Mitarbeiterverwaltung

Für wen: Admins, Expediter (lesend)
Wann nutzen: Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Rollen und Berechtigungen
Zeitaufwand: 2-5 Minuten pro Mitarbeiter

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Was macht diese Funktion?

Die Mitarbeiterverwaltung ermöglicht es Administratoren, alle Mitarbeiter des Teams zu verwalten. Sie können neue Mitarbeiter anlegen, bestehende bearbeiten, Rollen zuweisen, Beschäftigungsdaten pflegen und Mitarbeiter bei Bedarf sperren.

Wann brauche ich das?

• Neuer Mitarbeiter: Ein neuer Mitarbeiter soll ins System aufgenommen werden
• Datenänderungen: Kontaktdaten, Stundenlohn oder Positionen müssen aktualisiert werden
• Rollenverwaltung: Ein Mitarbeiter wird befördert oder bekommt neue Berechtigungen
• Mitarbeiter sperren: Ein ausgeschiedener Mitarbeiter soll keinen Zugriff mehr haben
• Massennachrichten: Mehrere Mitarbeiter sollen gleichzeitig kontaktiert werden

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Wie funktioniert es?

Schritt 1: Zur Mitarbeiterverwaltung navigieren

Was zu tun:
Öffnen Sie die Mitarbeiterverwaltung

Wo:
Verwaltung → Datenpflege → Mitarbeiter

Ergebnis:
Sie sehen eine Tabelle mit allen Mitarbeitern

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Schritt 2: Mitarbeiter filtern

Tabs verwenden:

• Alle: Zeigt alle Mitarbeiter (auch gesperrte)
• Aktiv: Nur aktive Mitarbeiter (Standardansicht)
• Gesperrt: Nur gesperrte/deaktivierte Mitarbeiter

Filter anwenden:

• Rolle: Filtern nach Rolle (Mitarbeiter, Disponent, Admin)
• Suche: Namen, E-Mail oder Mitarbeiternummer suchen

Ergebnis:
Die Tabelle zeigt nur noch die gefilterten Mitarbeiter an. Die Anzahl wird in der Tab-Beschriftung aktualisiert.

Filter zurücksetzen:
Klicken Sie auf "Zurücksetzen" (roter Button mit Mülleimer-Icon)

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Schritt 3: Neuen Mitarbeiter anlegen

Was zu tun:
Klicken Sie rechts oben auf "Erstellen" (blauer Button)

Wo:
Rechts oben in der Kopfzeile

Ergebnis:
Ein Dialogfenster "Mitarbeiter erstellen" öffnet sich

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Schritt 4: Mitarbeiterdaten eingeben

Füllen Sie die Formularfelder aus (siehe Felderbeschreibung unten):

Persönliche Daten:

1. Vorname
2. Nachname
3. E-Mail-Adresse
4. Geburtsdatum (optional)
5. Mitarbeiternummer (optional)
6. Telefonnummer (optional)

Beschäftigungsdaten: 7. Beschäftigungstyp (z.B. Festangestellt) 8. Wochenstunden 9. Stundenlohn 10. Monatslohn 11. Bezahlte Urlaubstage 12. Steuerklasse (optional) 13. Geeignete Positionen (Mehrfachauswahl)

System & Zugriff: 14. Rolle (Mitarbeiter, Disponent, Admin) 15. Status (Aktiv, Gesperrt)

Notizen: 16. Interne Notizen (nur für Admins/Disponenten sichtbar)

Wichtig bei "Festangestellt":

• Wochenstunden muss > 0 sein
• Entweder Stundenlohn oder Monatslohn muss ausgefüllt sein

Speichern:
Klicken Sie unten rechts auf "Erstellen" (schwarzer Button)

Abbrechen:
Klicken Sie auf "Schließen" (weißer Button)

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Schritt 5: Mitarbeiter bearbeiten

Was zu tun:
Klicken Sie in der gewünschten Zeile auf die drei Punkte (⋮) rechts

Wo:
In der Tabelle → Letzte Spalte "Verwaltung"

Ergebnis:
Ein Kontextmenü öffnet sich mit 4 Optionen:

Verfügbare Aktionen:

1. Bearbeiten
   → Öffnet denselben Dialog wie "Erstellen", aber mit vorausgefüllten Daten

2. Kundenkompatibilitäten
   → Verwaltet, bei welchen Kunden der Mitarbeiter nicht eingesetzt werden soll

3. Einsatzplan aufrufen
   → Springt direkt zum Einsatzplan dieses Mitarbeiters

4. Nachricht senden
   → Öffnet das Nachrichtenformular mit diesem Mitarbeiter als Empfänger

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Schritt 6: Mehrere Mitarbeiter kontaktieren

Mitarbeiter auswählen:
Aktivieren Sie die Checkboxen links neben den gewünschten Mitarbeitern

