Messaging System - User Documentation

Das Messaging System ermöglicht Administratoren und Expeditern, Nachrichten an einzelne oder mehrere Mitarbeiter zu senden - per E-Mail und optional als Push-Benachrichtigung.

Übersicht

Zweck: Gezielte Kommunikation mit Mitarbeitern (einzeln oder in Gruppen).

Zugriff: Nur für Rollen Expediter, Admin und Developer.

Wo zu finden: Admin-Menü → Kommunikation → Nachrichten

Versandweg:

• E-Mail: Immer (an registrierte E-Mail-Adresse)
• Push-Benachrichtigung: Optional (wenn aktiviert)

Wann nutze ich das Messaging System?

✅ Ideal für:

• Wichtige Ankündigungen: "Neue Arbeitszeitregelung ab 01.05."
• Dringende Mitteilungen: "Schichtänderung für Samstag, 15.04."
• Erinnerungen: "Bitte Verfügbarkeiten für Mai eintragen"
• Gezielte Kommunikation: Nachricht an bestimmte Mitarbeitergruppen oder Einzelpersonen
• Wiederkehrende Nachrichten: Vorlagen für häufige Nachrichtentypen
• Dokumentierte Kommunikation: Alle gesendeten Nachrichten bleiben gespeichert

❌ NICHT geeignet für:

• Allgemeine Informationen → Nutzen Sie News-Management (für alle sichtbar, passiv)
• Zwei-Wege-Kommunikation → Es gibt keine Antwortfunktion für Mitarbeiter
• Terminplanung → Nutzen Sie den Admin Kalender für Shift-Planung

Abgrenzung zu News:

• Nachrichten: Aktiv verschickt, per E-Mail, an ausgewählte Empfänger
• News: Passiv abrufbar, in der App, für alle Mitarbeiter

Nachricht senden

1. Nachrichtenformular öffnen

Weg: Admin-Menü → Kommunikation → Nachrichten → Button "Nachricht senden" (oben rechts)

Das Nachrichtenformular öffnet sich.

2. Empfänger auswählen

Feld: "Empfänger" (Autocomplete-Feld mit Mehrfachauswahl)

Einzelne Mitarbeiter auswählen:

1. Klicken Sie ins Empfänger-Feld
2. Tippen Sie Namen (Vorname oder Nachname)
3. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste
4. Für weitere Empfänger: Feld bleibt geöffnet, weitere Namen eingeben

Anzeige: Bis zu 3 Namen werden vollständig angezeigt, danach "+X weitere".

Alle Mitarbeiter auswählen:

Button: "Alle Mitarbeiter auswählen" (neben dem Empfänger-Feld)

1. Klick auf Button
2. Alle aktiven Mitarbeiter werden als Empfänger hinzugefügt
3. Bestätigung: "45 Mitarbeiter ausgewählt" (Beispiel)

Tipp: Prüfen Sie nach "Alle auswählen", ob wirklich alle Empfänger gemeint sind (z.B. auch Praktikanten, Teilzeitkräfte).

Empfänger entfernen:

Klicken Sie auf das X neben dem Namen im Empfänger-Feld.

3. Betreff eingeben

Feld: "Betreff" (Pflichtfeld)

Zweck: Wird als Betreffzeile in der E-Mail angezeigt.

Beispiele:

• "WICHTIG: Neue Arbeitszeitregelung ab 01.05."
• "Schichtänderung für Samstag, 15.04."
• "Reminder: Verfügbarkeiten für Mai eintragen"

Best Practice: Kurz, aussagekräftig, und bei dringenden Dingen mit "WICHTIG:" oder "DRINGEND:" starten.

4. Nachricht verfassen

Feld: "Nachricht" (Pflichtfeld, Rich Text Editor)

Editor-Funktionen:

Der Nachrichteneditor bietet Rich-Text-Formatierung:

• Fettdruck (Strg+B / Cmd+B)
• Kursiv (Strg+I / Cmd+I)
• Aufzählungslisten (Bullet Points)
• Nummerierte Listen
• Links einfügen (URL markieren → Link-Button)
• Überschriften (H1, H2, H3)

Beispiel:

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

ab **01. Mai 2026** gelten neue Arbeitszeitregelungen:

- **Schichtbeginn**: Pünktlich 10 Minuten vor Shiftstart erscheinen
- **Pausen**: Mindestens 30 Minuten bei Shifts über 6 Stunden
- **Überstunden**: Nur nach vorheriger Genehmigung durch Expediter

Bei Fragen wendet euch bitte an euren Vorgesetzten.

