Team-Management

Zielgruppe: Administratoren mit Developer-Rechten
Berechtigungen: Developer-Rolle erforderlich
Navigation: System → Teams
Last Updated: 2026-06-08

Übersicht

Das Team-Management ermöglicht die Verwaltung von Teams in der Shifty-Anwendung. Jedes Team stellt eine eigenständige Organisationseinheit dar mit individuellen Einstellungen für Planung, Zeiterfassung, Benachrichtigungen und vielen weiteren Funktionen.

Ein Team verfügt über:

Eigene Mitarbeiter
Individuelle Konfigurationen
Optionales Team-Branding (Logo, Theme)
Eigene Domains
Spezifische Arbeitsregeln und Benachrichtigungen

Teams-Übersicht

Zugriff

Navigation: System → Teams
URL: /system/teams

Darstellung

Die Teams-Übersicht zeigt alle verfügbaren Teams in einem responsiven Grid-Layout.

Jede Team-Karte enthält:

Team-Logo (Avatar/Bild)
Team-Name (klickbar → öffnet Bearbeitungsansicht)
Status-Badges:
- "Aktiv" - Team ist aktiv
- "Mein Team" - Das Team des angemeldeten Benutzers
- Status-Chip (Aktiv / Gesperrt / Austritt vorgemerkt / Demo) – siehe Abschnitt Demo-Teams & gesperrte Teams
Aktivierungsdatum: "Aktiv seit [Datum]"
Mitarbeiter-Anzahl: Icon mit Anzahl der Teammitglieder
Aktions-Menü (Three-dots-Icon rechts oben)

Button	Funktion	Icon
Team erstellen	Öffnet das Formular zum Erstellen eines neuen Teams	➕

Team-Karten: Aktions-Menü

Über das Three-dots-Menü (⋮) auf jeder Team-Karte stehen folgende Aktionen zur Verfügung:

1. Dashboard öffnen

Status: Nur verfügbar wenn Team eine Frontend-Domain hat
Funktion: Öffnet das Team-Dashboard in neuem Tab
Icon: 🔗 (External Link)

Hinweis: Diese Option ist ausgegraut (disabled), wenn keine passende Domain für das aktuelle Environment konfiguriert ist.

2. Bearbeiten

Status: Immer verfügbar
Funktion: Öffnet die Bearbeitungsansicht des Teams
Icon: ✏️ (Stift)
Ziel: /system/teams/edit/[id]

3. Löschen

Status: Nur verfügbar, wenn das Team gesperrt ist
Funktion: Team löschen
Icon: 🗑️ (Papierkorb, rot)

Hinweis: Ein Team kann erst gelöscht werden, nachdem es gesperrt wurde. Dies ist eine Sicherheitsabfrage, die ein versehentliches Löschen aktiver Teams verhindert. Siehe Abschnitt Demo-Teams & gesperrte Teams.

Neues Team erstellen

Team-Erstellen Formular

Zugriff

Navigation: System → Teams → Button "Team erstellen"
URL: /system/teams/create
Breadcrumbs: System → Teams → Team anlegen

Formular-Übersicht

Das Erstell-Formular ist in 18 thematische Abschnitte unterteilt und bietet umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten.

Formular-Abschnitte im Detail

1. Allgemein

Beschreibung: Allgemeine Einstellungen für das Team

Feld	Typ	Pflicht	Beschreibung
Name	Text	✅ Ja	Eindeutiger Team-Name
Kontakt E-Mail	E-Mail	Nein	Kontakt-E-Mail-Adresse des Teams
Kontakt Telefon	Text	Nein	Telefonnummer für Kontaktaufnahme
Firma	Text	Nein	Firmenname
Straßenname	Text	Nein	Straße der Team-Adresse
Hausnummer	Text	Nein	Hausnummer
Postleitzahl	Text	Nein	PLZ (5-stellig)
Stadt	Text	Nein	Stadt
Bundesland	Dropdown	Nein	Bundesland (Default: Sachsen)

Hinweise:

Der Team-Name muss mindestens 3 Zeichen lang sein
Die Adresse ist optional, aber empfohlen für regionale Teams
Das Bundesland beeinflusst regional relevante Einstellungen

