News-Management - User Documentation

News-Management ermöglicht Admins, wichtige Informationen, Ankündigungen und Updates zu erstellen, die für alle Mitarbeiter im System sichtbar sind.

Übersicht

Zweck: Interne Kommunikation von Informationen an alle Mitarbeiter.

Zugriff:

• Admins/Developers: Erstellen, bearbeiten, löschen von News
• Alle Mitarbeiter: Ansehen von veröffentlichten News

Wo zu finden:

• Admin-Ansicht: Admin-Menü → Verwaltung → News/Info
• Mitarbeiter-Ansicht: Hauptmenü → Infos (oder im Dashboard-Widget)

Wann nutze ich News?

✅ Ideal für:

• Wichtige Ankündigungen: "Neuer Dresscode ab März", "Betriebsausflug am 15. Juni"
• Systemänderungen: "Neue Funktion verfügbar: Kalender-Export"
• Termine und Events: "Team-Meeting am Freitag um 14 Uhr"
• Erinnerungen: "Bitte Verfügbarkeiten für Mai eintragen"
• Wichtige Dokumente teilen: PDFs, Bilder, etc. als Anhang

❌ NICHT geeignet für:

• Einzelne Mitarbeiter direkt anschreiben → Nutzen Sie das Messaging-System
• Automatische Push-Benachrichtigungen → News sind passiv, Mitarbeiter müssen sie aktiv aufrufen
• Beschränkung auf bestimmte Gruppen → Alle aktiven News sind für alle Mitarbeiter sichtbar

News erstellen (Admin)

1. Zur News-Verwaltung navigieren

Weg: Admin-Menü → Verwaltung → News/Info

Sie sehen eine Tabelle mit allen vorhandenen News (aktiv und inaktiv).

Tabellen-Spalten:

• Titel: News-Überschrift
• Kategorie: Optionale Kategorisierung (z.B. "Wichtig", "Events")
• Erstellt am: Erstellungsdatum
• Status: Aktiv (veröffentlicht) oder Inaktiv (Entwurf)
• Aktionen: Bearbeiten, Löschen

2. Neue News erstellen

Button: "Neue News erstellen" (oben rechts in der Tabelle)

Ein Dialog öffnet sich mit dem Erstellungsformular.

3. News-Formular ausfüllen

Feld 1: Titel (Pflichtfeld)

Zweck: Kurzer, aussagekräftiger Titel, der in der Liste angezeigt wird.

Beispiele:

• "Betriebsausflug 2026 - Anmeldung"
• "Neuer Dresscode ab März"
• "Team-Meeting am Freitag"

Validierung: Muss ausgefüllt sein (mindestens 1 Zeichen).

Feld 2: Kategorie (optional)

Zweck: Freie Kategorisierung zur Strukturierung von News.

Wie es funktioniert:

• Tippen Sie eine neue Kategorie ein (z.B. "Wichtig", "Events", "Allgemein")
• Oder wählen Sie eine bestehende Kategorie aus dem Dropdown
• Bereits verwendete Kategorien werden automatisch vorgeschlagen

Beispiele:

• "Wichtig" → für dringende Ankündigungen
• "Events" → für Veranstaltungen
• "System" → für technische Updates

Tipp: Konsistente Kategorien helfen Mitarbeitern, News schneller zu finden.

Feld 3: Beschreibung (optional)

Zweck: Ausführlicher Text mit Rich-Text-Formatierung.

Editor-Funktionen:

• Fettdruck (Strg+B / Cmd+B)
• Kursiv (Strg+I / Cmd+I)
• Aufzählungslisten (Bullet Points)
• Nummerierte Listen
• Links einfügen (URL markieren → Link-Button)
• Überschriften (H1, H2, H3)
• Zitate (Blockquote)

Beispiel:

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

am **Freitag, 15. Juni** findet unser **Betriebsausflug** statt:

- **Treffpunkt**: 10:00 Uhr am Büro
- **Ziel**: Wanderung im Elbtal
- **Ende**: ca. 18:00 Uhr

Bitte meldet euch bis zum **10. Juni** an!

Tipp: Verwenden Sie Fettdruck für wichtige Informationen und Listen für bessere Lesbarkeit.

Feld 4: Dateien (optional)

Zweck: Anhänge hochladen (PDFs, Bilder, Dokumente).