Viele Grüße,
Das Management-Team

Platzhalter verwenden (optional):

Der Editor unterstützt Platzhalter, die automatisch durch Empfänger-Daten ersetzt werden:

Verfügbare Platzhalter:

• {{Vorname}} → Vorname des Empfängers
• {{Nachname}} → Nachname des Empfängers
• {{Position}} → Position des Empfängers (z.B. "Kellner")
• {{Office}} → Office des Empfängers (z.B. "Berlin")

Beispiel:

Hallo {{Vorname}},

bitte bestätige bis Freitag deine Verfügbarkeit für den Mai.

Dankschön,
Das Team

Ergebnis (für Empfänger "Max Müller"):

Hallo Max,

bitte bestätige bis Freitag deine Verfügbarkeit für den Mai.

Dankschön,
Das Team

Tipp: Platzhalter machen Nachrichten persönlicher, besonders bei Bulk-Nachrichten.

Vorlagen nutzen (Templates):

Button/Accordion: "Textvorlagen" (unter dem Editor)

1. Klicken Sie auf "Textvorlagen" → Accordion öffnet sich
2. Sie sehen eine Liste mit gespeicherten Vorlagen
3. Klicken Sie auf eine Vorlage:
   • "Einfügen": Text wird an Cursor-Position eingefügt (bestehender Text bleibt)
   • "Überschreiben": Gesamter Inhalt wird durch Vorlage ersetzt

Beispiel-Vorlagen:

• "Schichtänderung-Benachrichtigung"
• "Erinnerung: Verfügbarkeiten eintragen"
• "Willkommens-Nachricht (Neue Mitarbeiter)"

Tipp: Vorlagen sparen Zeit bei wiederkehrenden Nachrichtentypen!

Neue Vorlage erstellen:

1. Öffnen Sie "Textvorlagen" Accordion
2. Klicken Sie "Neue Vorlage erstellen" (Button unten in der Vorlagenliste)
3. Dialog öffnet sich:
   • Titel: Name der Vorlage (z.B. "Schichtänderung-Benachrichtigung")
   • Inhalt: Text der Vorlage (kann Platzhalter enthalten)
4. "Speichern"

Ergebnis: Vorlage erscheint in der Vorlagenliste und kann jederzeit wiederverwendet werden.

5. Anhänge hinzufügen (optional)

Bereich: "Anhänge" (unter dem Editor)

So fügen Sie Anhänge hinzu:

1. Drag & Drop: Dateien in den Upload-Bereich ziehen
2. Oder: Klick auf "Durchsuchen" → Datei vom Computer auswählen

Unterstützte Formate:

• Bilder: PNG, JPG, GIF, WebP
• Dokumente: PDF

Dateigröße: Max. 3 MB pro Datei

Mehrere Dateien: Ja, Sie können mehrere Anhänge hinzufügen.

Beispiele:

• Anmeldeformular für Event
• Bild vom letzten Team-Event
• PDF mit neuen Richtlinien

6. Push-Benachrichtigung aktivieren (optional)

Checkbox: "Als Push-Benachrichtigung senden" (unter Anhängen)

Was macht das?:

• Empfänger erhalten zusätzlich zur E-Mail eine Push-Benachrichtigung auf ihrem Gerät (Smartphone, Tablet)
• Nachricht: Erscheint sofort als Popup/Notification
• Ideal für dringende Mitteilungen

Voraussetzung:

• Mitarbeiter müssen die Shifty-App installiert haben
• Mitarbeiter müssen Benachrichtigungen erlaubt haben

Standard: Checkbox ist aktiviert (empfohlen für wichtige Nachrichten).

Tipp: Für dringende Dinge (Schichtänderungen, kurzfristige Infos) → Push-Benachrichtigung AN. Für allgemeine Infos → Push-Benachrichtigung AUS (E-Mail reicht).

7. Nachricht senden

Button: "Nachricht senden" (unten rechts)

Was passiert:

1. Nachricht wird an alle Empfänger versendet
   • E-Mail an registrierte E-Mail-Adresse
   • Optional: Push-Benachrichtigung
2. Bestätigung: "Nachricht wurde gesendet" (grüne Nachricht)
3. Sie werden zur Nachrichten-Liste weitergeleitet
4. Versandstatus wird getrackt (siehe Nachrichten-Übersicht)

Achtung: Einmal gesendet kann die Nachricht nicht mehr zurückgerufen werden!

Tipp: Bei wichtigen Nachrichten → Doppelcheck:

• Empfänger korrekt?
• Betreff klar?
• Inhalt vollständig?
• Anhänge dabei?

Nachrichten-Übersicht

Gesendete Nachrichten anzeigen

Weg: Admin-Menü → Kommunikation → Nachrichten

Sie sehen eine Tabelle mit allen gesendeten Nachrichten.