2. Logo

Beschreibung: Ein Logo hochladen

Element	Beschreibung
File Upload	Logo-Datei hochladen (empfohlen: PNG/JPG, quadratisch)
Info	"Neues Logo hochladen"

Empfehlungen:

Quadratisches Format (z.B. 512x512px)
Transparenter Hintergrund (PNG)
Wird in Sidebar, Team-Karte und als Favicon verwendet

3. Theme

Beschreibung: Ändern Sie das Aussehen des Frontends

Feld	Typ	Default	Beschreibung
Teamspezifisches Theme aktivieren	Checkbox	❌ Aus	Aktiviert individuelles Material Design 3 Theme

Hinweis: Nach Aktivierung werden zusätzliche Felder für Farbkonfiguration (Source Color, Secondary Color, Status Colors) angezeigt. Das Theme wird automatisch aus den gewählten Farben generiert.

4. Planung

Beschreibung: Planung verwalten

Feld	Typ	Default	Beschreibung
Einsatzplan Abschluss Zeitraum	Dropdown	"Wöchentlich"	Rhythmus für Dienstplan-Freigaben
Schnellbearbeitung im Admin-Kalender erlauben	Checkbox	✅ An	Direktes Bearbeiten von Mitarbeitern aus Kalender-Grid

Optionen für Abschluss-Zeitraum:

Wöchentlich: Dienstpläne werden wöchenweise freigegeben (Mo-So)
Monatlich: Dienstpläne werden monatsweise freigegeben

Schnellbearbeitung:

✅ An: Administrator kann Mitarbeiter direkt aus dem Personal-Grid heraus bearbeiten
❌ Aus: Navigation zum vollständigen Einsatzplan des Mitarbeiters

5. Mitarbeiter Verfügbarkeit

Beschreibung: Aktivieren und konfigurieren Sie die Verfügbarkeit von Mitarbeitern

Feld	Typ	Default	Beschreibung
Mitarbeiter Verfügbarkeit aktivieren	Checkbox	❌ Aus	Ermöglicht Verfügbarkeits-Eingabe durch Mitarbeiter
Frist für Erstellung	Checkbox	❌ Aus	Zeitliche Begrenzung für Verfügbarkeits-Eingabe

Verfügbarkeiten: Wenn aktiviert, können Mitarbeiter ihre Verfügbarkeiten für kommende Einsätze eintragen.

Frist für Erstellung: Wenn aktiviert, können Mitarbeiter nur bis zu einem konfigurierten Tag/Uhrzeit ihre Verfügbarkeit für die nächste Woche/Monat eintragen.

6. Dienste

Beschreibung: Verwalte Dienste und Arbeitszeiten

Arbeitszeitregeln

Feld	Typ	Default	Einheit	Beschreibung
Maximale Arbeitsstunden pro Dienst	Number	10	Stunden	Max. Dauer eines einzelnen Dienstes
Pause benötigt nach Arbeitsstunden	Number	6	Stunden	Ab dieser Arbeitszeit ist Pause Pflicht
Minimale Ruhestunden zwischen Diensten	Number	12	Stunden	Mindest-Ruhezeit zwischen zwei Diensten
Globale Absagefrist (h)	Number	24	Stunden	Standard-Frist für Dienst-Absagen vor Event-Start
Bestätigungsfrist für Einteilungen (h)	Number	48	Stunden	Frist zur Bestätigung von Einteilungen

Hinweis zur Absagefrist: Wird als Vorgabewert in Event-Einstellungen verwendet. Kann pro Event überschrieben werden.

