CSV-Import & Export

Version: 1.0
Stand: April 2026
Zielgruppe: Administratoren

Inhaltsverzeichnis

1. Übersicht
2. Zugriff auf Import-Verwaltung
3. CSV-Datei hochladen
4. Import-Status überwachen
5. Import-Ergebnisse verstehen
6. Häufige Fragen

Übersicht

Die Import-Funktion ermöglicht es Administratoren, Mitarbeiterdaten per CSV-Export aus externen Systemen in Shifty zu importieren.

Hauptfunktionen:

• 📤 CSV-Upload: Mitarbeiter-Daten aus CSV-Dateien importieren
• 🔄 Automatische Verarbeitung: Import läuft asynchron im Hintergrund
• 📊 Status-Überwachung: Fortschritt in Echtzeit verfolgen
• 📈 Detaillierte Ergebnisse: Genau sehen, was importiert/aktualisiert wurde
• 🔒 Automatisches Sperren: Mitarbeiter, die nicht mehr im CSV sind, werden automatisch gesperrt
• 🔓 Automatisches Entsperren: Mitarbeiter, die wieder im CSV erscheinen, werden entsperrt

Wichtig:

• Nur Administratoren und Entwickler haben Zugriff auf diese Funktion
• Die Import-Funktion muss für dein Team aktiviert sein (System-Einstellung)
• Das CSV-Format ist team-spezifisch (kontaktiere deinen Administrator für das korrekte Format)

Zugriff auf Import-Verwaltung

Navigation

1. Öffne das Hauptmenü (links)
2. Navigiere zu Verwaltung → Importe

URL: https://app.shifty.team/admin/imports

Breadcrumbs: Admin • Importe

CSV-Datei hochladen

Schritt 1: Upload-Dialog öffnen

1. Klicke oben rechts auf "CSV Export hochladen"
2. Der Upload-Dialog öffnet sich

Schritt 2: Datei auswählen

Du hast zwei Möglichkeiten:

Option A: Drag & Drop

1. Ziehe deine CSV-Datei per Drag & Drop in den markierten Bereich
2. Die Datei wird sofort angezeigt

Option B: Durchsuchen

1. Klicke auf den Bereich "Datei ablegen oder auswählen"
2. Wähle die CSV-Datei aus deinem Dateisystem
3. Bestätige die Auswahl

Schritt 3: Import starten

1. Prüfe, ob die richtige Datei ausgewählt ist
2. Klicke auf "Hochladen und importieren"
3. Der Upload startet

Erfolg:

• Der Dialog schließt sich automatisch
• Du erhältst eine Erfolgsmeldung
• Der Import erscheint in der Tabelle mit Status "Ausstehend"

Hinweis: Der Button "Hochladen und importieren" ist nur aktiv, wenn eine Datei ausgewählt wurde.

Import-Status überwachen

Die Import-Tabelle zeigt alle durchgeführten Importe mit folgenden Informationen:

Spalten

1. Erstellt

   • Datum und Uhrzeit des Uploads
   • Standard-Sortierung: Neueste zuerst (absteigend)

2. Status

   • 🟡 Ausstehend: Import wartet auf Verarbeitung
   • 🔵 In Bearbeitung: Import wird gerade verarbeitet
   • 🟢 Abgeschlossen: Import erfolgreich durchgeführt
   • 🔴 Fehlgeschlagen: Import konnte nicht durchgeführt werden

3. Ergebnis

   • Zusammenfassung der importierten Daten
   • Details zu erstellten/aktualisierten Mitarbeitern
   • Fehlerliste (bei Problemen)

Auto-Refresh

Die Tabelle aktualisiert sich automatisch alle 10 Sekunden, sodass du Fortschritte in Echtzeit siehst.

Tipp: Du musst die Seite nicht manuell neu laden – der Status wird automatisch aktualisiert.

Import-Ergebnisse verstehen

Erfolgreicher Import

Bei einem erfolgreichen Import (Status: Abgeschlossen) siehst du:

Mitarbeiter-Statistiken:

• Verarbeitet: Anzahl der verarbeiteten Datensätze
• Erstellt: IDs der neu erstellten Benutzer
• Aktualisiert: IDs der aktualisierten Benutzer
• Gesperrt: IDs der gesperrten Benutzer
• Entsperrt: IDs der entsperrten Benutzer

Beispiel:

✓ 25 Datensätze verarbeitet
  • 10 neue Benutzer erstellt (IDs: 150-159)
  • 12 Benutzer aktualisiert (IDs: 45, 67, 89, ...)
  • 2 Benutzer gesperrt (IDs: 23, 34)
  • 1 Benutzer entsperrt (ID: 56)

Fehlgeschlagener Import

Bei Problemen (Status: Fehlgeschlagen) siehst du:

Fehler-Details:

• Liste aller aufgetretenen Fehler
• Zeilennummern im CSV (falls zutreffend)
• Beschreibung des Problems

Häufige Fehler:

• Falsches CSV-Format (nicht team-spezifisches Format)
• Falsche Zeichenkodierung (muss Latin-1 / ISO 8859-1 sein)
• Fehlende Pflichtfelder (Personalnummer, Vorname, Nachname, E-Mail)
• Ungültige Daten (z.B. ungültige E-Mail-Adressen, falsches Datumsformat)
• Duplikate: Personalnummer oder E-Mail wird bereits verwendet
• Positionen können nicht erstellt werden

Was tun?