Tabellen-Spalten:

Status-Indikatoren:

Bei "Teilweise" oder "Fehler": Klicken Sie auf die Nachricht → Details zeigen, welche Empfänger nicht erreicht wurden.

Filter-Tabs:

Oben in der Tabelle: Tabs zum Filtern

• Alle: Zeigt alle Nachrichten (gesendete + System-Nachrichten)
• Kontakt: Nur von Admins/Expeditern gesendete Nachrichten
• System: Nur automatisch generierte System-Nachrichten (z.B. "Shift zugewiesen", "Schedule finalisiert")

Standard: Tab "Alle" ist aktiv.

Tipp: Nutzen Sie "Kontakt", um nur Ihre eigenen gesendeten Nachrichten zu sehen.

Nachricht anzeigen:

Klick auf eine Nachrichtenzeile → Detail-View öffnet sich:

Angezeigt:

• Betreff
• Vollständiger Nachrichtentext (formatiert)
• Liste der Empfänger (Namen)
• Anhänge (Download-Links)
• Versandstatus pro Empfänger (E-Mail: ✅ / ❌, Push: ✅ / ❌)
• Zeitpunkt des Versands

Vorlagen verwalten

Vorlagen-Übersicht

Weg: Im Nachrichtenformular → "Textvorlagen" Accordion öffnen

Sie sehen die Liste aller Vorlagen.

Vorlage bearbeiten:

1. Öffnen Sie "Textvorlagen" Accordion
2. Klicken Sie auf Kontext-Menü (⋮) neben der Vorlage
3. Wählen Sie "Bearbeiten"
4. Dialog öffnet sich mit vorhandenem Titel und Inhalt
5. Ändern Sie Titel oder Inhalt
6. "Speichern"

Vorlage löschen:

1. Öffnen Sie "Textvorlagen" Accordion
2. Klicken Sie auf Kontext-Menü (⋮) neben der Vorlage
3. Wählen Sie "Löschen"
4. Bestätigen Sie im Sicherheitsdialog: "Möchten Sie diese Vorlage wirklich löschen?"

Warnung: Gelöschte Vorlagen können nicht wiederhergestellt werden!

Tipps & Best Practices

1. Klare Betreffzeilen

Gut:

• "WICHTIG: Neue Arbeitszeitregelung ab 01.05."
• "Schichtänderung für Samstag, 15.04. - Bitte bestätigen"

Schlecht:

• "Info" (zu vage)
• "Nachricht" (nicht aussagekräftig)

Tipp: Dringende Sachen mit "WICHTIG:" oder "DRINGEND:" kennzeichnen.

2. Empfänger gezielt auswählen

Vermeiden: "Alle auswählen" für nicht-relevante Nachrichten.

Besser: Nur die Mitarbeiter anschreiben, die die Information betrifft (z.B. nur Kellner bei Dresscode-Änderung für Kellner).

Grund: Zu viele irrelevante Nachrichten → Mitarbeiter ignorieren wichtige E-Mails.

3. Push-Benachrichtigungen sparsam nutzen

Nur für dringende Dinge:

• ✅ Kurzfristige Schichtänderung (heute/morgen)
• ✅ Notfallmitteilungen
• ✅ Zeitkritische Erinnerungen (z.B. "Event startet in 2 Stunden")

Nicht für:

• ❌ Allgemeine Infos (z.B. "Neuer Dresscode ab nächstem Monat")
• ❌ Erinnerungen mit langer Vorlaufzeit (z.B. "Event in 3 Wochen")

Grund: Zu viele Push-Benachrichtigungen → Mitarbeiter deaktivieren sie.

4. Vorlagen für wiederkehrende Nachrichten

Erstellen Sie Vorlagen für:

• Schichtänderungs-Benachrichtigungen
• Erinnerungen (Verfügbarkeiten eintragen)
• Willkommens-Nachrichten für neue Mitarbeiter
• Standard-Ankündigungen

Vorteile:

• ✅ Zeit sparen (keine Wiederholung)
• ✅ Konsistenz (gleiche Formulierung)
• ✅ Weniger Tippfehler

5. Platzhalter für Personalisierung

Bei Bulk-Nachrichten:

Hallo {{Vorname}},

bitte bestätige deine Verfügbarkeit bis Freitag.

Viele Grüße,
Das Team

Wirkt persönlicher als:

Hallo,

bitte bestätigt eure Verfügbarkeiten bis Freitag.

6. Anhänge richtig benennen

Gut:

• anmeldung-betriebsausflug-2026.pdf
• neuer-dresscode-kellner.pdf

Schlecht:

• dokument1.pdf
• unnamed.pdf

Grund: Mitarbeiter wissen direkt, was sie herunterladen.

