┌───────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Mitarbeiter-Statistiken                                        │
│                                                                │
│ Zeitraum: [⟨] Juni 2026 [⟩]                                   │
│                                                                │
│ Filter:                                                        │
│ Suche: [___________] 🔍                                        │
│ Position: [Alle ▼]  Employment: [Alle ▼]                     │
│                                     [Zurücksetzen]             │
├───────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                                │
│ Mitarbeiter (30)                              [Export CSV] 📊 │
│                                                                │
│ Name          | Stunden | Events | Positionen | Status       │
│ ──────────────┼─────────┼────────┼────────────┼───────────   │
│ Müller, Max   | 62h 30m | 8      | 3          | ✅ Finalized │
│ Schmidt, Anna | 58h 15m | 7      | 2          | ⏳ Offen     │
│ Wagner, Tom   | 55h 00m | 6      | 4          | ✅ Finalized │
│ Bauer, Lisa   | 52h 30m | 7      | 2          | ⏳ Offen     │
│ Klein, Paul   | 48h 00m | 6      | 3          | ✅ Finalized │
│ ...                                                            │
│                                                                │
│ [1] [2] [3] ... [10]  Zeige 1-20 von 30                       │
└───────────────────────────────────────────────────────────────┘

Elemente:

Element	Was	Funktion
Zeitraum-Picker	Monatsauswahl	Wähle beliebigen Monat (Pfeile oder Dropdown)
Textsuche	Suchfeld	Suche nach Name (Vorname oder Nachname)
Position-Filter	Dropdown	Zeige nur Mitarbeiter mit bestimmter Position
Employment-Filter	Dropdown	Filtere nach Beschäftigungstyp (Vollzeit, Teilzeit, Aushilfe, etc.)
Zurücksetzen-Button	Button	Lösche alle Filter, zeige alle Mitarbeiter
Export CSV-Button	Button	Exportiere gefilterte Daten als CSV
Tabelle	Datengrid	Liste aller Mitarbeiter mit Statistiken
Paginierung	Seiten-Kontrolle	Navigiere durch Seiten (20 Mitarbeiter pro Seite)

Zeitraumauswahl

Monat wählen

Wie:

Klicke auf Monatspicker (z.B. "Juni 2026")
Wähle Monat + Jahr aus dem Kalender
Tabelle aktualisiert sich automatisch

Shortcuts:

Pfeile links/rechts (⟨ / ⟩) – Vorheriger/Nächster Monat
Dropdown – Springe direkt zu bestimmtem Monat/Jahr

Hinweis: Du kannst beliebige Monate wählen (auch vergangene oder zukünftige). Zukünftige Monate zeigen natürlich noch keine Daten.

Aktueller vs. vergangener Zeitraum

Aktueller Monat:

Status: "⏳ Offen" (noch nicht finalisiert)
Finalize-Button sichtbar (nur Admins)

Vergangener Monat:

Status: "✅ Finalized" (abgerechnet)
Kein Finalize-Button (bereits abgeschlossen)

Was bedeutet "Finalized"?
→ Monatliche Abrechnung ist abgeschlossen → Daten sind eingefroren (keine Änderungen mehr möglich) → Siehe Monatliche Finalisierung

Filter verwenden

1. Textsuche

Feld: "Suche" (oben links)

Funktionsweise:

Gib Namen ein (Vorname oder Nachname)
Suche ist live (aktualisiert während du tippst)
Groß-/Kleinschreibung egal

Beispiele:

"Max" → Findet "Max Müller", "Maximilian Schmidt"
"Mül" → Findet "Müller", "Müllermeier"
"Anna S" → Findet "Anna Schmidt", "Anna Schulz"

Tipp: Nutze kurze Namen-Fragmente für schnelle Suche.

2. Position-Filter

Feld: "Position: [Alle ▼]"

Funktionsweise:

Klicke auf Dropdown → Wähle Position (z.B. "Kellner")
Tabelle zeigt nur Mitarbeiter mit dieser Position

Beispiel:
Position = "Kellner" → Zeigt nur Mitarbeiter, die mind. 1x als Kellner eingesetzt waren

Hinweis: Filter bezieht sich auf Zuweisungen im gewählten Zeitraum, nicht auf generelle Position des Mitarbeiters.

