Admin Kalender & Planung - User Documentation

Der Admin Kalender ist das zentrale Planungstool für Disponenten und Administratoren. Es ermöglicht die visuelle Planung von Events, Shifts und Mitarbeiter-Assignments mit zwei komplementären Ansichten.

Übersicht

Zweck: Übersicht über Events, Mitarbeiter-Verfügbarkeiten und Assignment-Status für eine Woche.

Zugriff: Nur für Rollen Expediter, Admin und Developer.

Zwei Planungstools:

Admin Kalender - Wochenübersicht mit Spalten-Layout
Daily Planning - Tagesplanung mit Kanban-Board

Zugriff

Weg 1 - Admin Kalender (Wochenübersicht):

Admin-Menü → Planning → Kalender
URL: /admin/planning

Weg 2 - Daily Planning (Tagesplanung):

Admin-Menü → Planning → Daily Planning
URL: /admin/planning/[datum]

Zwischen Ansichten wechseln

Wochenübersicht → Tagesplanung: Auf einen Tag klicken oder "Tagesplanung öffnen" Button
Tagesplanung → Wochenübersicht: "Zurück zum Kalender" Button

Admin Kalender (Wochenübersicht)

Layout

Das Layout ist zweigeteilt:

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Header: Filter, Datumsnavigation, Buttons                      │
├────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                                 │
│  ┌──────────────────┬──────────────────────────────────────┐  │
│  │ Sidebar          │ Main Area                            │  │
│  │                  │                                       │  │
│  │ Filter:          │ Split-View (resizable):              │  │
│  │ - Teams          │                                       │  │
│  │ - Offices        │ ┌─────────────────────────────────┐  │  │
│  │ - Positionen     │ │ Events Grid (oben)              │  │  │
│  │                  │ │                                  │  │  │
│  │ Schnellaktionen: │ │ Event-Spalten mit Shift-Chips   │  │  │
│  │ - Neues Event    │ └─────────────────────────────────┘  │  │
│  │ - Schedule       │                                       │  │
│  │   finalisieren   │ ┌─────────────────────────────────┐  │  │
│  │                  │ │ Staff Grid (unten)              │  │  │
│  │                  │ │                                  │  │  │
│  │                  │ │ Mitarbeiter-Zeilen mit Chips    │  │  │
│  │                  │ └─────────────────────────────────┘  │  │
│  └──────────────────┴──────────────────────────────────────┘  │
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Events Grid (Obere Hälfte)

Zweck: Zeigt alle Events der Woche spaltenweise.

Spaltenstruktur:

Jede Spalte = 1 Event
Spalten zeigen Event-Titel, Kunde, Location, Datum
Innerhalb jeder Spalte: Shift-Chips für jeden Tag des Events

Shift-Chips in Event-Spalten:

Jeder Shift wird als Chip angezeigt:

┌─────────────────────────────────────┐
│ Event: Hochzeit Müller              │
│ 📍 Location Villa Berlin            │
│                                     │
│ Mo 16.06. ─────────────────────────│
│   [18:00-02:00] Kellner (3/5)  ⚠️  │
│   [19:00-03:00] Barkeeper (2/2) ✓  │
│                                     │
│ Di 17.06. ─────────────────────────│
│   [10:00-18:00] Aufbau (5/5)   ✓  │
└─────────────────────────────────────┘

Chip-Status:

✅ Grün = Vollständig besetzt
⚠️ Gelb = Teilweise besetzt
❌ Rot = Unbesetzt

Aktionen auf Event-Spalte:

Klick auf Event-Titel → Event-Details öffnen
Klick auf Shift-Chip → Quick-Assign-Dialog öffnen

Staff Grid (Untere Hälfte)

Zweck: Zeigt alle Mitarbeiter zeilenweise mit ihren Assignments und Verfügbarkeiten.