Zusätzliche Optionen

Option	Default	Beschreibung
Dienstbeschränkungen aktivieren	❌ Aus	Mitarbeiter sehen nur Schichten, für die sie qualifiziert sind
Dienst-Countdown aktivieren	❌ Aus	Offene Schichtanzahl wird bereits bei Bewerbungen reduziert
Strict Mode	✅ An	Schichtregeln strikt einhalten (Ruhezeit, max. Dauer)

Strict Mode:

✅ An: Verletzung von Schichtregeln wird blockiert
❌ Aus: Verletzung von Schichtregeln zeigt nur Warnung

7. Zeiterfassung

Beschreibung: Lasse die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten erfassen

Feld	Typ	Default	Abhängigkeit	Beschreibung
Zeiterfassungsmodul aktivieren	Checkbox	❌ Aus	-	Aktiviert Zeiterfassung für Mitarbeiter
Maximale Pausenzeit pro Dienst	Number	120	Modul aktiviert	Maximale Pausendauer in Minuten
Zeiterfassung automatisch beenden nach	Number	12	Modul aktiviert	Auto-Beendigung nach X Stunden
Toleranzzeit	Number	30	Modul aktiviert	Toleranz für Abweichungen von geplanter Zeit
Eigenständiges Starten der Zeiterfassung	Checkbox	❌ Aus	Modul aktiviert	Mitarbeiter können Zeiterfassung selbst starten

Hinweis: Alle Felder außer dem Haupt-Schalter sind ausgegraut, bis das Modul aktiviert wird.

8. Vereinsmodus

Beschreibung: Aktivieren und konfigurieren Sie den Vereinsmodus

Feld	Typ	Default	Abhängigkeit	Beschreibung
Vereinsmodus aktivieren	Checkbox	❌ Aus	-	Aktiviert Vereins-spezifische Funktionen
Beginn des Geschäftsjahres	Date Picker	-	Modus aktiviert	Startdatum des Geschäftsjahres (Format: MM-TT)
Jährliche Arbeitszeiten aktivieren	Checkbox	❌ Aus	Modus aktiviert	Ermöglicht Jahres-Arbeitszeitkonten
Zielarbeitszeit pro Jahr	Number	-	Beide aktiviert	Soll-Arbeitszeit pro Mitarbeiter/Jahr in Stunden

Vereinsmodus-Features:

Geschäftsjahr-basierte Auswertungen
Jährliche Arbeitszeitkonten statt monatlicher
Spezielle Statistiken für Vereine

9. Mitarbeiterstatistiken

Beschreibung: Einstellungen und Kennzahlen für Mitarbeiterstatistiken

Feld	Typ	Default	Beschreibung
Maximallohn für Teilzeitbeschäftigte	Number	556	Lohngrenze für Teilzeit-Kategorisierung (€)
Minusstundenzähler	Checkbox	✅ An	Arbeitszeitkonto mit Überstunden UND Minusstunden
Druckmodus aktivieren	Checkbox	❌ Aus	Nachträgliches Eintragen vergangener Dienste

Minusstundenzähler:

✅ An: Arbeitszeitkonten erfassen Über- UND Unterstunden
❌ Aus: Nur Überstunden werden gezählt

Druckmodus: Ermöglicht das nachträgliche Eintragen von Diensten in vergangenen Zeiträumen zum Ausdrucken von Arbeitsnachweisen.

10. Benutzer

Beschreibung: Verwaltung von Benutzern

Inhalt:

Felder: Überschrift "Felder"
Status: "Keine Felder erstellt"
Aktion: Button "Hinzufügen"

Funktion: Hier können benutzerdefinierte Felder für Mitarbeiter-Profile erstellt werden (z.B. zusätzliche Qualifikationen, Präferenzen).

11. Anmelde-Terminologie

Beschreibung: Passe die Terminologie für Event-Anmeldungen an

Feld	Typ	Beschreibung
Anmelde-Begriff	Dropdown	Begriff für Anmeldevorgänge im gesamten System

Optionen:

"Bewerben" (Standard)
"Registrieren"
"Einchecken"
"Anmelden"

Auswirkung: Der gewählte Begriff wird systemweit in allen Buttons, Texten und Formularen verwendet.

12. Infos

Beschreibung: Infos aktivieren

Feld	Typ	Default	Beschreibung
Infos aktivieren	Checkbox	✅ An	Aktiviert Infos/News-Modul für das Team

Funktion: Ermöglicht das Veröffentlichen von Informationen und News für Mitarbeiter.