3. Employment Type-Filter

Feld: "Employment: [Alle ▼]"

Funktionsweise:

Klicke auf Dropdown → Wähle Beschäftigungstyp

Verfügbare Typen:

Typ	Beschreibung
Alle	Keine Filterung
Vollzeit	Hauptberuflich angestellte Mitarbeiter
Teilzeit	Teilzeit-Angestellte
Aushilfe	Geringfügig beschäftigte Mitarbeiter (450€-Jobs)
Freelancer	Freie Mitarbeiter auf Honorarbasis
Praktikant	Praktikanten/Werkstudenten

Tipp: Nutze diesen Filter für Lohnabrechnung (z.B. nur Aushilfen exportieren).

4. Filter kombinieren

Du kannst mehrere Filter gleichzeitig verwenden:

Beispiel:

Zeitraum: Juni 2026
Position: Barkeeper
Employment: Aushilfe
Suche: "Max"

→ Zeigt nur Aushilfen namens "Max", die im Juni als Barkeeper eingesetzt waren.

Filter zurücksetzen:
Klicke "Zurücksetzen" → Alle Filter werden gelöscht, Zeitraum bleibt.

Tabellenspalten verstehen

Spalten-Übersicht

Spalte	Was zeigt sie	Beispiel
Name	Nachname, Vorname	"Müller, Max"
Stunden	Gesamt-Arbeitsstunden (Netto)	"62h 30m"
Events	Anzahl Einsätze	"8"
Positionen	Anzahl verschiedene Positionen	"3" (z.B. Kellner, Barkeeper, Manager)
Status	Finalisierungs-Status	"✅ Finalized" oder "⏳ Offen"

Hinweis: "Stunden" = Netto-Arbeitszeit (exkl. Pausen).

Spalten sortieren

Wie:
Klicke auf Spaltenüberschrift (z.B. "Stunden") → Tabelle sortiert sich

Erste Klick: Aufsteigend (↑)
Zweiter Klick: Absteigend (↓)
Dritter Klick: Zurück zu Standard-Sortierung

Beispiel-Sortierungen:

Nach "Stunden" (↓) – Zeigt Mitarbeiter mit meisten Stunden zuerst
Nach "Events" (↓) – Zeigt Mitarbeiter mit meisten Einsätzen zuerst
Nach "Name" (↑) – Alphabetische Liste (Standard)

Details anzeigen

Einzelner Mitarbeiter

Wie:
Klicke auf Mitarbeiter-Name in Tabelle → Öffnet Detail-Ansicht

Detail-Ansicht zeigt:

┌───────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Statistiken: Max Müller                          [← Zurück]   │
├───────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                                │
│ Übersicht (Juni 2026)                                         │
│ ──────────────────────────────────────────────────────────    │
│                                                                │
│ Gesamtstunden:        62h 30min                               │
│ Anzahl Events:         8                                       │
│ Ø Stunden/Event:      7h 49min                                │
│                                                                │
│ Positionen:                                                    │
│ • Kellner:            5 Events (31h 15min)                    │
│ • Barkeeper:          2 Events (15h 30min)                    │
│ • Manager (Supervisor): 1 Event (15h 45min)                   │
│                                                                │
├───────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                                │
│ Event-Liste                                                    │
│ ──────────────────────────────────────────────────────────    │
│                                                                │
│ Datum      | Event                | Position  | Stunden      │
│ ───────────┼──────────────────────┼───────────┼───────────  │
│ 01.06.2026 | Hochzeit Müller      | Kellner   | 8h 30m       │
│ 05.06.2026 | Firmenevent Acme     | Barkeeper | 7h 00m       │
│ 08.06.2026 | Geburtstag Schmidt   | Kellner   | 6h 15m       │
│ 12.06.2026 | Weihnachtsfeier XY   | Manager   | 15h 45m      │
│ ...                                                            │
│                                                                │
└───────────────────────────────────────────────────────────────┘

Zusätzliche Infos in Details:

✅ Breakdown nach Positionen (wie viele Stunden pro Position)
✅ Chronologische Event-Liste mit Datum, Event-Name, Position, Stunden
✅ Durchschnittswerte (Ø Stunden/Event)
✅ Zuverlässigkeits-Metriken (falls verfügbar)

Export-Funktionen

CSV-Export

Wie:

Optional: Setze Filter (Zeitraum, Position, etc.)
Klicke: "Export CSV" (oben rechts)
Download startet automatisch

CSV-Datei enthält:

Name;Vorname;Nachname;Stunden;Events;Positionen;Status
Müller, Max;Max;Müller;62h 30m;8;3;Finalized
Schmidt, Anna;Anna;Schmidt;58h 15m;7;2;Offen
...

