Shift Management (Schichtverwaltung)

Übersicht

Schichten (Shifts) sind die zuweisbaren Arbeitseinheiten in Shifty. Jede Schicht gehört zu einem Event, definiert eine bestimmte Position und Zeitspanne, und gibt an, wie viele Mitarbeiter benötigt werden.

Wichtig: Schichten werden innerhalb von Events erstellt und verwaltet, nicht als eigenständiger Bereich.

Wer hat Zugriff?

• Disponenten (Expediter+): Schichten erstellen, bearbeiten, Mitarbeiter zuweisen
• Administratoren: Vollzugriff
• Supervisoren: Nur Lesezugriff auf zugewiesene Events
• Mitarbeiter: Sehen nur ihre zugewiesenen Schichten

Schichten erstellen

Weg 1: Im Event-Formular

1. Öffnen Sie ein Event (neu oder bestehend) → siehe Event Management
2. Scrollen Sie zum Bereich "Schichten"
3. Klicken Sie "+ Element hinzufügen"
4. Schicht-Formular erscheint inline

Weg 2: Im Admin-Kalender (Drag & Drop)

1. Öffnen Sie Admin-Kalender
2. Wählen Sie Event aus
3. Ziehen Sie mit der Maus eine Zeitspanne im gewünschten Zeitslot
4. Schicht-Dialog öffnet sich

Schicht-Felder

Zeitvalidierung

• Endzeit muss nach Startzeit liegen
• Schicht muss innerhalb des Event-Zeitraums liegen
  • Schicht-Start ≥ Event-Start
  • Schicht-Ende ≤ Event-Ende
• Bei Verstoss: Fehlermeldung "Schicht ausserhalb des Event-Zeitraums"

Automatische Zeitübernahme

Beim Hinzufügen neuer Schichten:

• Startzeit = Event-Startzeit (oder bisher letzte Schicht-Endzeit)
• Endzeit = Event-Endzeit
• Kann manuell angepasst werden

Positionswahl & Kompatibilität

Positions-Dropdown zeigt:

• Alle im Team verfügbaren Positionen
• Sortiert nach Name

Positionskompatibilität:

• Mitarbeiter können nur Schichten mit kompatiblen Positionen zugewiesen werden
• Position des Mitarbeiters muss mit Schicht-Position übereinstimmen ODER
• Position des Mitarbeiters muss als "kompatibel" mit Schicht-Position konfiguriert sein

Beispiel:

Schicht benötigt: "Service"
Mitarbeiter hat Position: "Service-Leitung"
→ Zuteilung möglich, wenn "Service-Leitung" als kompatibel zu "Service" konfiguriert

Siehe [Positions-Verwaltung] für Kompatibilitäts-Konfiguration.

Kleiderordnung (Dresscode)

Für Service-Events:

• Dropdown zeigt Dresscode-Standards des ausgewählten Kunden
• Standards werden vom Kunden-Profil geladen
• Beispiele: "Schwarz-Weiß", "Business Casual", "Uniform"

Kleiderordnung im Detail anzeigen:

• Kleiderordnungs-Feld zeigt: Label + Details (z.B. "Schwarz-Weiß: Schwarzes Hemd, schwarze Hose")
• Mitarbeiter sehen Dresscode in ihrer Schicht-Ansicht

Neuen Standard erstellen:

1. Klicken Sie auf "+ Neuer Standard" im Dropdown
2. Dialog öffnet sich:
   • Label: Name des Standards (z.B. "Event-Uniform")
   • Kategorie: Kategorie zur Organisation
   • Kleidung: Detaillierte Beschreibung
   • Kunden: Welchen Kunden zuweisen?
3. Standard wird gespeichert und ist sofort verfügbar

Mitarbeiter-Zuweisung

Kapazitäts-Tracking

Jede Schicht zeigt:

3 / 5 Mitarbeiter zugewiesen

• 3 = Bereits zugewiesene Mitarbeiter
• 5 = Benötigte Anzahl (aus "Anzahl"-Feld)
• Status-Anzeige:
  • Grün: Vollständig besetzt (3/3)
  • Gelb: Teilweise besetzt (2/5)
  • Grau: Leer (0/5)
  • Rot: Überbesetzt (6/5) - sollte vermieden werden

Zuweisung über Admin-Kalender

1. Mitarbeiter suchen: Linke Sidebar zeigt verfügbare Mitarbeiter
2. Drag & Drop: Mitarbeiter auf Schicht ziehen
3. Validierung läuft automatisch:
   • Position kompatibel? ✓
   • Keine Zeitkonflikte? ✓
   • Kapazität verfügbar? ✓
4. Bei Erfolg: Mitarbeiter erscheint in Schicht
5. Bei Fehler: Fehlermeldung mit Grund

Zuteilungs-Validierung

System prüft automatisch:

1. Positionskompatibilität: Mitarbeiter hat kompatible Position?
2. Zeitkonflikte: Mitarbeiter hat keine überlappende Zuteilung?
3. Kapazität: Schicht noch nicht voll besetzt?
4. Verfügbarkeit (optional): Mitarbeiter hat Verfügbarkeit angegeben?