Ergebnis:
Oben erscheint eine blaue Leiste mit der Anzahl ausgewählter Mitarbeiter

Nachricht senden:
Klicken Sie in der blauen Leiste auf das Chat-Icon

Oder: Alle gefilterten Mitarbeiter:
Das System fragt, ob Sie nur die ausgewählten oder alle gefilterten Mitarbeiter kontaktieren möchten

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Felderbeschreibung

Persönliche Daten

Beschäftigungsdaten

System & Zugriff

Rollenbeschreibungen:

• Mitarbeiter: Kann nur eigene Daten sehen (Einsatzplan, Verfügbarkeiten)
• Disponent: Kann Dienstpläne erstellen und Mitarbeiter verwalten
• Admin: Volle Berechtigung für alle Funktionen

Status-Optionen:

• Aktiv: Mitarbeiter kann sich einloggen und wird in Planung berücksichtigt
• Gesperrt: Kein Login möglich, wird nicht in Planung angezeigt

Notizen

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Berechtigungen

Wer darf was:

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Häufige Fehler

❌ "E-Mail ist bereits vergeben"

Symptom: Beim Erstellen erscheint Fehlermeldung
Ursache: Die E-Mail-Adresse wird bereits von einem anderen Mitarbeiter verwendet
Lösung:

• Prüfen Sie, ob der Mitarbeiter bereits im System existiert
• Verwenden Sie eine alternative E-Mail-Adresse
• Kontaktieren Sie den Administrator zur Klärung

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❌ "Wochenstunden oder Lohn erforderlich"

Symptom: Formular lässt sich nicht speichern
Ursache: Bei "Festangestellt" sind Wochenstunden > 0 UND (Stundenlohn ODER Monatslohn) Pflicht
Lösung:

• Tragen Sie Wochenstunden ein (z.B. 40)
• Tragen Sie entweder Stundenlohn ODER Monatslohn ein
• Bei Minijobs/Aushilfen wählen Sie einen anderen Beschäftigungstyp

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❌ Name/E-Mail kann nicht bearbeitet werden

Symptom: Felder "Vorname", "Nachname" oder "E-Mail" sind ausgegraut
Ursache: Der Mitarbeiter ist in mehreren Teams Mitglied
Lösung:

• Diese Daten sind teamübergreifend
• Nur bei Mitgliedschaft in genau einem Team editierbar
• Kontaktieren Sie einen System-Administrator zur Änderung

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❌ Mitarbeiter erscheint nicht im Einsatzplan

Symptom: Neu angelegter Mitarbeiter fehlt in der Planung
Ursache:

• Status ist "Gesperrt"
• Keine "Geeigneten Positionen" hinterlegt Lösung:
• Prüfen Sie den Status (muss "Aktiv" sein)
• Prüfen Sie, ob mindestens eine Position zugeordnet ist
• Aktualisieren Sie die Planungsansicht

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Tipps & Best Practices

✅ Mitarbeiternummern vergeben

Auch wenn optional, erleichtern eindeutige Mitarbeiternummern:

• Die Kommunikation mit externen Systemen (Lohnbuchhaltung)
• Die Sortierung und Identifikation
• Die Vermeidung von Verwechslungen bei gleichen Namen

✅ Positionen sorgfältig zuordnen

Ordnen Sie nur die Positionen zu, für die der Mitarbeiter wirklich qualifiziert ist:

• Verhindert Fehlplanungen
• Verbessert automatische Vorschläge
• Erleichtert die Filterung bei der Planung

✅ Interne Notizen nutzen

Nutzen Sie das Notizfeld für wichtige Informationen:

• Besondere Qualifikationen (Führerschein, Zertifikate)
• Präferenzen (bevorzugte Schichten, Arbeitszeiten)
• Einschränkungen (gesundheitliche Aspekte, Verfügbarkeiten)

✅ Regelmäßige Datenpflege

Aktualisieren Sie Mitarbeiterdaten regelmäßig:

• Bei Adress- oder Telefonänderungen
• Bei Gehaltsanpassungen
• Bei Änderungen der Qualifikationen
• Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses (→ Sperren statt Löschen!)

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Verwandte Funktionen

• Positionsverwaltung: Positionen anlegen, die Mitarbeitern zugeordnet werden
• Kundenkompatibilitäten: Mitarbeiter von bestimmten Kundeneinsätzen ausschließen
• Dienstplanung: Mitarbeiter in Schichten einplanen
• Nachrichtensystem: Mitarbeiter kontaktieren

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Code-Referenz

Hinweis: Technische Details für Entwickler finden sich in der Developer-Dokumentation.

• Hauptkomponente: src/sections/user/view/user-list-view.tsx
• Dialog: src/sections/user/user-quick-edit-form.tsx
• API-Endpunkt: POST /users (Liste), PUT /users/create-in-team (Erstellen)
• Type: _types/users.ts, _types/user-memberships.ts