So fügen Sie Dateien hinzu:

1. Klick auf "Datei hinzufügen" oder Drag & Drop in den Upload-Bereich
2. Wählen Sie Datei(en) von Ihrem Computer
3. Mehrere Dateien möglich
4. Dateien werden hochgeladen und erscheinen als Liste unter dem Editor

Unterstützte Formate:

• Dokumente: PDF, Word (.docx), Excel (.xlsx)
• Bilder: PNG, JPG, GIF, WebP
• Andere: ZIP, TXT

Dateigröße: Max. 10 MB pro Datei

Beispiele:

• Anmeldeformular für Betriebsausflug anhängen
• Bild vom letzten Event
• PDF mit neuen Richtlinien

Feld 5: Status (Pflichtfeld)

Zweck: Bestimmt, ob die News für Mitarbeiter sichtbar ist.

Toggle-Schalter: Aktiv / Inaktiv

Optionen:

Wann "Inaktiv" nutzen?:

• Entwurf: Sie möchten die News später noch bearbeiten
• Vorbereitung: News für zukünftiges Event vorbereiten
• Archivierung: Alte News deaktivieren (statt löschen)

4. News speichern

Button: "Speichern" (unten im Dialog)

Was passiert:

• News wird in der Datenbank gespeichert
• Bei Aktiv = An: News erscheint sofort in der Mitarbeiter-Ansicht
• Bei Aktiv = Aus: News bleibt als Entwurf (nur für Admins sichtbar)

Erfolgsbestätigung: Grüne Nachricht "News erfolgreich erstellt"

News bearbeiten

So bearbeiten Sie eine News:

1. Gehen Sie zur News-Verwaltung (Admin-Menü → Verwaltung → News/Info)
2. Finden Sie die News in der Tabelle
3. Klicken Sie auf das Kontext-Menü (⋮) am rechten Ende der Zeile
4. Wählen Sie "Bearbeiten"
5. Der Dialog öffnet sich mit den vorhandenen Daten
6. Ändern Sie die gewünschten Felder
7. Klicken Sie "Speichern"

Tipp: Sie können den Status jederzeit ändern (Aktiv ↔ Inaktiv), um News zu veröffentlichen oder zu verstecken.

News löschen

So löschen Sie eine News:

1. Gehen Sie zur News-Verwaltung
2. Finden Sie die News in der Tabelle
3. Klicken Sie auf das Kontext-Menü (⋮)
4. Wählen Sie "Löschen"
5. Bestätigen Sie im Sicherheitsdialog: "Möchten Sie diese News wirklich löschen?"

⚠️ Warnung: Gelöschte News sind permanent entfernt und können nicht wiederhergestellt werden!

Alternative: Statt zu löschen, setzen Sie den Status auf Inaktiv → News bleibt im System, ist aber nicht mehr für Mitarbeiter sichtbar.

News filtern und durchsuchen

Filter-Optionen in der Admin-Ansicht:

1. Status-Filter (Tabs oben)

• Alle: Zeigt alle News (aktiv + inaktiv)
• Aktiv: Nur veröffentlichte News
• Inaktiv: Nur Entwürfe

Tipp: Nutzen Sie "Inaktiv", um Ihre Entwürfe zu überprüfen.

2. Textsuche

Suchfeld oben rechts in der Tabelle.

Durchsucht:

• Titel
• Kategorie
• Beschreibung (Text-Content)

Beispiel: Suche nach "Betriebsausflug" findet alle News mit diesem Begriff.

3. Sortierung

Klicken Sie auf die Spaltenüberschriften, um zu sortieren:

• Titel (A-Z oder Z-A)
• Erstellt am (neueste zuerst oder älteste zuerst)
• Kategorie (alphabetisch)

Standard: Sortiert nach "Erstellt am" (neueste zuerst).

Mitarbeiter-Ansicht

Wo sehen Mitarbeiter die News?

Weg 1 - Hauptmenü: Hauptmenü → Infos

Weg 2 - Dashboard-Widget (optional): Wenn das Team "News Widget" aktiviert hat → Dashboard zeigt neueste News.

Was sehen Mitarbeiter?

News-Liste:

• Titel (als Überschrift)
• Kategorie (als Badge)
• Beschreibung (formatierter Text)
• Dateien (als Download-Links)
• Erstellt am (Datum)

Reihenfolge: Neueste News zuerst.

Unterschiede zur Admin-Ansicht:

Tipps & Best Practices

1. Klare Titel verwenden

Gut:

• "Betriebsausflug am 15. Juni - Anmeldung erforderlich"
• "Neuer Dresscode ab März 2026"

Schlecht:

• "Wichtig!" (zu vage)
• "Info" (nicht aussagekräftig)

2. Fettdruck für wichtige Infos

Heben Sie Termine, Deadlines und Aktionen hervor:

**Wichtig**: Anmeldung bis zum **10. Juni**!

3. Listen für Übersichtlichkeit

Verwenden Sie Aufzählungen für:

• ✅ Mehrere Informationen
• ✅ Schritt-für-Schritt-Anleitungen
• ✅ Voraussetzungen/Anforderungen

4. Kategorien konsistent nutzen

Verwenden Sie gleiche Kategorien für ähnliche News:

• Alle Event-News → Kategorie "Events"
• Alle wichtigen Ankündigungen → Kategorie "Wichtig"
• Alle System-Updates → Kategorie "System"

Vorteil: Mitarbeiter können nach Kategorie filtern.

