Verfügbarkeiten (Availabilities)

Verfügbarkeiten ermöglichen es Ihnen, Ihrem Team mitzuteilen, wann Sie arbeiten können und wann Sie nicht verfügbar sind. Dies hilft Disponenten bei der Schichteinteilung und vermeidet Konflikte mit Ihren privaten Terminen.

Übersicht

Mit dem Verfügbarkeiten-Feature können Sie:

• Verfügbare Zeiten eingeben (z.B. "Samstag 18-23 Uhr bin ich verfügbar")
• Abwesenheiten melden (z.B. Urlaub, Krankheit, persönliche Termine)
• Langfristig planen (mehrere Tage oder Wochen im Voraus)

Wichtig: Verfügbarkeiten sind Präferenzen, keine verbindlichen Zusagen. Disponenten sehen Ihre Eingaben bei der Schichteinteilung und berücksichtigen sie, aber Sie können auch außerhalb Ihrer Verfügbarkeiten eingeteilt werden (z.B. bei Notfällen).

Navigation

Wie Sie zu Verfügbarkeiten gelangen:

• Im Kalender (Schedule): Verfügbarkeiten werden direkt im Kalender eingegeben
• Klicken Sie auf einen freien Tag/Zeitslot im Kalender
• Oder: Verwenden Sie den Button "Verfügbarkeit hinzufügen" (falls vorhanden)

Verfügbarkeiten werden im Kalender als transparente Einträge (nur Umrandung) angezeigt und unterscheiden sich dadurch von zugewiesenen Schichten.

Verfügbarkeits-Typen

Es gibt drei Arten, Ihre Verfügbarkeit einzugeben:

1. Ganztägig verfügbar (Full Day)

Verwendung: "Ich bin den ganzen Tag verfügbar"

Beispiel:

• Samstag, 15. Juni - ganztägig verfügbar
• Der Disponent kann Sie für jede Uhrzeit an diesem Tag einteilen

Wann nutzen:

• Freie Tage, an denen Sie flexibel sind
• Wochenenden, an denen Sie arbeiten möchten
• Tage, an denen Sie keine festen privaten Termine haben

2. Individuelle Zeiten (Individual)

Verwendung: "Ich bin von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit] verfügbar"

Beispiel:

• Samstag, 15. Juni - 18:00 bis 23:00 Uhr verfügbar
• Sie können nur in diesem Zeitfenster arbeiten

Wann nutzen:

• Sie haben vormittags/nachmittags andere Verpflichtungen
• Sie möchten nur Abendschichten
• Spezifische Zeitfenster mit festen Grenzen

3. Nicht verfügbar (Not Available)

Verwendung: "Ich kann NICHT arbeiten"

Beispiele:

• Urlaub vom 10. bis 20. Juni
• Krank (nur Admin kann eintragen)
• Persönliche Verpflichtung (Arzttermin, Familienfeier)

Wann nutzen:

• Urlaub
• Krankheit (wird meist vom Admin eingetragen)
• Wichtige private Termine
• Studium/Prüfungen

Wichtig: Bei "Nicht verfügbar" müssen Sie eine Notiz eingeben, die den Grund erklärt (z.B. "Urlaub", "Arzttermin", "Familienfeier").

Verfügbarkeit hinzufügen

Schritt-für-Schritt Anleitung

1. Öffnen Sie den Kalender (Mein Kalender / Schedule)

2. Klicken Sie auf einen Tag oder Zeitslot, an dem Sie Ihre Verfügbarkeit eingeben möchten

3. Ein Dialog öffnet sich - wählen Sie "Verfügbarkeit" (nicht "Bewerbung")

4. Wählen Sie den Verfügbarkeits-Typ:

   Es gibt drei Buttons zur Auswahl:

   • "Ganztägig verfügbar" (Full Day)
   • "Individuelle Zeit" (Individual)
   • "Nicht verfügbar" (Not Available)

5. Füllen Sie das Formular aus:

   Für "Ganztägig verfügbar":

   • Datum: Von-Datum und Bis-Datum auswählen
   • (Keine Uhrzeiten nötig)
   • Notizen: Optional, z.B. "Bevorzugt Wochenendschichten"

   Für "Individuelle Zeit":

   • Datum: Von-Datum und Bis-Datum auswählen
   • Uhrzeit Von: Startzeit eingeben (z.B. 18:00)
   • Uhrzeit Bis: Endzeit eingeben (z.B. 23:00)
   • Notizen: Optional

   Für "Nicht verfügbar":

   • Datum: Von-Datum und Bis-Datum auswählen
   • Grund: (Optional, wenn Admin) Urlaub / Krankheit / Persönlich
   • Notizen: Pflichtfeld! Erklären Sie den Grund (z.B. "Urlaub Italien", "Arzttermin", "Familienfeier")

6. Klicken Sie auf "Speichern"

7. Ihre Verfügbarkeit erscheint im Kalender als transparenter Eintrag

Formular-Felder im Detail

Beispiele für typische Szenarien

Szenario 1: Wochenende arbeiten

Situation: Sie möchten am Samstag und Sonntag arbeiten, haben aber Sonntagmorgen einen privaten Termin.