Zeilenstruktur:

Jede Zeile = 1 Mitarbeiter
Zeilen zeigen Name, Position, Office
Innerhalb jeder Zeile: Tag-Spalten (Mo, Di, Mi, Do, Fr, Sa, So)

Tag-Chips in Mitarbeiter-Zeilen:

Jeder Tag zeigt bis zu 3 verschiedene Entry-Typen:

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Max Müller (Kellner, Berlin)                                   │
│                                                                 │
│ Mo │ Di │ Mi │ Do │ Fr │ Sa │ So │                            │
│ ───┼────┼────┼────┼────┼────┼────│                            │
│ 🟢 │ 🔵│ 🔵│ 🟢 │    │ 🔴│    │                            │
│    │ A1 │ A2 │    │    │    │    │                            │
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Legende:
🟢 = Verfügbar (Availability)
🔵 = Assignment (zugewiesen)
🔴 = Nicht verfügbar / Krankmeldung
A1, A2 = Assignment-Chips (farbig nach Event)

Chip-Farben:

Grün = Verfügbar (FULL_DAY oder passende INDIVIDUAL Zeit)
Gelb = Teilweise verfügbar (INDIVIDUAL, aber nicht kompletter Shift)
Blau = Assignment (Farbe des Events)
Rot = Nicht verfügbar (NOT_AVAILABLE oder keine Verfügbarkeit)
Grau = Krankmeldung (sick leave)

Aktionen auf Mitarbeiter-Zeile:

Klick auf Tag-Chip → Quick-Dialog öffnen (Assignment erstellen/bearbeiten, Availability bearbeiten)
Klick auf Mitarbeiter-Name → Mitarbeiter-Details

Resizable Panels

Die beiden Grids (Events + Staff) können in der Höhe angepasst werden:

Trennlinie zwischen Events Grid und Staff Grid
Ziehen der Trennlinie → Mehr Platz für Events oder Mitarbeiter
Layout wird gespeichert (pro Browser)

Daily Planning (Tagesplanung)

Konzept

Zweck: Detaillierte Planung eines einzelnen Tages mit Kanban-Board.

Struktur:

Spalten = Events des Tages
Karten = Mitarbeiter (draggable)

Kanban-Board Layout

┌──────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Datum: Mo 16.06.2026         [← Vorheriger Tag | Nächster Tag →]│
├──────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                                   │
│ ┌─────────────┐ ┌─────────────┐ ┌─────────────┐ ┌────────────┐│
│ │Event A      │ │Event B      │ │Event C      │ │Unassigned  ││
│ │Hochzeit     │ │Firmenfeier  │ │Gartenparty  │ │            ││
│ │ Stadt Villa │ │ Hotel XY    │ │ Privat      │ │            ││
│ │─────────────│ │─────────────│ │─────────────│ │────────────││
│ │             │ │             │ │             │ │            ││
│ │ Shift 1:    │ │ Shift 1:    │ │ Shift 1:    │ │            ││
│ │ Kellner     │ │ Barkeeper   │ │ Kellner     │ │ Max        ││
│ │ (3/5)   ⚠️  │ │ (2/2)   ✓   │ │ (0/3)   ❌  │ │ Müller     ││
│ │             │ │             │ │             │ │ (Kellner)  ││
│ │ [Max M.]    │ │ [Anna S.]   │ │             │ │            ││
│ │ [Tom W.]    │ │ [Lisa K.]   │ │             │ │ Tom        ││
│ │ [Sarah L.]  │ │             │ │             │ │ Wagner     ││
│ │             │ │             │ │             │ │ (Barkeeper)││
│ │ Shift 2:    │ │             │ │             │ │            ││
│ │ Barkeeper   │ │             │ │             │ │            ││
│ │ (2/2)   ✓   │ │             │ │             │ │            ││
│ │             │ │             │ │             │ │            ││
│ │ [Ben R.]    │ │             │ │             │ │            ││
│ │ [Jan P.]    │ │             │ │             │ │            ││
│ └─────────────┘ └─────────────┘ └─────────────┘ └────────────┘│
└──────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Mitarbeiter zuweisen (Drag & Drop)

So weisen Sie Mitarbeiter einem Shift zu:

