional)

Zeiterfassungs-Übersicht (Admin)

Admins haben eine übergreifende Ansicht über alle Time Records:

Route: Admin → Zeiterfassung

Funktionen:

• ✅ Alle Events anzeigen (nicht nur eigene)
• ✅ Filter:
  • Nach Event
  • Nach Mitarbeiter
  • Nach Status (Erfasst, Eingereicht, Genehmigt, Abgelehnt)
  • Nach Datum
• ✅ Bulk-Genehmigung (mehrere Time Records gleichzeitig genehmigen)
• ✅ Korrektur (genehmigte Time Records nachträglich ändern)

Genehmigung

Workflow:

1. Admin öffnet Zeiterfassungs-Übersicht
2. Filtert nach Status "Eingereicht" (warten auf Genehmigung)
3. Prüft Time Records:
   • Zeiten plausibel? (nicht übermäßig lang/kurz)
   • Pausen korrekt?
   • Übereinstimmung mit geplanten Zeiten?
4. Aktion wählen:
   • ✅ Genehmigen – Status → "Genehmigt"
   • ❌ Ablehnen – Status → "Abgelehnt" + Ablehnungsgrund eingeben

Bulk-Genehmigung:

• Checkbox: ☑ Alle auswählen (oder einzelne)
• Button: Alle genehmigen
• Alle ausgewählten Time Records → Status "Genehmigt"

Zeitkorrekturen

Falls ein genehmigter Time Record falsch ist:

1. Admin öffnet den Time Record (Klick auf Mitarbeiter in Liste)
2. Bearbeiten-Button (nur für Admins sichtbar)
3. Felder anpassen (Start/Ende/Pause)
4. Korrekturgrund eingeben (z.B. "Falsche Zeit erfasst, korrigiert von Supervisor")
5. Speichern → Status bleibt "Genehmigt", aber Änderung wird protokolliert

Warum Korrekturgrund?
Compliance – alle Änderungen an genehmigten Time Records müssen nachvollziehbar sein (Audit-Trail).

Berichte & Exports

Auswertungen

Admins können Time Records auswerten:

Route: Admin → Zeiterfassung → Berichte

Verfügbare Berichte:

• 📊 Arbeitszeit pro Mitarbeiter (Monat, Jahr)
• 📊 Arbeitszeit pro Event (welches Event, wie viele Stunden)
• 📊 Übersicht Abweichungen (geplant vs. tatsächlich)
• 📊 Pausenzeiten (Compliance-Check: gesetzliche Pausenregeln)

Export:

• 📄 CSV – für Excel-Import
• 📄 PDF – für Archivierung
• 📄 Excel – direkt als .xlsx

Lohnabrechnung

Integration:
Time Records können für die Lohnabrechnung exportiert werden:

1. Admin wählt Zeitraum (z.B. "April 2026")
2. Filter nach Mitarbeitern (optional: nur bestimmte Mitarbeiter)
3. Export → CSV/Excel mit Spalten:
   • Mitarbeiter
   • Event
   • Datum
   • Start-Zeit
   • E Ende-Zeit
   • Pause
   • Netto-Arbeitszeit
   • Brutto-Arbeitszeit
   • Status (nur "Genehmigt" werden exportiert)

Hinweis: Nur genehmigte Time Records werden in Lohnabrechnung einbezogen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

❓ Kann ich Zeiterfassung für mehrere Events gleichzeitig machen?

Nein, Zeiterfassung ist event-basiert. Du musst jedes Event einzeln öffnen und Zeiten erfassen.

Warum?
Unterschiedliche Events haben unterschiedliche Mitarbeiter, Shifts und Kontexte → separate Erfassung vermeidet Fehler.

Workaround (für Admins): Nutze die Admin-Zeiterfassungs-Übersicht mit Filtern.

❓ Was passiert, wenn ich Zeiten falsch erfasst habe?

Falls noch nicht genehmigt:
→ Du kannst die Zeiten direkt bearbeiten (siehe Zeiten nachträglich korrigieren)

Falls bereits genehmigt:
→ Nur Admins können genehmigte Time Records korrigieren (mit Korrekturgrund)

Tipp: Prüfe Zeiten sorgfältig vor dem Speichern!