Eingabe:

1. Samstag, 15.06. - Ganztägig verfügbar
2. Sonntag, 16.06. - Individuelle Zeit: 14:00 bis 23:00 Uhr

Resultat: Disponent sieht, dass Sie Samstag flexibel sind, Sonntag aber erst ab 14 Uhr.

Szenario 2: Urlaub melden

Situation: Sie fahren vom 10. bis 20. Juni in den Urlaub.

Eingabe:

• Typ: Nicht verfügbar
• Datum: 10.06. bis 20.06.
• Grund: Urlaub (falls als Admin Option vorhanden)
• Notizen: "Urlaub Italien" (Pflicht!)

Resultat: Disponent kann Sie in dieser Zeit nicht einteilen. Im Kalender erscheint ein roter/markierter Eintrag.

Szenario 3: Nur Abendschichten

Situation: Sie studieren tagsüber und können nur abends arbeiten.

Eingabe:

• Montag bis Freitag - Individuelle Zeit: 18:00 bis 00:00 Uhr
• Samstag/Sonntag - Ganztägig verfügbar (am Wochenende flexibel)

Resultat: Disponent plant Sie nur für Abendschichten an Wochentagen.

Szenario 4: Krankheit (Admin trägt ein)

Situation: Sie sind krank. Ein Admin meldet Sie im System krank.

Eingabe (durch Admin):

• Typ: Nicht verfügbar
• Grund: Krankheit
• Datum: bis Genesung
• Notizen: "Erkältung, voraussichtlich 3 Tage"

Resultat: Sie sind als krank markiert und können nicht eingeteilt werden.

Verfügbarkeiten verwalten

Vorhandene Verfügbarkeiten ansehen

Ihre Verfügbarkeiten werden im Kalender angezeigt:

• Transparente Einträge mit Umrandung (keine Füllung)
• Grüner Rahmen: Verfügbar (Full Day oder Individual)
• Roter Rahmen: Nicht verfügbar
• Uhr-Icon: Kennzeichnet Verfügbarkeits-Einträge (zum Unterschied von Schichten)

Verfügbarkeit bearbeiten

1. Klicken Sie im Kalender auf die Verfügbarkeit, die Sie bearbeiten möchten
2. Der Detail-Dialog öffnet sich
3. Ändern Sie Typ, Datum, Uhrzeit oder Notizen
4. Klicken Sie "Speichern"

Hinweis: Sie können nur Verfügbarkeiten bearbeiten, die in der Zukunft liegen. Vergangene Verfügbarkeiten können nicht mehr geändert werden.

Verfügbarkeit löschen

1. Klicken Sie im Kalender auf die Verfügbarkeit
2. Im Detail-Dialog klicken Sie auf "Löschen"
3. Bestätigen Sie die Löschung

Hinweis: Wenn ein Admin "Nicht verfügbar" mit Grund "Krankheit" eingetragen hat, können Sie dies nicht selbst löschen - nur der Admin kann dies tun.

Zeitüberschneidungen

Was passiert bei Überschneidungen?

Wenn Sie Verfügbarkeiten eingeben, die sich zeitlich überschneiden, erhalten Sie eine Warnung:

Beispiel:

• Bestehend: Samstag 15.06. - Ganztägig verfügbar
• Neu: Samstag 15.06. 18:00-23:00 Uhr - Individuelle Zeit

System-Verhalten: Die Eingabe wird erlaubt, aber Sie sehen eine Warnung, dass bereits eine Verfügbarkeit für diesen Zeitraum existiert.

Best Practice: Vermeiden Sie Überschneidungen. Löschen Sie die alte Verfügbarkeit zuerst und erstellen Sie dann eine neue.

Tipps & Best Practices

Frühzeitig planen

Geben Sie Ihre Verfügbarkeiten frühzeitig ein, idealerweise:

• 2-3 Wochen im Voraus für normale Verfügbarkeiten
• 4+ Wochen im Voraus für Urlaub
• Sofort für kurzfristige Änderungen (Arzttermin, etc.)

Je früher Disponenten Ihre Verfügbarkeiten kennen, desto besser können sie planen.

Realistisch bleiben

Geben Sie nur Zeiten an, in denen Sie tatsächlich arbeiten können. Falsche Angaben führen zu Problemen bei der Schichtplanung.

Regelmäßige Muster

Wenn Sie regelmäßig zu bestimmten Zeiten verfügbar sind (z.B. jeden Samstag), tragen Sie dies für mehrere Wochen auf einmal ein:

• Datum Von: 15.06.2026
• Datum Bis: 31.08.2026 (ganzer Sommer)
• Typ: Individuelle Zeit, Sa 18:00-23:00

(Falls Ihr System Wiederholungen unterstützt, nutzen Sie diese Funktion.)