5. Entwürfe statt Löschen

Wenn eine News nicht mehr aktuell ist:

• Besser: Status auf "Inaktiv" setzen
• Schlechter: Löschen

Grund: Sie können die News später wiederverwenden oder als Vorlage nutzen.

6. Dateien sinnvoll benennen

Gut:

• anmeldung-betriebsausflug-2026.pdf
• dresscode-richtlinien-maerz-2026.pdf

Schlecht:

• dokument1.pdf
• unnamed.pdf

Grund: Mitarbeiter wissen direkt, was sie herunterladen.

7. Kurz und prägnant

Mitarbeiter überfliegen News oft nur:

• ✅ Wichtigste Infos zuerst (in den ersten 2-3 Zeilen)
• ✅ Fettdruck für Termine und Deadlines
• ✅ Details in Listen oder am Ende

Häufige Fragen (FAQ)

Warum sehe ich eine News in der Admin-Ansicht, aber nicht in der Mitarbeiter-Ansicht?

Grund: Der Status ist auf Inaktiv gesetzt.

Lösung: Bearbeiten Sie die News und setzen Sie den Status auf Aktiv.

Kann ich News nur für bestimmte Mitarbeiter sichtbar machen?

Nein, das News-System zeigt alle aktiven News für alle Mitarbeiter des Teams.

Alternativen:

• Für einzelne Mitarbeiter: Nutzen Sie das Messaging-System
• Für bestimmte Gruppen: Erwähnen Sie die Zielgruppe im Titel (z.B. "Nur für Kellner: Neuer Dresscode")

Kann ich News planen (zeitgesteuerte Veröffentlichung)?

Nein, automatische zeitgesteuerte Veröffentlichung gibt es derzeit nicht.

Workaround:

1. Erstellen Sie die News mit Status Inaktiv (Entwurf)
2. Zum gewünschten Zeitpunkt: Bearbeiten → Status auf Aktiv setzen

Was passiert, wenn ich eine News mit Dateien lösche?

Die hochgeladenen Dateien werden ebenfalls gelöscht (nicht wiederherstellbar).

Tipp: Wenn Sie die Dateien behalten möchten, setzen Sie die News auf Inaktiv statt sie zu löschen.

Wie viele Dateien kann ich anhängen?

Es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Dateien.

Limits:

• Dateigröße: Max. 10 MB pro Datei
• Gesamtgröße: Praktisch unbegrenzt (Server-Speicher)

Kann ich News-Benachrichtigungen aktivieren?

Nein, News sind passiv. Mitarbeiter müssen aktiv die Infos-Seite aufrufen.

Alternativen für Benachrichtigungen:

• Messaging-System: Direkte Nachrichten an Mitarbeiter (mit Push-Benachrichtigung)
• E-Mail-Benachrichtigungen: Separat über das E-Mail-System

Sehen Mitarbeiter, wer eine News erstellt hat?

Derzeit nein. Die Mitarbeiter-Ansicht zeigt:

• Titel
• Kategorie
• Beschreibung
• Dateien
• NICHT: Ersteller oder Bearbeitungsdatum

Admin-Ansicht zeigt den Ersteller in der Tabelle.

Kann ich die Reihenfolge der News manuell ändern?

Nein, News werden immer nach Erstellungsdatum sortiert (neueste zuerst).

Workaround für "wichtige News oben":

• Verwenden Sie Fettdruck und Großbuchstaben im Titel: "WICHTIG: ..."
• Oder erstellen Sie die News neu (neuestes Datum = oben in der Liste)

Verwandte Funktionen

• Messaging-System - Direkte Nachrichten an Mitarbeiter
• Dashboard - News-Widget im Dashboard (optional)

Zusammenfassung

News-Management = Interne Kommunikation für alle Mitarbeiter:

• ✅ Admins erstellen News mit Rich-Text-Editor
• ✅ Kategorien für Strukturierung (optional)
• ✅ Dateien als Anhänge (PDFs, Bilder, etc.)
• ✅ Status: Aktiv (veröffentlicht) oder Inaktiv (Entwurf)
• ✅ Mitarbeiter sehen alle aktiven News in der Infos-Seite

Best Practice: Klare Titel, Fettdruck für Wichtiges, Listen für Übersicht, Entwürfe statt Löschen.