13. Support

Beschreibung: Support-Tools und Hilfe-Funktionen aktivieren

Feld	Typ	Default	Beschreibung
Featurebase Support aktivieren	Checkbox	❌ Aus	Aktiviert Featurebase Support-Messenger

Hinweis: Featurebase ist nur auf der LIVE-Umgebung verfügbar.

14. Importe

Beschreibung: Import-Modul aktivieren

Feld	Typ	Default	Beschreibung
Importe aktivieren	Checkbox	❌ Aus	Aktiviert Datenimport-Funktionen

Funktion: Ermöglicht den Import von Mitarbeitern, Events und anderen Daten über Upload-Funktionen.

15. Benachrichtigungen

Beschreibung: Benachrichtigungen verwalten

Benachrichtigungsicon

Element	Beschreibung
File Upload	Icon für Push-Benachrichtigungen hochladen
Info	Sollte Alpha-Channel-Version des Logos sein

Benachrichtigungs-Optionen

Option	Default	Konfiguration	Beschreibung
Erinnerung an Verfügbarkeiten	✅ An	Disabled	Erinnert Mitarbeiter an Verfügbarkeits-Eingabe
Erinnerungen an Einsätze	✅ An	Cron Ausdruck	Erinnert an bevorstehende Einsätze
Neu veröffentlichte Events	✅ An	Benachrichtigungsart	Info über neue Events

Erinnerungen an Einsätze:

Cron Ausdruck: 0 12 * * * (Default: täglich um 12:00 Uhr UTC)
Anzeige: "Um 12:00"

Neu veröffentlichte Events:

Benachrichtigungsart:
- Direkt: Sofortige Benachrichtigung bei Event-Veröffentlichung
- Geplant: Gebündelte Benachrichtigung nach Zeitplan

⚠️ Wichtiger Hinweis: "Beachte, dass der Server mit UTC-Zeit läuft. Die CRON-Ausdrücke werden entsprechend auch in UTC-Zeit ausgeführt"

16. Benutzerdefinierte Navigations-Buttons

Beschreibung: Erstelle benutzerdefinierte Buttons für die Navigation

Inhalt:

Status: "Keine Buttons erstellt"
Aktion: Button "Button hinzufügen"

Funktion: Ermöglicht das Hinzufügen von Custom-Links in der Sidebar (z.B. Link zu externen Tools, Lohnschein-Portal).

17. Domains

Beschreibung: Domänen verwalten

Inhalt:

Aktion: Button "Hinzufügen"

Funktion: Konfiguration von Frontend- und Backend-Domains für verschiedene Environments (local, dev, next, live).

18. E-Mails

Beschreibung: Konfigurieren Sie SMTP- und E-Mail-Adressen

Feld	Typ	Default	Beschreibung
Eigenen SMTP Zugang aktivieren	Checkbox	❌ Aus	Team-spezifischer E-Mail-Versand

Info: "Für E-Mails dieses Teams wird der Standard SMTP-Zugang noreply@shifty.team genutzt."

Bei Aktivierung: Zusätzliche Felder für SMTP-Konfiguration (Host, Port, Secure, Auth, User, Password, Sender) werden angezeigt.

Formular speichern

Submit-Button

Button: "Erstellen"
Position: Fixiert rechts unten (blau)
Funktion: Speichert das neue Team mit allen konfigurierten Einstellungen

Nach Erstellung:

Automatische Weiterleitung zur Teams-Übersicht
Neues Team erscheint in der Grid-Ansicht
Toast-Benachrichtigung bestätigt erfolgreiche Erstellung

Team bearbeiten

Zugriff

Wege zur Bearbeitungsansicht:

Über Team-Karte: Klick auf Team-Name
Über Context-Menu: Three-dots → "Bearbeiten"

URL-Format: /system/teams/edit/[id]
Breadcrumbs: System → Teams → [Team-Name]

Unterschied zur Erstellung

Die Bearbeitungsansicht nutzt dasselbe Formular wie die Erstellung, jedoch:

Alle Felder sind mit aktuellen Team-Daten vorausgefüllt
Button lautet "Speichern" statt "Erstellen"
Zusätzliche Tabs/Bereiche können verfügbar sein

Demo-Teams & gesperrte Teams

Teams können einen besonderen Status haben – etwa als zeitlich begrenztes Demo-Team oder als gesperrtes Team. Der Status wird über farbige Status-Chips auf der Team-Karte angezeigt.