Mitarbeiter ziehen: Greifen Sie eine Mitarbeiter-Karte aus der "Unassigned"-Spalte
Über Shift-Bereich ziehen: Die Karte wird über den gewünschten Shift gezogen
Visuelle Validierung:
- Grüner Rahmen = Mitarbeiter ist qualifiziert und verfügbar
- Roter Rahmen = Mitarbeiter kann NICHT zugewiesen werden
- Grund angezeigt: "Position nicht kompatibel" oder "Shift-Zeit außerhalb Verfügbarkeit"
Loslassen: Assignment wird erstellt und Mitarbeiter-Karte erscheint im Shift

Drag & Drop Validierung:

Während Sie ziehen, prüft das System automatisch:

✅ Position: Hat Mitarbeiter die richtige Position für den Shift?
✅ Verfügbarkeit: Ist Mitarbeiter zur Shift-Zeit verfügbar?
✅ Konflikte: Hat Mitarbeiter bereits einen anderen Shift zur gleichen Zeit?
✅ Krankmeldung: Ist Mitarbeiter krank gemeldet?

Wenn rot → Zuweisung blockiert

Shift-Status verstehen

Shift-Header zeigt Status:

Kellner (3/5) ⚠️
├─ 3 = Aktuell zugewiesen
└─ 5 = Benötigt insgesamt

Status-Icons:

✅ Vollständig = Alle Positionen besetzt
⚠️ Teilweise = Einige Positionen noch offen
❌ Leer = Keine Zuweisung

Mitarbeiter neu zuweisen

Von einem Shift zu einem anderen:

Greifen Sie eine Mitarbeiter-Karte innerhalb eines Shifts
Ziehen Sie sie zu einem anderen Shift (in derselben oder einer anderen Event-Spalte)
Validierung läuft (wie oben)
Loslassen → Assignment wird verschoben

Assignment entfernen:

Greifen Sie eine Mitarbeiter-Karte innerhalb eines Shifts
Ziehen Sie sie zurück zur "Unassigned"-Spalte
Loslassen → Assignment wird gelöscht

Unassigned-Spalte

Die "Unassigned"-Spalte zeigt Mitarbeiter, die:

Noch keinem Shift zugewiesen sind (für diesen Tag)
Verfügbar sind (haben Availability für diesen Tag)
Nicht krank gemeldet sind

Filterung: Nur Mitarbeiter mit relevanten Positionen werden angezeigt (basierend auf Events des Tages).

Event-Management

Neues Event erstellen

Aus Admin Kalender:

Klick auf "Neues Event" Button in Sidebar
Event-Dialog öffnet sich
Grunddaten eingeben:
- Titel (z.B. "Hochzeit Müller")
- Kunde auswählen (Dropdown)
- Location auswählen (Dropdown)
- Startdatum & Zeit
- Enddatum & Zeit
- Optional: Aufbau-/Abbauzeiten
Shifts hinzufügen:
- Klick auf "+ Shift"
- Position auswählen (z.B. "Kellner")
- Anzahl eingeben (z.B. 5)
- Start-/Endzeit (z.B. 18:00 - 02:00)
Speichern
Event erscheint im Admin Kalender

Aus Daily Planning:

Nicht direkt möglich - nutzen Sie den Admin Kalender

Event bearbeiten

Weg 1 - Aus Admin Kalender:

Klick auf Event-Titel in Event-Spalte
Event-Dialog öffnet sich
Bearbeiten Sie Grunddaten, Shifts, Assignments
Speichern

Weg 2 - Aus Daily Planning:

Klick auf Event-Titel in Kanban-Spalte
Event-Dialog öffnet sich (gleich wie oben)

Was Sie bearbeiten können:

Titel, Kunde, Location (ändert Event für alle Tage)
Datum/Zeit (verschiebt Event)
Shifts hinzufügen/entfernen
Shift-Zeiten ändern
Anzahl benötigter Mitarbeiter pro Shift ändern

Event duplizieren

So duplizieren Sie ein Event:

Event-Dialog öffnen (auf Event klicken)
Klick auf "Duplizieren" Button
Neues Datum wählen
Speichern

Was wird kopiert:

✅ Event-Grunddaten (Titel, Kunde, Location)
✅ Alle Shifts (Positionen, Anzahl, Zeiten)
✅ Notizen

Was wird NICHT kopiert:

❌ Assignments (Mitarbeiter-Zuweisungen)
❌ Applications (Bewerbungen)

Tipp: Nach dem Duplizieren müssen Sie Mitarbeiter neu zuweisen.

