Club Records (Vereinsakte)

Übersicht

Die Vereinsakte erfasst Mitarbeiter-bezogene Aufzeichnungen wie Schulungen, Zertifikate, Dokument-uploads und administrative Notizen. Admins pflegen die Vereinsakte für Compliance und Personalverwaltung.

Wer kann zugreifen?

• Admins/Disponenten: Vollzugriff - erstellen, bearbeiten, löschen
• Supervisoren: Lesezugriff für ihr Team
• Mitarbeiter: Lesezugriff auf eigene Akte

Navigation

Admin-Ansicht:

• Hauptmenü → "Mitarbeiter" → Mitarbeiter auswählen → Tab "Vereinsakte"

Mitarbeiter-Ansicht:

• "Mein Profil" → Tab "Vereinsakte"

Einträge in Vereinsakte

Typen von Einträgen

Eintrag erstellen (Admin)

1. Mitarbeiter-Profil öffnen → "Vereinsakte"-Tab
2. "+ Neuer Eintrag" klicken
3. Eintrag-Formular:
   • Typ: Schulung/Zertifikat/Dokument/Notiz
   • Titel: Kurzer Titel
   • Datum: Relevantes Datum (z.B. Schulungsdatum)
   • Kategorie (optional): Zur Organisation
   • Beschreibung: Detaillierte Informationen
   • Datei-Upload (falls Typ=Dokument): PDF, Bilder, etc.
   • Gültig bis (optional): Ablaufdatum (z.B. Zertifikatsgültigkeit)
4. "Speichern"

Dateien hochladen

Unterstützte Formate: PDF, JPG, PNG, DOCX
Max. Dateigröße: 10 MB

Upload-Prozess:

1. Drag & Drop in Upload-Bereich ODER
2. "Datei auswählen" klicken

Nach Upload:

• Datei-Vorschau (falls Bild/PDF)
• Download-Link für Mitarbeiter/Admins

Einträge anzeigen

Listenansicht zeigt:

• Typ-Icon (Schulung/Zertifikat/Dokument/Notiz)
• Titel + Datum
• Kategorie (falls gesetzt)
• Status: Gültig / Abgelaufen (bei Verfallsdatum)
• Datei-Icon (bei Dokumenten)

Filterung:

• Nach Typ (alle/nur Schulungen/nur Zertifikate)
• Nach Kategorie
• Nach Status (aktiv/abgelaufen)

Ablauf-Erinnerungen

Für Einträge mit Verfallsdatum:

• System zeigt Warnung: "Läuft in X Tagen ab"
• Farben:
  • Grün: > 30 Tage gültig
  • Gelb: 7-30 Tage gültig
  • Rot: < 7 Tage ODER abgelaufen

Benachrichtigungen (falls konfiguriert):

• Admin erhält Erinnerung 30 Tage vor Ablauf
• Mitarbeiter erhält Erinnerung 14 Tage vor Ablauf

Tipps & Best Practices

Für Admins:

1. Pflegen Sie Vereinsakte kontinuierlich, nicht nur bei Bedarf
2. Nutzen Sie Kategorien zur Organisation (z.B. "Sicherheit", "Compliance")
3. Setzen Sie Ablaufdaten für zeitlich begrenzte Zertifikate
4. Laden Sie Nachweise als Dokumente hoch für Audit-Trail

Compliance:

• Vereinsakte dient als Nachweis für Schulungen
• Wichtig für Audits und Zertifizierungen
• Dokumentieren Sie alle relevanten Qualifikationen

Siehe auch

• Developer-Dokumentation: Club Records - Technical
• [Mitarbeiter-Verwaltung] - Mitarbeiter-Profile verwalten