Warnungen:

• Gelb: Mitarbeiter verfügbar, aber minor issues (z.B. nah an Höchstarbeitszeit)
• Rot: Blockiert - Mitarbeiter kann NICHT zugewiesen werden

Manuelle Überbuchung

Szenario: Mehr Mitarbeiter zuweisen als "Anzahl" erlaubt

• System warnt: "Schicht überbesetzt (6/5)"
• Admin kann trotzdem zuweisen (falls Notfall)
• Zuteilung markiert als "Überbesetzt"

Best Practice: Vermeiden - erhöhen Sie stattdessen "Anzahl"-Feld in Schicht

Schicht bearbeiten

Im Event-Formular:

1. Event öffnen (Bearbeiten-Modus)
2. Schicht in Liste finden
3. Feldinhalte direkt ändern
4. Event speichern

Einschränkungen bei bestehenden Zuordnungen:

• Zeit ändern: Mitarbeiter werden benachrichtigt
• Position ändern: NICHT möglich wenn Zuordnungen existieren (erst entfernen)
• Anzahl reduzieren: Warnung wenn mehr Zuordnungen als neue Anzahl
• Anzahl erhöhen: Immer erlaubt

Mit Zeiterfassungen: Schichten mit abgeschlossenen Zeiterfassungen können NICHT bearbeitet werden.

Schicht löschen

Im Event-Formular:

1. Event öffnen (Bearbeiten-Modus)
2. Bei Schicht: Klicken Sie auf Löschen-Icon (Mülleimer)
3. Bestätigung (falls Zuordnungen existieren)
4. Event speichern

Einschränkungen:

• Schichten MIT Zuordnungen: Warnung, aber Löschung erlaubt
• Schichten MIT Zeiterfassungen: Löschung BLOCKIERT
• Alternative: Anzahl auf 0 setzen statt löschen (behält Historie)

Benutzerdefinierte Felder

Manche Teams nutzen benutzerdefinierte Felder für Schichten (z.B. "Notizen", "Sonderwünsche").

Falls konfiguriert:

• Zusätzliche Felder erscheinen im Schicht-Formular
• Eingabe optional (außer als "Pflicht" markiert)
• Je nach Feld-Typ: Text, Zahl, Dropdown, Datum
• Werte werden mit Schicht gespeichert

Konfiguration: Über Team-Einstellungen (Admin-Zugriff erforderlich)

Schichten duplizieren

Beim Event-Duplizieren werden Schichten mit kopiert:

• Alle Schicht-Eigenschaften (Position, Anzahl, Beschreibung)
• Zeitspanne wird relativ zum neuen Event-Datum angepasst
• NICHT kopiert: Zuordnungen (Assignments)

Siehe Event Management - Duplizieren

Bulk-Operationen

Mehrere Schichten auf einmal bearbeiten:

Szenario 1: Gleiche Position, verschiedene Zeiten

1. Erste Schicht erstellen mit Position "Service"
2. Weitere Schichten hinzufügen
3. Position wird nicht neu gesetzt (manuell ändern)

Workaround: Template-Schicht erstellen, duplizieren, dann Zeiten anpassen

Szenario 2: Alle Schichten um 1 Stunde verschieben

• Aktuell: Manuell jede Schicht bearbeiten
• Alternative: Event-Zeit verschieben → Schichten passen sich relativ an

Bulk-Bearbeitung Schichten ist in Entwicklung

Ansichten & Filterung

Im Event-Formular (Listenmodus)

Schichten-Liste zeigt:

• Position (Icon + Name)
• Zeitspanne (Start → Ende)
• Anzahl Mitarbeiter (zugewiesen / benötigt)
• Dresscode (falls gesetzt)
• Aktions-Buttons (Bearbeiten, Löschen)

Sortierung: Chronologisch nach Startzeit

Im Admin-Kalender (Visuell)

Ressourcen-Zeitachse:

• X-Achse: Zeit (Tag/Woche)
• Y-Achse: Positionen (gruppiert)
• Schichten als Balken dargestellt:
  • Länge = Dauer
  • Farbe = Position-Farbe
  • Label = Event-Name + Mitarbeiter-Icons

Mitarbeiter in Schicht:

• Avatar-Icons im Schicht-Balken
• Hover: Mitarbeiter-Name + Status
• Klick: Schicht-Details öffnen

Praktische Workflows

Workflow 1: Event mit mehreren Schichten planen

1. Event erstellen (Name, Datum, Kunde)
2. Erste Schicht hinzufügen: "Aufbau" (10:00-14:00, Position "Technik", 2 Personen)
3. Zweite Schicht hinzufügen: "Event" (14:00-22:00, Position "Service", 8 Personen)
4. Dritte Schicht hinzufügen: "Abbau" (22:00-01:00, Position "Technik", 2 Personen)
5. Event speichern

Workflow 2: Dresscode für Service-Event setzen

1. Event erstellen, Typ: Service
2. Kunde auswählen (z.B. "Restaurant XY")
3. Schicht hinzufügen
4. Kleiderordnung-Dropdown: Zeigt Kunde's Standards (z.B. "Schwarz-Weiß")
5. Standard auswählen
6. Mitarbeiter sehen Dresscode bei Zuteilung

Workflow 3: Schnelle Schicht-Erstellung im Kalender

1. Admin-Kalender öffnen
2. Event in Timeline finden
3. Mit Maus über freien Bereich ziehen (Drag)
4. Schicht-Dialog öffnet sich mit vorausgefüllten Zeiten
5. Position wählen, Anzahl eingeben
6. "Erstellen" → Schicht erscheint sofort im Kalender

Tipps & Best Practices

Schicht-Planung:

1. Erstellen Sie Schichten VOR der Mitarbeiter-Zuweisung
2. Verwenden Sie sprechende Position-Namen ("Einlass" statt "Helfer 1")
3. Setzen Sie realistische Puffer zwischen Schichten (Wechselzeit)
4. Nutzen Sie Dresscode-Standards für Konsistenz

Zeit-Management:

1. "Offenes Ende" nur für Schichten mit unklarer Dauer (z.B. "bis Event-Ende")
2. Planen Sie Pause/Essenspausen als separate Schicht ODER nutzen Sie "Break Minutes"
3. Overlapping Schichten: Erlaubt (z.B. Übergabe-Zeiten)

Kapazitäts-Planung:

1. Überschätzen Sie leicht ("5 Personen" statt "4") für Puffer
2. Monitor Zuweisungs-Status im Kalender (farbcodiert)
3. Nutzen Sie "Gesamtanzahl Mitarbeiter" im Event-Header zur Übersicht

Dresscode:

1. Erstellen Sie Standards auf Kunden-Ebene (nicht pro Event)
2. Nutzen Sie Kategorien für Organisation ("Formal", "Casual", "Spezial")
3. Details ausführlich beschreiben für Mitarbeiter

Häufige Probleme

"Position kann nicht geändert werden"

• Schicht hat bereits Zuordnungen
• Lösung: Zuordnungen entfernen → Position ändern → Neu zuweisen

"Schicht liegt außerhalb Event-Zeitraum"

• Schicht-Start/Ende überschreitet Event-Grenzen
• Lösung: Event-Zeit erweitern ODER Schicht-Zeit anpassen

"Mitarbeiter kann nicht zugewiesen werden - Position inkompatibel"

• Mitarbeiter-Position nicht kompatibel mit Schicht-Position
• Lösung: Positions-Kompatibilität konfigurieren (Team-Einstellungen)

"Schicht kann nicht gelöscht werden"

• Schicht hat Zeiterfassungen
• Lösung: Löschung nicht erlaubt - setzen Sie "Anzahl" auf 0 zur Deaktivierung

"Dresscode-Dropdown ist leer"

• Kein Kunde ausgewählt ODER Kunde hat keine Dresscode-Standards
• Lösung: Standard im Kunden-Profil erstellen

Verwandte Features

• Event Management - Schichten werden in Events erstellt
• Admin-Kalender - Visuelle Schicht-Planung
• [Assignments (Zuweisungen)] - Mitarbeiter zu Schichten zuweisen
• [Positions-Verwaltung] - Position-Kompatibilitäten konfigurieren

Siehe auch

• Developer-Dokumentation: Shift Management - Technical
• Datenmodell: Shift Model