Event Management (Veranstaltungsverwaltung)

Übersicht

Die Veranstaltungsverwaltung ermöglicht Administratoren und Disponenten die zentrale Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von Events. Events sind Container für Schichten (Shifts) und definieren, wann und wo Arbeit stattfindet.

Wer hat Zugriff?

• Disponenten (Expediter): Vollzugriff - erstellen, bearbeiten, löschen
• Administratoren: Vollzugriff inklusive erweiterte Einstellungen
• Supervisoren: Nur Lesezugriff auf zugewiesene Events
• Mitarbeiter: Kein direkter Zugriff auf Event-Verwaltung

Zugriff auf die Veranstaltungsverwaltung

Navigation:

1. Nach Login als Administrator/Disponent
2. Hauptmenü → "Events" (oder "Veranstaltungen")
3. Sie sehen die Event-Übersicht

URL: /admin/events

Event-Übersicht (Liste)

Die Event-Übersicht zeigt alle Events in einer Tabelle mit folgenden Spalten:

Filterfunktionen

Oberhalb der Tabelle:

• Suchfeld: Suche nach Event-Name, Kunde oder Standort
• Status-Tabs: Filtere nach Status
  • Alle
  • Aktiv (grün)
  • Entwurf (gelb/orange)
  • Abgesagt (rot)
  • Abgeschlossen (blau)
• Datumsfilter: Filtere nach Start-/Enddatum
• Positions-Filter: Filtere nach benötigten Positionen
• Stadt-Filter: Filtere nach Standort-Stadt
• Event-Typ-Filter: Event oder Service

Sortierung: Klicken Sie auf Spaltenüberschriften zum Sortieren

Ansichtswechsel

Oberhalb der Tabelle können Sie zwischen Liste und Kalenderansicht wechseln (Toggle-Buttons).

Event erstellen

Weg 1: Über Button

1. Klicken Sie auf "+ Neues Event erstellen" (oben rechts in Event-Übersicht)
2. Event-Formular öffnet sich

Weg 2: Über Admin-Kalender

1. Im Admin-Kalender auf einen Termin klicken
2. "Event erstellen" wählen
3. Startdatum wird vorausgefüllt

Event-Formular - Grundinformationen

Event-Typ (oben rechts):

• Event: Klassisches Event (Konzert, Festival, etc.)
• Service: Service für Kunde (automatische Standortzuordnung)

Pflichtfelder (mit * markiert):

Kunde ausblenden:

• Checkbox neben Kunde-Feld
• Bei Aktivierung: Mitarbeiter sehen Kundennamen nicht

Supervisoren (oben rechts):

• Dropdown zur Auswahl von Supervisoren
• Mehrfachauswahl möglich
• Supervisoren erhalten erweiterten Zugriff auf dieses Event

Event-Eigenschaften

Weitere Felder im Formular:

Deadline-Felder

Hinweis: Alle Deadlines sind optional, aber helfen bei der Planung.

Service-spezifische Eigenschaften

Bei Event-Typ "Service" erscheinen zusätzliche Felder:

• Kleidungsstandards: Dropdown mit Dresscode-Vorgaben des Kunden
• Max. Pause überschreiben: Teamweite Pausen-Regel überschreiben
• Zeiterfassungs-Unterzeichnung: Wer muss Zeiterfassung unterschreiben?
  • Beide (Supervisor + Mitarbeiter)
  • Nur Supervisor
  • Nur Mitarbeiter

Automatische Standortzuordnung bei Service: Wenn Sie einen Kunden wählen, wird automatisch dessen Haupt-Standort zugewiesen.