Shift-Management

Quick-Assign (Schnelle Zuweisung)

Aus Events Grid:

Klick auf Shift-Chip in Event-Spalte
Quick-Assign-Dialog öffnet sich
Verfügbare Mitarbeiter werden angezeigt (gefiltert nach Position und Verfügbarkeit)
Mitarbeiter auswählen (Checkbox)
"Zuweisen" → Assignment wird erstellt

Aus Staff Grid:

Klick auf Tag-Chip in Mitarbeiter-Zeile
Quick-Dialog öffnet sich
Verfügbare Shifts für diesen Tag werden angezeigt
Shift auswählen
"Zuweisen" → Assignment wird erstellt

Vorteil: Schneller als Drag & Drop, wenn Sie viele Zuweisungen auf einmal machen.

Bulk-Assignment (Massenausweisung)

Für mehrere Shifts gleichzeitig:

Shift-Chips markieren (Mehrfachauswahl via Shift+Klick oder Checkbox-Modus aktivieren)
Klick auf "Bulk-Assignment" Button
Dialog zeigt alle markierten Shifts
Mitarbeiter auswählen (ein Mitarbeiter für alle markierten Shifts ODER pro Shift unterschiedlich)
"Alle zuweisen" → Assignments werden erstellt

Tipp: Ideal für Events mit vielen gleichen Shifts (z.B. 10x Kellner von 18:00-02:00).

Filterung

Verfügbare Filter:

Teams: Zeige nur Events/Mitarbeiter eines bestimmten Teams
Offices: Zeige nur Events/Mitarbeiter aus einem Office
Positionen: Zeige nur Mitarbeiter mit bestimmten Positionen
Event-Status: Aktiv, Draft, Completed, Canceled

Filter anwenden:

Checkbox bei Filter aktivieren
View aktualisiert sich automatisch
"Filter zurücksetzen" entfernt alle Filter

Filter-Zähler: Zeigt Anzahl gefilterte Elemente (z.B. "Kellner (15)").

Event-Status Filter

Aktiv (Active): Events, die veröffentlicht sind
Draft: Events in Planung (nicht für Mitarbeiter sichtbar)
Completed: Abgeschlossene Events
Canceled: Stornierte Events

Standard: Nur "Aktiv" und "Completed" werden angezeigt.

Verfügbarkeiten & Krankmeldungen

Verfügbarkeits-Anzeige

In der Staff Grid sehen Sie Verfügbarkeiten als grüne Chips:

Mo: 🟢 (ganztägig verfügbar)
Di: 🟡 (14:00-22:00 verfügbar)
Mi: 🔴 (nicht verfügbar - Urlaub)

Hover über Chip:

Zeigt Details (Zeit, Notiz)
"Ganztägig verfügbar" oder "14:00 - 22:00"
Notiz: "Kann nur abends"

Verfügbarkeit bearbeiten:

Klick auf grünen/gelben Chip
Availability-Dialog öffnet sich
Bearbeiten Sie Typ, Zeit, Notiz
Speichern

Keine Verfügbarkeit:

Kein Chip = Mitarbeiter hat keine Verfügbarkeit für diesen Tag eingegeben
Grauer Hintergrund = Standardverhalten

Krankmeldungen

Krankmeldungen werden rot und prominent angezeigt:

Tom Wagner (Kellner)
────────────────────
Do: 🔴 KRANK
Fr: 🔴 KRANK
Sa: 🔴 KRANK

Details via Hover:

Grund: "Grippe"
Von: 16.06. - 20.06.
Erfasst von: Admin Schmidt

Auswirkung:

Mitarbeiter kann nicht zugewiesen werden
Bestehende Assignments für kranke Tage werden automatisch storniert
Mitarbeiter erscheint nicht in Drag & Drop-Validierung

Krankmeldung erfassen: Nur Admins/Expediters können Krankmeldungen erstellen (separates Feature, nicht im Admin Kalender).