❓ Kann ein Mitarbeiter seine Zeiten selbst erfassen?

Nein (nicht in der Standard-Konfiguration).

Grund: Time Tracking in Shifty ist ein Supervisor-System – Projektleiter erfassen Zeiten für ihre Team-Mitglieder (nicht Self-Service).

Ausnahme: Falls das Stempeluhr-Feature aktiviert ist, können Mitarbeiter selbst "Kommen/Gehen" stempeln (siehe Team-Einstellungen).

❓ Was ist der Unterschied zwischen Brutto- und Netto-Arbeitszeit?

Lohnabrechnung: Basiert auf Netto-Arbeitszeit (nur tatsächlich gearbeitete Zeit wird bezahlt).

❓ Warum muss ein Mitarbeiter seine Zeiten mit PIN bestätigen?

Grund: Compliance – elektronische Zeiterfassung erfordert Mitarbeiter-Signatur (ähnlich wie Unterschrift auf Papier).

Vorteil für Mitarbeiter:

• Sicherheit, dass erfasste Zeiten korrekt sind
• Keine nachträglichen Diskussionen ("Ich habe länger gearbeitet!")

Vorteil für Arbeitgeber:

• Rechtskonform (DSGVO, Arbeitszeitgesetz)
• Audit-Trail (nachvollziehbar, wer was wann bestätigt hat)

❓ Was passiert, wenn ein Mitarbeiter die Bestätigung verweigert?

Workflow:

1. Mitarbeiter öffnet Zeiterfassungs-Link
2. Prüft Zeiten → findet Fehler (z.B. falsche Ende-Zeit)
3. Ablehnen klicken + Ablehnungsgrund eingeben (z.B. "Ende-Zeit falsch, war 02:30 nicht 02:00")
4. Status → "Abgelehnt"
5. Projektleiter wird benachrichtigt → muss Zeiten korrigieren
6. Mitarbeiter erhält erneute Bestätigungs-Aufforderung

Wichtig: Ablehnung ist kein Problem – sie dient der Fehlerkorrektur!

❓ Kann ich Zeiterfassung für vergangene Events nachholen?

Ja, aber nur für kürzlich vergangene Events (normalerweise bis zu 30 Tage zurück).

Warum Limit?

• Vermeidung nachträglicher Manipulationen
• Einhaltung gesetzlicher Aufzeichnungsfristen

Team-spezifisch: Admins können das Zeitlimit pro Team konfigurieren (z.B. 7, 14, 30 Tage).

❓ Was bedeutet "Warnung: Arbeitszeit über 12 Stunden"?

Bedeutung: Die erfasste Netto-Arbeitszeit überschreitet die empfohlene Maximalgrenze (normalerweise 12h).

Das System erlaubt dennoch Speichern (nur Warnung, kein Fehler), aber:

• ⚠️ Admin wird informiert (auffälliger Time Record)
• ⚠️ Compliance-Risiko (Arbeitszeitgesetz: max. 10h/Tag Regelarbeitszeit)

Wann erlaubt?

• Ausnahmefälle (z.B. Notfall, dringendes Event)
• Freiwillige Überstunden (mit Zustimmung des Mitarbeiters)

Tipp: Bei >12h immer Kommentar hinzufügen (Begründung für Admin).

❓ Werden Pausen automatisch abgezogen?

Nein, Pausen müssen manuell eingegeben werden (Feld "Pause" in Minuten).

Warum nicht automatisch?

• Pausen variieren (mal 30min, mal 45min, mal keine)
• Gesetzliche Pausenregeln unterschiedlich (abhängig von Arbeitszeit)

Tipp: Orientiere dich an geplanten Pausen aus dem Shift → oft korrekt.

❓ Kann ich Zeit Records nachträglich löschen?

Nein (nicht ohne Admin-Berechtigung).

Grund: Time Records sind Compliance-relevant – einmal erfasst, dürfen sie nicht einfach gelöscht werden (Audit-Trail).