Demo-Teams

Ein Demo-Team entsteht über die Demo-Anmeldung (Demo-Signup). Es dient zum unverbindlichen Ausprobieren von Shifty.

Laufzeit: Ein Demo-Team ist standardmäßig 14 Tage ab dem Erstellungsdatum nutzbar.
Hinweis-Banner: Während der Demo-Phase wird ein Banner mit der verbleibenden Restlaufzeit angezeigt.
Status-Chip: Demo-Teams erhalten den blauen Chip „Demo". Beim Überfahren mit der Maus erscheint der Tooltip „Demo läuft ab am [Datum]".
Nach Ablauf: Ist die Demo-Phase abgelaufen, wird das Team automatisch gesperrt. Bei der Anmeldung werden Nutzer auf eine Hinweisseite umgeleitet, die das Ende der Demo erklärt.

Status-Chips im Überblick

Jede Team-Karte zeigt einen Status-Chip, der den aktuellen Zustand des Teams kennzeichnet:

Chip	Farbe	Bedeutung	Tooltip
Aktiv	Grün	Standardzustand – das Team ist normal nutzbar.	-
Gesperrt	Rot	Das Team ist gesperrt und kann nicht mehr genutzt werden.	-
Austritt vorgemerkt	Gelb	Für das Team ist eine Sperrung zu einem zukünftigen Datum geplant.	„Austritt zum [Datum]"
Demo	Blau	Zeitlich begrenztes Demo-Team.	„Demo läuft ab am [Datum]"

Teams sperren und entsperren

Administratoren können ein Team manuell sperren oder entsperren:

Im Aktions-Menü (Three-dots) der Team-Karte stehen die Aktionen „Sperren" bzw. „Entsperren" zur Verfügung.
Sperren: Das Team wird sofort gesperrt und erhält den roten Chip „Gesperrt".
Entsperren: Die Sperrung wird wieder aufgehoben, das Team ist wieder „Aktiv".
Gesperrte Teams werden außerdem im Team-Auswahlmenü mit einem Schloss-Symbol gekennzeichnet.

Wichtig: Ein Team kann nur dann gelöscht werden, wenn es zuvor gesperrt wurde. So wird verhindert, dass aktive Teams versehentlich gelöscht werden.

Seite „Keine aktiven Teams"

Wenn ein Benutzer ausschließlich gesperrte Teams hat, kann er sich nicht in ein Team einloggen. In diesem Fall wird die Seite „Keine aktiven Teams" angezeigt.

Bei der Anmeldung: Sind alle Teams des Benutzers gesperrt, schlägt die Anmeldung fehl und die Hinweisseite erscheint.
Während der Sitzung: Wird das letzte noch aktive Team eines Benutzers gesperrt, wird er automatisch auf diese Seite umgeleitet.
Inhalt: Die Seite zeigt einen Titel, eine kurze Erklärung sowie einen Abmelden-Button.

Best Practices

Planung

Name wählen: Eindeutig und aussagekräftig
Logo hochladen: Professionelles Erscheinungsbild
Arbeitsregeln definieren: An gesetzliche Vorgaben anpassen
Benachrichtigungen konfigurieren: Rechtzeitige Erinnerungen sicherstellen

Zeiterfassung

Toleranzzeit: 30 Minuten ist ein guter Mittelwert
Auto-Beendigung: Verhindert vergessene laufende Zeiterfassungen
Pausenzeiten: An gesetzliche Pausenregelungen anpassen

Strict Mode

✅ Empfohlen: Für die meisten Teams zur Einhaltung gesetzlicher Regelungen
❌ Deaktivieren: Nur bei hoher Flexibilität und individuellen Ausnahmeregelungen

Benachrichtigungen

CRON-Pattern: UTC-Zeit beachten! (Deutschland: UTC+1/+2)
Direkt vs. Geplant: Direkte Benachrichtigungen für zeitkritische Events

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