Schedule Release (Zeitplan freigeben)

Was ist Schedule Release?

Schedule Release = Finalisierung eines Zeitraums (Woche oder Monat):

Alle Assignments werden bestätigt
Mitarbeiter erhalten Benachrichtigung
Schedule wird veröffentlicht

Warum finalisieren?

Mitarbeiter sehen nur finalisierte Assignments in ihrem Kalender
Vor Finalisierung = "Planning"-Status (nur für Admins sichtbar)

Zeitplan finalisieren

Aus Admin Kalender:

Klick auf "Schedule finalisieren" Button in Sidebar
Dialog öffnet sich
Wählen Sie Events aus, die finalisiert werden sollen
Zeitraum wählen: Woche oder Monat (abhängig von Team-Einstellung)
"Finalisieren" → Schedule Release wird erstellt

Schedule Release Übersicht:

Zeigt alle Assignments, die finalisiert werden
Warnung bei unbelegten Shifts
Bestätigung erforderlich

Nach Finalisierung:

Assignments erhalten Status "Assigned" (nicht mehr "Planning")
Mitarbeiter erhalten Push-Benachrichtigung und E-Mail
Im Mitarbeiter-Kalender erscheinen die Shifts

Tipps & Best Practices

Effiziente Planung

1. Start mit Verfügbarkeiten:

Prüfen Sie Verfügbarkeiten, bevor Sie zuweisen
Grüne Chips = sicher, Gelbe Chips = prüfen, Rote Chips = nicht möglich

2. Daily Planning für Details:

Wochenübersicht für Übersicht
Daily Planning für granulare Zuweisung (Drag & Drop ist schneller)

3. Filter nutzen:

Position-Filter reduziert Mitarbeiter-Liste auf relevante
Office-Filter bei großen Teams

4. Quick-Assign für viele Shifts:

Wenn Sie 20 Kellner zuweisen müssen → Quick-Assign mit Mehrfachauswahl

5. Regelmäßig finalisieren:

Finalisieren Sie mindestens 1 Woche im Voraus
Mitarbeiter brauchen Planungssicherheit

Konflikte vermeiden

Überlappende Shifts:

Das System prüft automatisch Zeitkonflikte
Sie können keinen Mitarbeiter zweimal zur gleichen Zeit zuweisen

Verfügbarkeiten prüfen:

Vor Drag & Drop → Hover über Mitarbeiter-Chip zeigt Verfügbarkeit
Rot = blockiert, Gelb = manuell prüfen

Krankmeldungen:

Kranke Mitarbeiter erscheinen nicht in Drag & Drop
Bestehende Assignments werden automatisch storniert

Kommunikation

Notizen nutzen:

Event-Notizen (intern): Für andere Disponenten
Event-Notizen (öffentlich): Für Mitarbeiter
Assignment-Notizen: Spezielle Informationen für einzelne Mitarbeiter

Nach Finalisierung:

Mitarbeiter erhalten E-Mail mit allen Shifts
Bei Änderungen: Neue E-Mail mit "Änderungen" wird verschickt

Häufige Fragen (FAQ)

Ist der Admin Kalender ein "echter" Kalender wie Google Calendar?

Nein, der Admin Kalender ist kein klassischer Kalender mit Timeline-Ansicht (wie FullCalendar). Es ist ein Grid-basiertes Planungstool mit zwei Hälften:

Oben: Events in Spalten
Unten: Mitarbeiter in Zeilen

Für eine klassische Kalenderansicht nutzen Sie den User Calendar (zeigt Shifts im FullCalendar-Format).

Was ist der Unterschied zwischen Admin Kalender und Daily Planning?