Notizen nutzen

Bei "Nicht verfügbar" sind Notizen Pflicht, aber auch bei "Verfügbar" können Notizen hilfreich sein:

• "Bevorzugt Abendschichten"
• "Flexibel, kann auch spontan einspringen"
• "Nur Wochenende wegen Studium"

Diese Hinweise helfen Disponenten, Sie optimal einzuplanen.

Mobile Nutzung

Sie können Verfügbarkeiten auch mobil eingeben:

• Öffnen Sie den Kalender auf Ihrem Smartphone
• Tippen Sie auf einen Tag
• Wählen Sie "Verfügbarkeit"
• Füllen Sie das Formular aus

Ideal für spontane Änderungen unterwegs!

Was Disponenten sehen

Disponenten (Admins, Expediters) sehen Ihre Verfügbarkeiten bei der Schichteinteilung:

Im Admin-Kalender

• Grüne Markierung: Mitarbeiter verfügbar
• Rote Markierung: Mitarbeiter nicht verfügbar
• Details beim Hover: Uhrzeiten und Notizen

Bei Schichtzuweisungen

Wenn ein Disponent versucht, Sie außerhalb Ihrer Verfügbarkeit einzuteilen:

• Warnung erscheint: "Mitarbeiter hat sich als nicht verfügbar gemeldet"
• Grund wird angezeigt: Ihre Notiz (z.B. "Urlaub")
• Zuweisung möglich: Aber mit Extra-Bestätigung

Dies verhindert versehentliche Fehlplanungen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Bin ich verpflichtet, Verfügbarkeiten anzugeben?

Das hängt von Ihrem Team ab. Einige Teams verlangen regelmäßige Verfügbarkeits-Eingaben, andere behandeln sie als optional. Fragen Sie Ihren Vorgesetzten.

Best Practice: Auch wenn nicht verpflichtend - Verfügbarkeiten eingeben hilft Ihnen (weniger Konflikte) und dem Team (bessere Planung).

Kann ich außerhalb meiner Verfügbarkeit eingeteilt werden?

Ja, Verfügbarkeiten sind keine absoluten Grenzen. In Notfällen oder bei Personalmangel kann der Disponent Sie trotzdem einteilen.

Aber: Der Disponent sieht eine Warnung und Ihre Notiz, kann also informiert entscheiden.

Wie weit im Voraus sollte ich Verfügbarkeiten eingeben?

Empfehlung:

• Urlaub: 4-6 Wochen vorher
• Regelmäßige Verfügbarkeiten: 2-3 Wochen vorher
• Kurzfristige Änderungen: Sobald bekannt (auch spontan OK)

Was ist der Unterschied zwischen Verfügbarkeiten und Bewerbungen?

• Verfügbarkeiten: "Ich kann zu dieser Zeit arbeiten (oder nicht)"
• Bewerbungen: "Ich möchte bei diesem spezifischen Event arbeiten"

Verfügbarkeiten sind allgemein (zeitbasiert), Bewerbungen sind eventspezifisch.

Warum werden meine Notizen bei "Nicht verfügbar" verlangt?

Notizen bei "Nicht verfügbar" sind Pflicht, damit Disponenten wissen, warum Sie nicht verfügbar sind. Dies hilft bei:

• Entscheidung, ob wirklich dringend (Urlaub) oder verhandelbar
• Planung um Ihre Abwesenheit herum
• Nachvollziehbarkeit (z.B. Arzttermin vs. privater Anlass)

Tipp: Seien Sie ehrlich aber knapp. "Urlaub" oder "Arzt" reicht meist.

Kann ich Verfügbarkeiten für mehrere Tage auf einmal eingeben?

Ja! Wählen Sie einfach einen Start- und Enddatum-Bereich:

• Datum Von: 01.07.2026
• Datum Bis: 31.07.2026
• Typ: Ganztägig verfügbar

Dies erstellt EINE Verfügbarkeit für den ganzen Monat Juli.

Was passiert, wenn ich vergesse, meinen Urlaub einzutragen?

Der Disponent weiß nichts von Ihrem Urlaub und könnte Sie einteilen. Sie müssten dann:

• Entweder die Schicht ablehnen (falls erlaubt)
• Oder mit dem Disponenten sprechen und die Schicht neu vergeben lassen

Besser: Urlaub sofort eintragen, wenn genehmigt/gebucht!

Sieht mein Team meine Verfügbarkeiten?

Nein, normale Mitarbeiter sehen nur ihre eigenen Verfügbarkeiten. Nur Disponenten und Admins sehen die Verfügbarkeiten aller Mitarbeiter (zur Schichtplanung).

Verwandte Seiten

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