1. Prüfe die Fehlermeldungen genau
2. Korrigiere die CSV-Datei (Zeichenkodierung, Format, Daten)
3. Lade die korrigierte Datei erneut hoch

Häufige Fragen

Welches CSV-Format wird unterstützt?

Das CSV-Format ist team-spezifisch und unterscheidet sich je nach konfiguriertem Import-Modul deines Teams:

Allgemeine Anforderungen:

• Zeichenkodierung: Latin-1 / ISO 8859-1 (nicht UTF-8!)
• Trennzeichen: Semikolon (;)
• Sektions-Marker: {Personal} am Anfang der Datei

Typische Pflichtfelder (abhängig vom Modul):

• Personalnummer
• Vorname, Nachname
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Positionen (kommagetrennt)
• Beschäftigungsart
• Steuerklasse
• Geburtsdatum (Format: dd.MM.yyyy)

Zusätzliche Felder (optional, aber empfohlen):

• Monatliche Sollstunden
• Stundenlohn
• Zuschläge (verschiedene Kategorien)
• Qualifikationen (Führerschein, Gesundheitszeugnis, etc.)

Kontaktiere deinen System-Administrator für:

• Das exakte Format für dein Team
• Beispiel-CSV-Dateien
• Export-Anleitung aus eurem Personal-System

Wie lange dauert ein Import?

Das hängt von der Anzahl der Datensätze ab:

• < 50 Einträge: Meist unter 1 Minute
• 50-200 Einträge: 1-3 Minuten
• > 200 Einträge: 3-10 Minuten

Der Import läuft im Hintergrund – du kannst in der Zwischenzeit weiterarbeiten.

Kann ich mehrere Importe gleichzeitig durchführen?

Ja, du kannst mehrere CSV-Dateien nacheinander hochladen. Sie werden der Reihe nach verarbeitet.

Was passiert mit bestehenden Mitarbeitern?

Der Import:

• Erstellt neue Mitarbeiter, die noch nicht existieren (neue User-Accounts, Profile und Team-Mitgliedschaften)
• Aktualisiert bestehende Mitarbeiter (basierend auf Personalnummer)
• Sperrt automatisch Mitarbeiter, die NICHT mehr im CSV-Export sind (sie bleiben im System, können sich aber nicht mehr anmelden)
• Entsperrt automatisch Mitarbeiter, die wieder im CSV-Export erscheinen
• Löscht NICHT bestehende Mitarbeiter
• Erstellt/Verknüpft Positionen automatisch (aus der Positions-Spalte im CSV)

Wichtig: Der Import ist synchronisierend – das bedeutet:

• Mitarbeiter im CSV = Aktiv im System
• Mitarbeiter NICHT im CSV = Gesperrt im System

Dies stellt sicher, dass dein Shifty-System immer mit deinem Personal-System übereinstimmt.

Kann ich einen Import abbrechen?

Nein, ein gestarteter Import kann nicht abgebrochen werden. Er läuft im Hintergrund bis zur Fertigstellung oder bis ein Fehler auftritt.

Wo finde ich alte Importe?

Alle Importe bleiben in der Tabelle gespeichert. Du kannst durch die Pagination blättern, um ältere Importe zu sehen.

Tipp: Nutze die Sortierung nach "Erstellt", um chronologisch zu navigieren.

Wer wird über erfolgreiche/fehlgeschlagene Importe benachrichtigt?

Aktuell gibt es keine automatischen Benachrichtigungen. Du musst die Import-Seite manuell aufrufen, um den Status zu prüfen.

Warum kann ich die Import-Funktion nicht sehen?

Die Import-Funktion muss für dein Team aktiviert sein. Dies ist eine System-Einstellung, die nur Entwickler vornehmen können.

Wenn du die Import-Funktion benötigst, kontaktiere deinen System-Administrator. Er kann:

• Die Import-Funktion für dein Team aktivieren (importsEnabled)
• Das richtige Import-Modul konfigurieren (importsModule)
• Dir das korrekte CSV-Format für euer Team bereitstellen

Was ist der Unterschied zwischen den Import-Modulen?

Verschiedene Teams können unterschiedliche Import-Module haben:

• elbtalteam: Standard-Import für ElbtalTeam (23 Spalten)
• messecottbus: Spezial-Import für Messe Cottbus (eigenes Format)

Das Modul bestimmt, welches CSV-Format erwartet wird und wie die Daten verarbeitet werden.

Weitere Hilfe benötigt?
Kontaktiere deinen System-Administrator oder schau in die Entwickler-Dokumentation für technische Details.