Feature	Admin Kalender (Woche)	Daily Planning (Tag)
Zeitraum	7 Tage (Montag - Sonntag)	1 Tag
Layout	Split-View (Events + Staff)	Kanban-Board (Event-Spalten)
Drag & Drop	Nein (nur Quick-Assign)	Ja (Mitarbeiter zu Shifts)
Übersicht	Hoch (ganze Woche)	Niedrig (nur ein Tag)
Detail	Mittel (Chips)	Hoch (große Karten)
Best for	Wochenplanung, Überblick	Detaillierte Tagesplanung

Tipp: Verwenden Sie beide komplementär:

Admin Kalender für Wochenüberblick
Daily Planning für detaillierte Zuweisung an einem Tag

Warum kann ich einen Mitarbeiter nicht zuweisen (Drag & Drop rot)?

Mögliche Gründe:

Position nicht kompatibel: Mitarbeiter hat nicht die richtige Position für den Shift
- Lösung: Prüfen Sie Shift-Position (z.B. "Kellner") vs. Mitarbeiter-Position
Keine Verfügbarkeit: Mitarbeiter hat keine Verfügbarkeit für die Shift-Zeit
- Lösung: Prüfen Sie Verfügbarkeits-Chip in Staff Grid
Zeitkonflikt: Mitarbeiter hat bereits einen anderen Shift zur gleichen Zeit
- Lösung: Prüfen Sie andere Assignments des Mitarbeiters
Krankmeldung: Mitarbeiter ist krank gemeldet
- Lösung: Wählen Sie einen anderen Mitarbeiter

Debugging:

Hover über Mitarbeiter-Karte während Drag → Grund wird angezeigt
Staff Grid → Prüfen Sie Verfügbarkeits-Chips und bestehende Assignments

Kann ich mehrere Mitarbeiter gleichzeitig zuweisen?

Ja, drei Wege:

Bulk-Assignment: Markieren Sie mehrere Shifts → "Bulk-Assignment" Button
Quick-Assign mit Mehrfachauswahl: Shift-Chip klicken → Mehrere Mitarbeiter aus Liste auswählen
Daily Planning Drag & Drop: Einzeln, aber schnell hintereinander

Bulk-Assignment ist am schnellsten für viele Assignments auf einmal.

Was passiert, wenn ich ein Event bearbeite, nachdem ich Mitarbeiter zugewiesen habe?

Assignments bleiben erhalten, AUSSER:

Event-Datum geändert: Assignments bleiben am alten Datum (manuell neu zuweisen)
Shift gelöscht: Assignments für diesen Shift werden gelöscht
Shift-Zeit geändert: Assignment bleibt, aber Validierung läuft neu (falls Konflikt entsteht → Warnung)

Best Practice: Ändern Sie Event-Details vor der Zuweisung, um Konflikte zu vermeiden.

Kann ich ein Event für mehrere Tage planen?

Ja, Events können mehrere Tage umfassen:

Im Admin Kalender: Event erscheint in allen Tag-Spalten
Im Daily Planning: Event erscheint nur an dem Tag, den Sie gerade planen

Shifts pro Tag:

Sie können unterschiedliche Shifts für jeden Tag des Events erstellen
Shift-Zeiten können über Mitternacht gehen (z.B. 22:00 - 04:00)

Sehen Mitarbeiter alle Events im Admin Kalender?

Nein. Mitarbeiter sehen:

Nur ihre eigenen Assignments (im User Calendar)
Events, für die sie zugewiesen sind (in Event-Details)
Events, die "Bewerbungen erlauben" aktiviert haben (in Bewerbungs-Liste)

Der Admin Kalender ist nur für Admins/Expediters sichtbar.

Zusammenfassung

Admin Kalender = Zentrale Planungstool mit zwei Views:

Wochenübersicht: Events Grid + Staff Grid (Übersicht)
Daily Planning: Kanban-Board mit Drag & Drop (Detailplanung)

Hauptfunktionen:

✅ Events erstellen, bearbeiten, duplizieren
✅ Shifts verwalten
✅ Mitarbeiter zuweisen (Quick-Assign oder Drag & Drop)
✅ Verfügbarkeiten und Krankmeldungen anzeigen
✅ Schedule finalisieren und Mitarbeiter benachrichtigen

für effiziente Planung: Kombinieren Sie beide Views für optimale Übersicht und Detailgenauigkeit.

Admin Kalender & Planung - User Documentation

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