7. Versandstatus prüfen

Nach dem Versand:

• Gehen Sie zur Nachrichten-Übersicht
• Prüfen Sie den Status (Gesendet, Teilweise, Fehler)
• Bei "Teilweise" oder "Fehler": Öffnen Sie Details → Identifizieren Sie, welche Empfänger nicht erreicht wurden
• Wichtig: Bei kritischen Nachrichten → alternativ kontaktieren (z.B. Telefon)

Häufige Fragen (FAQ)

Können Mitarbeiter auf Nachrichten antworten?

Nein, das Messaging-System ist einseitig (Admin → Mitarbeiter).

Wenn Rückmeldung nötig:

• Bitten Sie Mitarbeiter, per E-Mail zu antworten (an Ihre normale E-Mail-Adresse)
• Oder: "Bitte bis Freitag bei mir melden" (Telefon/persönlich)

Sehen Mitarbeiter alle Nachrichten in der App?

Nein. Mitarbeiter erhalten Nachrichten nur per E-Mail (und optional Push-Benachrichtigung).

Es gibt keine Nachrichten-Inbox in der Mitarbeiter-Ansicht der App.

Kann ich eine gesendete Nachricht zurückrufen?

Nein. Einmal gesendet, kann eine Nachricht nicht zurückgerufen werden.

Workaround bei Fehler:

• Senden Sie eine neue Nachricht mit Korrektur an die gleichen Empfänger
• Betreff: "KORREKTUR: [Ursprünglicher Betreff]"

Warum erhalten einige Mitarbeiter keine E-Mails?

Mögliche Gründe:

1. Keine E-Mail-Adresse hinterlegt: Prüfen Sie im Mitarbeiter-Profil, ob eine gültige E-Mail eingetragen ist
2. E-Mail im Spam: Bitten Sie Mitarbeiter, Spam-Ordner zu prüfen
3. E-Mail-Adresse falsch: Tippfehler beim Anlegen des Mitarbeiters
4. Server-Fehler: Versandstatus in Nachrichten-Übersicht prüfen

Lösung:

• Prüfen Sie Versandstatus in der Nachrichten-Übersicht (Detail-View zeigt Status pro Empfänger)
• Bei fehlenden/falschen E-Mails: Mitarbeiter-Profil korrigieren und Nachricht erneut senden

Wie viele Anhänge kann ich hinzufügen?

Anzahl: Unlimitiert (praktisch 5-10 Dateien empfohlen)

Dateigröße: Max. 3 MB pro Datei

Tipp: Bei großen Dateien (> 3 MB):

• Komprimieren Sie die Datei (z.B. PDF komprimieren, Bild verkleinern)
• Oder: Laden Sie die Datei auf einen Cloud-Speicher hoch und teilen Sie den Link in der Nachricht

Erhalten Mitarbeiter eine Bestätigung, wenn sie eine Nachricht gelesen haben?

Nein. Es gibt keine Lesebestätigung.

Sie sehen nur:

• ✅ E-Mail wurde erfolgreich versendet (vom Server)
• ✅ Push-Benachrichtigung wurde erfolgreich zugestellt (vom Push-Service)

NICHT sichtbar: Ob der Mitarbeiter die E-Mail geöffnet oder gelesen hat.

Kann ich Nachrichten für die Zukunft planen (zeitgesteuerter Versand)?

Nein, zeitgesteuerter Versand wird derzeit nicht unterstützt.

Nachrichten werden sofort nach Klick auf "Nachricht senden" versendet.

Workaround: Notieren Sie sich, wann Sie die Nachricht senden möchten, und senden Sie sie manuell zur gewünschten Zeit.

Verwandte Funktionen

• News-Management - Allgemeine Informationen für alle Mitarbeiter (passiv)
• Notifications - Automatische System-Benachrichtigungen

Zusammenfassung

Messaging System = Gezielte Kommunikation von Admin zu Mitarbeitern:

• ✅ E-Mail-Versand an einzelne oder mehrere Empfänger
• ✅ Optional: Push-Benachrichtigungen für dringende Dinge
• ✅ Rich-Text-Editor mit Platzhaltern für Personalisierung
• ✅ Vorlagen für wiederkehrende Nachrichtentypen
• ✅ Anhänge (PDFs, Bilder) bis 3 MB pro Datei
• ✅ Versandstatus-Tracking

Best Practice: Klare Betreffzeilen, gezielte Empfängerauswahl, Push sparsam nutzen, Vorlagen erstellen, Versandstatus prüfen.