Schichten (Shifts) zuweisen

Nach Eingabe der Event-Grunddaten:

1. Scrollen Sie zu "Schichten"-Bereich (unteres Formular)
2. Klicken Sie "+ Neue Schicht hinzufügen"
3. Schicht-Dialog öffnet sich mit Feldern:
   • Schichtname
   • Position (Dropdown)
   • Startzeit / Endzeit
   • Anzahl benötigter Mitarbeiter
   • Farbe (für Kalenderdarstellung)
4. Klicken Sie "Hinzufügen"
5. Schicht wird zur Event-Schichtenliste hinzugefügt

Schichten bearbeiten/löschen:

• In der Schichtenliste: Bearbeiten- oder Löschen-Icon klicken
• Alle Schichten werden mit dem Event gespeichert

Event speichern und veröffentlichen

Speichern-Optionen (unten im Formular):

Validierung vor Speichern:

• Enddatum muss nach Startdatum liegen
• Bei Service-Typ: Kunde muss ausgewählt sein
• Event muss mindestens eine Schicht haben (vor Veröffentlichen)

Event bearbeiten

So bearbeiten Sie ein Event:

1. In der Event-Übersicht auf Bearbeiten-Icon (Stift) klicken
2. Event-Formular öffnet sich mit vorausgefüllten Daten
3. Nehmen Sie Änderungen vor
4. Klicken Sie "Änderungen speichern"

Änderungs-Warnung: Bei Events mit bestehenden Zuordnungen (Assignments) erscheint ein Dialog:

• Zeigt zusammengefasste Änderungen (was ändert sich?)
• Liste betroffener Mitarbeiter
• Bestätigung erforderlich: "Änderungen anwenden" oder "Abbrechen"

Wichtig: Events mit Zeiterfassungen (Time Records) können nur eingeschränkt bearbeitet werden:

• Event-Name: ✗ Nicht änderbar
• Datum/Zeit: ✗ Nicht änderbar
• Kunde: ✗ Nicht änderbar
• Standort: ✗ Nicht änderbar
• Schichten: ✗ Nicht änderbar
• Beschreibung/Kontakt: ✓ Änderbar

Event duplizieren

So duplizieren Sie ein Event:

1. In Event-Übersicht auf Duplizieren-Icon klicken (oder Kontextmenü)
2. Datum-Auswahl-Dialog öffnet sich
3. Wählen Sie neue(s) Datum/Daten für duplizierte Events:
   • Einzelnes Datum: Ein neues Event
   • Mehrere Daten: Mehrere Events gleichzeitig erstellen
4. Klicken Sie "Duplizieren"
5. Sie werden zum Bearbeiten-Formular weitergeleitet

Was wird kopiert?

• ✓ Event-Name (mit Suffix, z.B. " (Kopie)")
• ✓ Event-Typ
• ✓ Kunde, Standort
• ✓ Supervisoren
• ✓ Alle Schichten (Position, Dauer, Mitarbeiteranzahl)
• ✓ Beschreibung, Kontakt
• ✓ Event-Eigenschaften

Was wird NICHT kopiert?

• ✗ Zuordnungen (Assignments)
• ✗ Bewerbungen (Applications)
• ✗ Status (immer "Entwurf")
• ✗ Veröffentlichungsdatum

Datum-Anpassung:

• Schichten werden automatisch an neue Event-Daten angepasst
• Zeitspanne bleibt relativ zum neuen Event-Datum gleich

Event absagen (Cancel)

So sagen Sie ein Event ab:

1. Event bearbeiten (Bearbeiten-Icon)
2. Im Formular: Toggle-Switch "Event absagen" aktivieren (oben rechts)
3. Bestätigungs-Dialog erscheint
4. Klicken Sie "Event absagen"

Was passiert beim Absagen?

• Status wechselt zu "Abgesagt"
• canceledAt-Zeitstempel wird gesetzt
• Event bleibt in Datenbank, aber markiert als abgesagt
• Mitarbeiter sehen "Abgesagt"-Badge

Einschränkungen:

• Nur möglich bei Status "Aktiv"
• NICHT möglich, wenn Zeiterfassungen existieren
• Nicht möglich nach Event-Ende

Event reaktivieren:

• Im Formular: Toggle-Switch "Event reaktivieren" aktivieren
• Bestätigung erforderlich
• Status wechselt zurück zu "Aktiv"

Event löschen

So löschen Sie ein Event:

1. In Event-Übersicht auf Löschen-Icon (Mülleimer) klicken
2. Bestätigungs-Dialog erscheint mit Warnung
3. Klicken Sie "Löschen bestätigen"

Warnung: Event-Löschung ist endgültig und kann nicht rückgängig gemacht werden!