Hinweis: CSV nutzt Semikolon (;) als Trennzeichen (Excel-kompatibel für deutsche Sprache).

Excel-Import

Nach CSV-Export:

Öffne Excel
Datei → Öffnen → Wähle heruntergeladene CSV
Falls Umlaute falsch: Datei → Importieren → "Trennzeichen: Semikolon", "Codierung: UTF-8"
Fertig – Daten sind jetzt in Excel bearbeitbar

Verwendungszwecke

Was du mit Exports machen kannst:

Zweck	Wie
Lohnabrechnung	Filtere nach Employment Type → Export → Übergabe an Lohnbuchhaltung
Monatsberichte	Export alle Mitarbeiter → Excel → Erstelle Pivot-Tabellen
Team-Analysen	Filtere nach Position → Vergleiche Kellner vs. Barkeeper
Archivierung	Export jeden Monat → Speichere für Compliance (DSGVO: 6 Jahre)

Monatliche Finalisierung

Was ist Finalisierung?

Definition: "Finalisierung" = Monatlicher Abschluss der Arbeitszeit-Aufzeichnungen.

Nach Finalisierung:

❌ Keine Änderungen mehr an Time Records möglich
✅ Daten eingefroren für Lohnabrechnung
✅ Status wechselt von "⏳ Offen" zu "✅ Finalized"

Zweck: Verhindert nachträgliche Manipulationen nach Lohnabrechnung (Compliance).

Wann finalisieren?

Empfohlener Zeitpunkt: Anfang des Folgemonats (z.B. 1.-5. Juli für Juni-Daten)

Checkliste vor Finalisierung:

Alle Time Records genehmigt? (Admin hat alle Zeiten geprüft)
Keine offenen Korrekturen? (Mitarbeiter haben alle Zeiten bestätigt)
Lohnabrechnung vorbereitet? (Export gemacht, Daten übergeben)

Tipp: Finalisiere nicht am letzten Tag des Monats → Warte, bis alle Mitarbeiter ihre Zeiten bestätigt haben.

Wie finalisieren?

Schritt-für-Schritt:

Navigiere zu: Admin → Mitarbeiter-Statistiken
Wähle Monat: z.B. "Juni 2026" (muss vergangener oder aktueller Monat sein)
Prüfe Daten: Sind alle Stunden korrekt? Alle Time Records genehmigt?
Klicke: "Monat finalisieren" (Button erscheint nur für offene Monate)
Bestätige: Popup → "Ja, finalisieren"
System friert Daten ein → Status wechselt zu "✅ Finalized"

Warnung: Nach Finalisierung keine Änderungen mehr möglich! Nur Admins können Finalisierung rückgängig machen (nur in Ausnahmefällen).

Status-Anzeige

In Tabelle:

Status	Symbol	Bedeutung	Aktionen möglich
Offen	⏳	Monat noch nicht finalisiert	Korrigieren, Finalisieren
Finalized	✅	Monat abgeschlossen	Nur Ansehen, Exportieren

Hinweis: Finalisierung gilt pro Mitarbeiter. Du kannst einzelne Mitarbeiter finalisieren (z.B. wer schon alle Zeiten hat), andere bleiben offen.

Statistik-Typen im Detail

1. Arbeitsstunden

Was: Gesamt-Arbeitszeit (Netto, ohne Pausen) im gewählten Zeitraum

Berechnung:

Gesamtstunden = Summe aller Time Records (clockOut - clockIn - breakMinutes)

Beispiel:

Event 1: 18:00 - 02:00, 30min Pause → 7h 30min netto
Event 2: 10:00 - 16:00, 45min Pause → 5h 15min netto
Gesamt: 12h 45min

Verwendung:

Lohnabrechnung (Basis für Gehalt)
Überstunden-Tracking
Kapazitäts-Planung

2. Event-Anzahl

Was: Anzahl Einsätze (zugewiesene Events) im Zeitraum

Zählt:

✅ Bestätigte Zuweisungen (status: assigned oder confirmed)
❌ NICHT stornierte Zuweisungen (status: canceled)

Beispiel:

Juni: 8 Events zugewiesen
Davon: 7 bestätigt, 1 storniert
Event-Anzahl: 7 (nur bestätigte zählen)

Verwendung:

Aktivitäts-Tracking (Wer arbeitet am meisten?)
Zuverlässigkeits-Berechnung (Bestätigungsrate)

3. Positionen

Was: Anzahl verschiedene Positionen, in denen Mitarbeiter eingesetzt war

Beispiel:

Event 1: Kellner
Event 2: Kellner
Event 3: Barkeeper
Event 4: Manager
Positionen: 3 (Kellner, Barkeeper, Manager)

Verwendung:

Flexibilitäts-Bewertung (vielseitige Mitarbeiter)
Skill-Tracking

4. Status (Finalized)

Was: Zeigt, ob Monatsdaten finalisiert (abgeschlossen) sind

Werte:

⏳ Offen – Noch nicht finalisiert, Änderungen möglich
✅ Finalized – Abgeschlossen, keine Änderungen

Verwendung: Compliance (verhindert nachträgliche Änderungen)

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

❓ Warum unterscheiden sich "geplante" und "tatsächliche" Stunden?

Antwort: Geplante Stunden = Shift-Zeiten aus Planung. Tatsächliche Stunden = Time Records (real gearbeitet).

Differenzen entstehen durch:

⏱️ Verspätungen (z.B. +15min später gekommen)
⏱️ Überstunden (z.B. +30min länger gearbeitet)
⏱️ Mehr/weniger Pause (z.B. 45min statt 30min Pause)

In Statistiken: Nur tatsächliche Stunden zählen (Time Records).

❓ Kann ich Statistiken für mehrere Monate gleichzeitig sehen?

Nein, Statistiken sind immer monatsbezogen (Single-Month-View).

Workaround für Jahres-Übersicht:

Exportiere jeden Monat einzeln (CSV)
Öffne alle CSVs in Excel
Kombiniere Daten zu Jahres-Übersicht (z.B. Pivot-Tabelle)

Alternative: Jahres-Widget im Dashboard (zeigt automatisch 12-Monats-Summe).

❓ Warum sehe ich einen Mitarbeiter nicht in der Statistik?

Mögliche Gründe:

Keine Zuweisungen: Mitarbeiter hatte keine Events im gewählten Zeitraum
Filter aktiv: Überprüfe Filter (Position, Employment Type, Suche)
Account deaktiviert: Mitarbeiter-Account ist inaktiv (nicht mehr angestellt)

Prüfen:

Klicke "Filter zurücksetzen"
Wähle anderen Zeitraum (z.B. vorheriger Monat)
Prüfe in "Admin → Mitarbeiter" ob Account aktiv

❓ Was bedeutet "0h 0m" bei Stunden?

Bedeutung: Mitarbeiter hatte Zuweisungen, aber keine Time Records erfasst.

Mögliche Ursachen:

Supervisor hat noch keine Zeiten erfasst
Event ist erst kürzlich vorbei (Erfassung steht aus)
No-Show (Mitarbeiter erschien nicht → keine Arbeitszeit)

Was tun: Prüfe, ob Time Records fehlen → Supervisor auffordern, Zeiten zu erfassen.

❓ Kann ich Statistiken nach Teams filtern?

Nein (nicht direkt in der UI), aber:

Workaround (Admin):

Du siehst immer nur Mitarbeiter deines Teams (Multi-Tenancy)
Falls du mehrere Teams verwaltest: Wechsle Team oben rechts im Header

❓ Kann ich Statistiken von deaktivierten Mitarbeitern sehen?

Ja, aber nur für Zeiträume, in denen sie aktiv waren.

Beispiel:

Mitarbeiter deaktiviert: 15. Juni 2026
Statistik für Mai 2026: ✅ Sichtbar (war noch aktiv)
Statistik für Juli 2026: ❌ Nicht sichtbar (bereits deaktiviert)

Tipp: Deaktivierte Mitarbeiter haben Badge "Inaktiv" in Tabelle.

❓ Was passiert, wenn ich einen finalisierten Monat wieder öffne?

Nur Admins können Finalisierung aufheben (in Ausnahmefällen).