Alternative:

• Korrigieren statt löschen (Zeiten auf 0 setzen + Kommentar "Nicht gearbeitet")
• Admin kontaktieren (kann löschen mit Begründung)

❓ Gibt es eine mobile App für Zeiterfassung?

Nein (separate mobile App), aber:

• ✅ PWA (Progressive Web App) – Shifty kann auf Handy installiert werden ("Zum Home-Bildschirm hinzufügen")
• ✅ Responsive – volle Funktionalität auf Tablet/Smartphone über Browser

Tipp: Installiere Shifty als PWA für App-ähnliches Erlebnis auf mobilen Geräten.

Tipps & Best Practices

✅ Für Projektleiter

1. Zeitnah erfassen
Erfasse Zeiten direkt nach dem Event (solange Erinnerung frisch ist) – nicht Tage später.

2. Schnellerfassung nutzen
Falls Mitarbeiter wie geplant arbeiteten → Button "Wie geplant" spart Zeit.

3. Notizen machen
Nutze Kommentar-Feld für Besonderheiten (z.B. "Überstunden wegen Notfall", "Kam wegen Stau verspätet").

4. Pausen nicht vergessen
Pausen müssen immer eingegeben werden (gesetzliche Pflicht ab 6h Arbeitszeit).

5. Doppelt prüfen vor Speichern
Korrigieren nach Genehmigung ist aufwändig → lieber vorher nochmal checken.

✅ Für Admins

1. Regelmäßig genehmigen
Prüfe eingereichte Time Records täglich → vermeidet Stau vor Monatsabschluss.

2. Bulk-Genehmigung für einfache Fälle
Events ohne Abweichungen → Bulk-Genehmigung spart Zeit.

3. Auffällige Zeiten genau prüfen

12h Arbeitszeit, große Abweichungen, fehlende Pausen → genau hinsehen.

4. Korrekturgrund dokumentieren
Immer einen Grund bei Korrekturen angeben (Compliance, Nachvollziehbarkeit).

5. Reports nutzen
Monatliche Auswertungen zeigen Trends (z.B. welche Events oft Überstunden haben).

✅ Für Mitarbeiter

1. Bestätigungslinks sofort öffnen
Warte nicht Tage → je früher bestätigt, desto schneller zur Lohnabrechnung.

2. Zeiten genau prüfen
Start-Zeit, Ende-Zeit, Pause – alle drei Felder checken.

3. Bei Fehlern: Ablehnen
Nicht einfach falsche Zeiten bestätigen → lieber ablehnen und korrigieren lassen.

4. PIN sicher aufbewahren
PIN ist wie ein Passwort – nur du kennst sie, niemand (auch nicht Admins) kann sie einsehen.

Zusammenfassung

Zeiterfassung auf einen Blick:

✅ Projektleiter erfassen Arbeitszeiten für alle Mitarbeiter eines Events
✅ Schnellerfassung ("Wie geplant") für pünktliche Mitarbeiter
✅ Mitarbeiter bestätigen Zeiten mit PIN (falls aktiviert)
✅ Admins genehmigen Time Records → Freigabe für Lohnabrechnung
✅ Validierung verhindert logische Fehler (Ende vor Start, zu lange Pausen)
✅ Status-Workflow (Erfasst → Eingereicht → Genehmigt/Abgelehnt)
✅ Korrekturen möglich (Projektleiter: vor Genehmigung, Admin: auch danach mit Grund)
✅ Berichte & Exports für Auswertungen und Lohnabrechnung (CSV/PDF/Excel)

Best Practice:
Erfasse Zeiten zeitnah, nutze Schnellerfassung wo möglich, prüfe genau vor Speichern, dokumentiere Besonderheiten im Kommentar-Feld.

Weitere Themen:

• Statistiken – Auswertungen über Arbeitszeiten und Events
• Admin-Kalender – Wie Admins Projektleiter zuweisen
• Mitarbeiter-Kalender – Wo Mitarbeiter ihre Zuweisungen sehen