Sicherheits-Checks:

• Events mit Zeiterfassungen können NICHT gelöscht werden
• Events mit Zuordnungen zeigen Warnhinweis
• Bestätigung immer erforderlich

Bulk-Operationen (Mehrfachaktionen)

So wählen Sie mehrere Events:

1. In Event-Übersicht: Checkboxen in Tabellenzeilen aktivieren
2. Oben erscheint "X ausgewählt"-Leiste mit Aktionen:

Verfügbare Bulk-Aktionen:

• Veröffentlichen: Alle ausgewählten Entwürfe veröffentlichen
• Löschen: Alle ausgewählten Events löschen (mit Sicherheitsabfrage)

Tipp: Nutzen Sie Filter, um gezielt Events für Bulk-Operationen zu finden.

Kontext-Menü (Rechtsklick)

Rechtsklick auf Event-Zeile öffnet Schnellaktions-Menü:

Status-Übersicht

Status-Übergänge:

• Entwurf → Aktiv (beim Veröffentlichen)
• Aktiv → Abgesagt (beim Absagen)
• Aktiv → Abgeschlossen (automatisch nach Event-Ende)

Tipps & Best Practices

Event-Planung:

1. Erstellen Sie Events frühzeitig als Entwurf
2. Fügen Sie alle Schichten hinzu, bevor Sie veröffentlichen
3. Setzen Sie realistische Deadlines für Bewerbungen
4. Nutzen Sie Event-Beschreibung für wichtige Details

Schicht-Verwaltung:

1. Vergeben Sie aussagekräftige Schicht-Namen ("Einlass", "Bar", "Security")
2. Nutzen Sie Farben zur visuellen Unterscheidung im Kalender
3. Planen Sie Pufferzeit zwischen Schichten ein

Event-Duplikation:

1. Nutzen Sie Duplikation für wiederkehrende Events
2. Bei Event-Serien: Mehrere Daten auf einmal auswählen
3. Passen Sie nach Duplikation Details an (Kunde, Standort falls abweichend)

Service-Events:

1. Bei Service-Typ wird Standort automatisch vom Kunden übernommen
2. Kleidungsstandards werden vom Kunden-Profil vorgeschlagen
3. Nutzen Sie "Kunde ausblenden" für sensible Services

Organisation:

1. Nutzen Sie Filter, um Events gezielt zu finden
2. Sortieren Sie nach Datum für chronologische Übersicht
3. Weisen Sie Supervisoren zu Events zu für bessere Verantwortlichkeit

Nach Veröffentlichung:

1. Überwachen Sie Bewerbungen für das Event
2. Weisen Sie Mitarbeiter Schichten zu (über Admin-Kalender)
3. Kommunizieren Sie Änderungen über Messaging-System

Häufige Probleme

"Event kann nicht veröffentlicht werden"

• Event muss mindestens eine Schicht haben
• Prüfen Sie Validierungs-Fehler im Formular

"Event kann nicht bearbeitet werden"

• Events mit Zeiterfassungen sind gesperrt
• Kontaktieren Sie Administrator für kritische Änderungen

"Event kann nicht gelöscht werden"

• Events mit Zeiterfassungen können nicht gelöscht werden
• Alternative: Event absagen statt löschen

"Standort nicht auswählbar bei Service"

• Bei Service-Typ muss zuerst Kunde gewählt werden
• Standort wird automatisch von Kunde übernommen

Verwandte Features

• Shift-Verwaltung - Schichten innerhalb von Events verwalten
• Admin-Kalender - Visuelle Event-Planung
• Bewerbungen - Mitarbeiter-Bewerbungen für Events
• Schedule Release - Events für Mitarbeiter veröffentlichen

Siehe auch

• Developer-Dokumentation: Event Management - Technical
• Datenmodell: Event Model
• Workflows: Workflow-Guide für Event-Planung (folgt in Phase 8)