Workflow:

Admin wählt finalisierten Monat
Klickt "Finalisierung aufheben" (Button nur für Admins sichtbar)
Bestätigt mit Begründung (z.B. "Fehler in Time Record gefunden")
Status wechselt zurück zu "⏳ Offen"
Änderungen sind wieder möglich
Neu finalisieren nach Korrektur

Warnung: Sollte selten vorkommen → Compliance-Risiko!

❓ Kann ich Statistiken drucken?

Ja, aber indirekt:

Option 1: Browser-Druck

Öffne Statistik-Seite
Strg + P (Windows) oder Cmd + P (Mac)
Wähle "Als PDF speichern" → Drucken

Option 2: Export + Excel-Druck

Exportiere CSV
Öffne in Excel
Formatierung anpassen
Drucken aus Excel

Tipp: Excel-Druck sieht professioneller aus (anpassbare Kopfzeilen, Logos, etc.).

❓ Zeigt die Statistik auch Krankheits-/Urlaubs-Tage?

Nein, Statistiken zeigen nur tatsächlich gearbeitete Stunden (Time Records).

Krankheit/Urlaub: Wird separat in "Employment Records" getrackt (anderes Feature).

Wenn du Kranks tände/Urlaub brauchst: Gehe zu Admin → Employment Records (nicht Statistiken).

Tipps & Best Practices

✅ Für Admins

1. Regelmäßige Exporte
Exportiere jeden Monat nach Finalisierung → Archiviere CSVs für Compliance (6 Jahre Aufbewahrungspflicht).

2. Monatliche Routine
Etabliere festen Rhythmus:

1.-3. des Monats: Alle Time Records prüfen + genehmigen
5. des Monats: Monat finalisieren
Export für Lohnbuchhaltung

3. Nutze Filter für Lohnabrechnung
Filtere nach Employment Type (z.B. nur Aushilfen) → Export → Übergabe an Buchhaltung getrennt nach Beschäftigungstypen.

4. Prüfe Ausreißer
Sortiere nach Stunden (↓) → Prüfe Mitarbeiter mit ungewöhnlich vielen oder wenigen Stunden → Fehler in Time Records?

5. Vergleiche Monate
Exportiere mehrere Monate → Excel → Vergleiche Trends (Wer arbeitet mehr/weniger als zuvor?).

✅ Für Effizienz

1. Keyboard-Shortcuts

Tab – Zwischen Feldern wechseln
Enter – Filter anwenden (nach Texteingabe)
Strg + P – Seite drucken

2. Schnelle Monatswechsel
Nutze Pfeile (⟨ / ⟩) statt Dropdown für schnellen Sprung zum Vormonat.

3. Standard-Filter
Falls du immer mit gleichen Filtern arbeitest (z.B. nur Kellner): Setze Filter → Export → Merke dir Filter-Kombination.

⚠️ Vorsicht bei

1. Finalisierung zu früh
Finalisiere nicht am letzten Tag des Monats → Warte, bis alle Mitarbeiter Zeiten bestätigt haben (sonst fehlen Daten).

2. Export ohne Filter
Großes Team (100+ Mitarbeiter) → Export ohne Filter kann sehr große CSV erzeugen → Excel-Limit (1 Million Zeilen).

3. Doppelte Finalisierung
Finalisiere nicht zweimal (falls du versehentlich "Finalisierung aufheben" klickst) → Compliance-Risiko.

✅ Monatliche Übersicht über Mitarbeiter-Arbeitszeiten und Events
✅ Filter nach Position, Employment Type, Textsuche
✅ Sortierung nach Spalten (Stunden, Events, Name)
✅ Paginierung (20 Mitarbeiter pro Seite, durchblätterbar)
✅ Detail-Ansicht pro Mitarbeiter mit Event-Liste und Breakdown
✅ CSV-Export für Lohnabrechnung und Archivierung
✅ Monatliche Finalisierung friert Daten ein (Compliance)
✅ Status-Tracking (Offen vs. Finalized) zeigt Abrechnungszustand

Best Practice:
Exportiere jeden Monat nach Finalisierung → Archiviere CSVs → Etabliere feste Routine (1.-5. des Monats: Prüfen, Genehmigen, Finalisieren).

Weitere Themen:

Zeiterfassung – Wie Arbeitszeiten erfasst werden (Datengrundlage für Statistiken)
Admin-Kalender – Wie Mitarbeiter Events zugewiesen werden
Employee Calendar – Mitarbeiter-Sicht auf Zuweisungen

Statistiken

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